Файл: Функции менеджмента (Методы контроля использования рабочего времени в ООО «Деловой партнер» и пути их совершенствования).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В курсовой работе исследуется тема: «Методы контроля использования рабочего времени». Актуальность представленной темы обусловлена практической значимостью. Сегодня, когда информации все больше вокруг нас, а работа сопряжена с новыми технологиями, позволяющими активно и много общаться, времени на выполнение профессиональных обязанностей становится все меньше по причине неэффективного использования рабочего времени, неумелого распределения и планирования задач на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Для сотрудника любого уровня, будь то рядовой работник или руководитель, время ценно, его всегда не хватает для решения все прибавляющихся вопросов, дел, проблем. Регулирование рабочего времени напрямую связано с методами контроля использования рабочего времени.

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, выполнения планов на каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому контроль использования рабочего времени является важной составной частью аналитической работы в организации.

С помощью контроля изучаются тенденции развития, глубоко и системно исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются резервные повышения эффективности производства, оцениваются результаты деятельности организации, вырабатывается стратегия его развития и т.д.

Эффективное управление трудовыми ресурсами невозможно без адекватной информации. Поэтому в процессе деятельности организации регулярно собираются данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и проводится их детальный анализ на основе данных контроля.

Вопросом исследования эффективного использования рабочего времени и методов его контроля занимаются многочисленные авторы-теоретики и практики, такие как Зайверт Л., Кричевский Р. Л., Магура М.И., Ниссинен И., Воутилайнен Э. и мн.др., но данный вопрос все еще требует изучения и практических методов использования в организациях.

Объектом исследования является – эффективное использование рабочее время. Предметом – методы контроля использования рабочего времени как факторы на примере деятельности ООО «Деловой партнер».

Цель работы – выявить методы контроля использования рабочего времени на примере ООО «Деловой партнер».

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие и принципы эффективного использования рабочего времени;

2. Исследовать планирование и распределение рабочего времени руководителя;

3. Определить методы контроля использования рабочего времени;

4. Дать общую характеристику организации ООО «Деловой партнер»;

5. Дать оценку эффективности использования рабочего времени руководителя;

6. Выявить методы контроля использования рабочего времени в ООО «Деловой партнер» и предложить пути их совершенствования.

В работе применялся метод наблюдения и опроса, а также анализа и обобщения источников информации (учебных изданий, периодической литературы, интернет-источников).

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

1.1 Понятие и принципы эффективного использования рабочего времени

Определить понятие «рабочее время», а также рассмотреть ее структуру можно благодаря нормативно-правовому подходу. Так как рабочее время является временем, в течение которого сотрудник организации в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании и условиями трудового контракта должен выполнять трудовые обязанности, а также другие периоды времени, которые в соответствии с законами, а также прочими нормативными правовыми актами, относятся к рабочему времени^[1].

Также рабочее время определяют как время труда. Оно имеет такое же измерение как и простое время: часы, дни, недели, месяцы и годы. Но в трудовом праве применяют в качестве измерения рабочий день, а также рабочую неделю или рабочую смену. Рабочим днем называют продолжительность рабочего времени в часах, иногда в минутах в течение суток в соответствии с законодательством, а также трудовым контрактом. Рабочей неделей называют установленную законом продолжительность рабочего времени в течение календарной недели, которая охватывает число рабочих дней в неделю. Рабочей сменой, соответственно, называют продолжительность рабочего времени в сутки, которая установлена правилами трудового распорядка. А режимом рабочего времени является распределение времени работы в сутках или иного календарного периода.

Согласно ст. 91 Трудового Кодекса РФ^[2], определено, что продолжительность рабочего времени России не может быть выше 40 ч. в неделю. По мере создания необходимых экономических условий может быть произведен переход к уменьшению данной продолжительности.

Законодательное ограничение продолжительности рабочего времени считается как всеобщей мерой труда, получаемой от каждого работника обществом и производством, так и всеобщей гарантией права на отдых от чрезмерного переутомления в процессе труда.

Нормой рабочего времени считается определенная законом для каждого сотрудника продолжительность рабочего времени за конкретный календарный период, то есть день, неделю или месяц. Если сотрудником потрачено время сверх нормы, то оно является сверхурочным и должно оплачиваться по более высоким расценкам. По характеру производственного процесса рабочее время бывает неполным, а также гибким или скользящим, определяется оно способами организации рабочего дня или же недели.

Непосредственно к рабочему времени относят основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время, а также время для обслуживания рабочего места. Помимо этого, в составе рабочего времени выделяют время технологических, а также организационных перерывов.

К основному времени относят по виду работ непосредственную обработку деталей или производство продукта и пр. Вспомогательное рабочее время напрямую связано с предоставлением возможности произведения основной работы. Совместно с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может проходить работа по сбору требуемой информации, к примеру, для отчета, презентации, составления документа, исполнения производственной процедуры и т.п.

