Файл: Функции менеджмента (Методы контроля использования рабочего времени в ООО «Деловой партнер» и пути их совершенствования).pdf

2.3 Методы контроля использования рабочего времени в ООО «Деловой партнер» и пути их совершенствования

На данный момент в компании ООО «Деловой партнер» применяется ряд организационных методов для поддержания эффективного контроля использования рабочего времени:

- упрощенные наблюдения, когда руководство в течение рабочего дня анализирует наблюдаемую работу сотрудников (часто ли производятся внеплановые перекуры, перерывы и т.д., активно ли производится работы);

- фотография рабочего дня (проводится 2 раза в год) для выявления недочетов в работе и устранения ошибок в эффективном использовании рабочего времени;

- правилами организации определен хронометраж времени, проводимого специалистами за определенными видами работ;

- проводятся планерки по отделам, где руководством отмечаются недочеты в работе, проводится планирование по дням, неделям, месяцам работы, описываются меры по оптимизации рабочего времени сотрудников;

- проводится ежедневный и ежемесячный контроль в управлении, по результатом которого, выявляются недочеты работе (что не успел сотрудник, какие планы не выполнил, почему, что можно было сделать еще для достижения цели). Контроль производится по средствам программного обеспечения 1:С, личного контроля руководства;

- проводится периодическое обучение сотрудников в компании по технологии и регламенту работы для оптимизации рабочего времени, а также профессионализма сотрудников.

Конечно, при наличии всех указанных выше мер организации эффективного использования рабочего времени, не менее важным остается самодисциплина, без которой не возможно качественное, профессиональное, своевременное выполнение работы сотрудников и руководства компании.

В компании ООО «Деловой партнер» также наблюдаются выявленные руководством проблемы в организации и самодисциплине у руководящих и рядовых сотрудников организации.

Это следующие проблемы:

- трата рабочего времени на социальные сети (использование телефонов и рабочих компьютеров для общения в социальных сетях);

- нерегламентированные чайные перерывы и перекуры;

- использование рабочего стационарного телефона для личных длительных разговоров;

- опоздание и несвоевременный уход с рабочего места.

Данные проблемы самодисциплины и организованности остро встают в последнее время. Пренебрежение временем на выполнение профессиональных обязанностей в пользу личной выгоды фиксируются не только у рядовых сотрудников, но и их руководства, результатом такой халатности становятся «горы» незаконченных, отложенных дел, которые как снежный ком накапливаются и потом резко обрушиваются, требуя сиюминутного решения. Также теряется концентрация внимания, происходит постоянное отвлечение на сторонние дела, что неизбежно мешает рабочему процессу.

В связи с этим, предлагается ряд мер, призванных решить сложившуюся ситуацию с неорганизованностью и отсутствием самодисциплины в рамках эффективного использования рабочего времени:

- необходимо ввести административное наказание (замечание, выговор, депремирование) за использование в рабочее время служебного компьютера для личных целей, под особый контроль взять пребывание пользователей в социальных сетях с рабочего места. Контроль осуществлять через периодическое наблюдение с удаленного доступа;

- составление регламента работы сотрудников в виде памятки на рабочий стол или стенд в кабинетах или отделах;

- проведение обучения эффективному использованию рабочего времени, проведение коллективных тимбилдингов;

- проведение в начале рабочего дня пятиминутки по организационным вопросам.

Данные меры помогут организовать и дисциплинировать всех сотрудников компании ООО «Деловой партнер».

Вообще, лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти «проблемные места» в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д. Главное – обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: «Сначала надо убрать с дороги мелочи». После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: «Еще одно дело сделано». Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека.

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В сегодняшних условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка, а также растущей конкуренции умение оптимально организовывать время во всех уровнях, другими словами, на личном, командном, а также корпоративном, является весьма важным. В связи с этим были рассмотрены основные принципы эффективного использования рабочего времени.

Опыт показывает, что тот, кто хочет организовать, а также использовать свое время наиболее эффективно, может осуществить и свои желания. Для этого необходимо избавиться от ряда привычек, существующих в организации труда. Потому что даже самые высококвалифицированные руководители, которые авторитетом, зачастую допускают ошибки при организации своего личного труда.

Управление временем (тайм-менеджмент) - это система решений, способов (методов) и действий, направленных на оптимизацию использования рабочего времени. Время - это единственный невосполнимый ресурс в жизни каждого человека, это один из основных организационных ресурсов. Менеджеры разного уровня несут ответственность за то, как они сами используют рабочее время, и за то, как используют рабочее время их подчиненные.

Существует несколько методов учета и измерения времени, выбор которых зависит от ее задач и масштабов: хронометраж, упрощенные наблюдения, фотографирование рабочего дня, моментные наблюдения, самофотографирование, дневник рабочего времени руководителя или специалиста, опросы.