Время перерывов тоже неоднородно. В первую очередь, это время на отдых и физиологические потребности. Технологические перерывы связаны с нормами технологического процесса. Организационные перерывы могут осуществляться из-за сбоев, неполадок, происходящих или по вине сотрудников, или вне зависимости от них.

Рассмотрим дальше значение фактора времени. Сложно воспитать делового человека, если он не умеет ценить свое время. Человек, который чувствует ценность даже небольшого отрезка времени, много может успеть, при этом нет суеты и спешки. Давно замечено, что людям, которые умеют работать, времени хватает, и у них его больше, чем у остальных. Здесь можно вспомнить шуточное высказывание А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай». Владением временем дается исключительно тому, кто обрел власть над самим собой, то есть умеет управлять собой и с уважительно относится ко времени^[3].

Хорошие руководители имеют разными чертами характера и качества, но одно качество объединяет их всех: сознательное и системное использование своего времени и высвобождение себя для исполнения исключительно управленческих функций, а также для досуга^[4].

В связи с этим, чтобы определить понятие рабочего времени, необходимо исследовать его структуру, а также значение. В современных условиях постоянно меняющейся конъюнктуры рынка, а также возрастающей конкуренции умение эффективно организовывать время на всех уровнях, то есть личном, командном и корпоративном, является неизмеримо важным. Для этого необходимо рассмотреть базовые принципы эффективного использования рабочего времени.

Опыт показывает, что тот, кто хочет организовать, а также использовать свое время наиболее эффективно, может осуществить и свои желания^[5]. Для этого необходимо избавиться от ряда привычек, существующих в организации труда. Потому что даже самые высококвалифицированные руководители, которые авторитетом, зачастую допускают ошибки при организации своего личного труда. Вот наиболее распространенные из них:

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра. Данная ошибка является наиболее распространенной. Основная причина данной ситуации несобранность, нерешительность и неуверенность. Проблему надо решить сразу, не перекладывая ее на другой день;

2. Исполнение работы не до конца. Быть постоянно занятым и работать оптимально, не одно и то же. Специалист может заниматься многими делами одновременно, но успевать решать только малую их часть;

3. Желание сделать все и сразу. Одновременное решение ряда проблем считается самым быстрым путем к стрессу и неврозу;

4. Стремление сделать все одному, самому. Весьма часто руководящие сотрудники затрачивают время, а также силы на исполнение работы, которую можно было поручить подчиненным. По этой причине затягиваются решения проблем, требующих компетентности и участия самого руководителя;

5. Неумение правильно разделять функции между подчиненными сотрудниками. Неумение оптимально разграничивать задачи, ответственность и служебные функции, а также беспорядок в системе управления нередко подкашивают фирмы. В тоге затрудняется решение различных проблем, а также возникает лишнее личное соперничество;

6. В случае неудачи стремление переложить вину на подчиненных. Многие руководители зачастую во всех проблемах винят своих подчиненных;

7. Полнейшее пренебрежение системой организации и планирования своей работы. Данная ошибка считается самой основной. Руководители нередко жалуются на увеличивающийся в последние годы поток бумаг;

8. Руководители считают, что эффективная организация их личного времени вообще невозможна. Утверждение мотивируется тем, что руководитель зависит не от себя самого, а от прочих людей, а также обстоятельств^[6].

По данному поводу Зайверт определил 30 главных причин в потерях времени:

Нечеткая постановка цели;

Отсутствие приоритетов в делах;

Попытка слишком много сделать за один раз;

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

Плохое планирование трудового дня;

Личная неорганизованность, «завален» письменный стол;

Чрезмерное чтение корреспонденции;

Скверная система досье;

Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

Недостатки кооперации или разделения труда;

Отрывающие от дела телефонные звонки;

Незапланированные посетители;

Неспособность сказать «нет»;

Неполная, запоздалая информация;

Отсутствие самодисциплины;

Неумение довести дело до конца;

Отвлечения (шум и др.);

Затяжные совещания;

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

Болтовня на частные темы;

Излишняя коммуникабельность;

Чрезмерность деловых записей;

Синдром «откладывания»;

Желание знать все факты;

Длительные ожидания (например, условленной встречи);

Спешка, нетерпение;

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

Недостаточный контроль перепорученных дел^[7].

Надо отметить, что люди еще очень давно были озабочены экономией времени. По словам С. Кови, автора книги «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже 4 поколения, которые занимаются управлением своего временем [9, c. 181].

Первое поколение характеризовалась различного вида записками, памятками, а также попытками упорядочить и систематизировать все, что требует затраты времени и силы. Второе поколение создало различные календари, а также деловые дневники, ежедневники. Это отразило желание смотреть вперед, а также планировать события и свою деятельность в будущем. Третье поколение – это современный этап управления временем. К опыту предыдущих поколений прибавляется идея расстановки приоритетов, а также ценностей и сравнения значимости разных дел. Помимо этого, третье поколение делает акцент не только на каждодневном планировании, а применяется долгосрочное, среднесрочное, а также краткосрочное планирование и постановка приоритетных и промежуточных целей.