Арсенал принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала достаточно широк. Выбор метода должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

Подводя итог вышесказанному, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену.

В работе исследовалось эффективное использование рабочего времени в ООО «Деловой партнер», а также методы его контроля.

Было выявлено, что меры, принимаемые на данный момент по оптимизации эффективного использования рабочего времени не достаточны и требуется решить также проблемы самодисциплины, связанные с тратой времени на личные дела (разговоры, перекуры, социальные сети и т.д.) как у рядовых сотрудников, так и у руководителей отделов.

Итак, наилучшим образом начинать борьбу за эффективность использования рабочего времени необходимо с системного анализа компании: определить, куда утекает рабочее время, где находятся резервы, которые можно использовать. Далее найти «проблемные места» в работе фирмы и устранить их.

Были предложены административные и социально-культурные мероприятия по решению данной проблемы. Данные меры помогут организовать и дисциплинировать всех сотрудников компании ООО «Деловой партнер».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Трудовой Кодекса РФ. - М.: Эксмо, 2015.

Большаков А.С., Михайлов В.И. Теориями управлениями. СПб: Питера, 2012.–285с.

Бургановаа Л.А. Теориями управления. - М.: ИНФРА-М, 2014.- 257с.

Вудкока М., Френсиса Д. Раскрепощенный менеджера. Для руководителями-практиками. - М.: Дело ЛТД, 2014.–336с.

Время руководителями и эффективностью его использованиями /Тесты.–URL: http://www.nnre.ru/delovaja_literatura/personalnyi_ menedzhment_ testy_i_ konkretnye_situacii_praktikum/p5.php#metkadoc30 (обращение от 22.11.2017)

Зайверта Л. Ваше время – всваших руках. – М.: «Интерэксперт», 2015.- 334с.

Кричевский Р. Л. Если все вы руководитель. - М.: Академиям, 2010.– 231с.

Китов А.И. Психологиями управлениями. – М.: Академия, 2009.– 334с.

Калодкин Л.М. Социально-психологические все аспекты отношений коллективами или личности.– М.: Омега, 2011.–445с.

Кови С. Суперработа, суперкарьера. – М.:«Эксмо», 2010.–348с.

Магура М.И. Моделью управлениями временем пол приоритетам.//Управлением кадрами, 2013, № 7

Мескона М.Х., Альберта М., Хедоури Ф. Основы менеджментами: Пер. с англ. - М.: Дело, 2015.–312с.

Ниссинена И., Воутилайнена Э. Время руководителями: эффективностью использованиями /Пер. с фин. - М..: Экономика, 2010.–263с.

Семенова А.К., Набокова В.И. Основы менеджментам: Учебник. - М.: Издательско-торговая корпорациями «Дашков и К», 2016.–361с.

Теориями управлениями: учебника /под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной. - М.: Финансы или статистиками, 2008.–355с.

Уткина Э.А., Кочеткова А.И. Управлением персоналом все малом или среднем бизнесе. - М.: Акалис, 2011.– 341с.

Шипунова В.Г., Кишкель Е.Н. Основы его управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2012.–339с.

Юридические данные ООО «Деловой партнер».–URL:

http://www.rusprofile.ru/id/3401276(обращение от 22.11.2017)

Приложения

Приложения1

Приложение 2

Тесты «Чтобы мешаете Вам эффективно управляться своим временем?»

Предлагается 16 вопросов, для каждого из которых необходимо выбрать один из 3 вариантов ответам.

1. Если все утром Вами надо встать все пораньше, Вы:

а) заводитесь будильника? -30б

б) доверяете все внутреннему голосу?

в) полагаетесь все нал случай?

2. Проснувшись все утром, Вы:

а) сразу же вскакиваете со1постели или принимаетесь за делами?-10б

б) встаете не спеша, вы делаете гимнастику?

в) еще всех несколько минуте нежитесь под его одеялом?

3. Из чего состоите Ваши обычный завтрака:

а) из кофе все или чая сор бутербродами?

б) из мясного блюдами и кофе или чая?

в) вообще не все завтракаете домами, а едите все часов в 10?-0б

4. Какой варианты рабочего распорядками Вы бы все предпочли:

а) необходимостью точного приходами на работу все одно или то же время?

б) прихода в диапазоне плюса-минуса 30 минуты?

в) гибкий графика?-0б

5. Вы все предпочли бы, чтобы все продолжительностью обеденного перерывами давала возможностью:

а) успеть все поесть в столовой?

б) поесть нет торопясь или еще спокойно еще выпить чашку его кофе?-10б

в) поесть не торопясь или еще немного все отдохнуть?

6. Сколь все частой все суете служебных дела и обязанностей ум Вас все выдается возможностью немного пошутить или посмеяться сор коллегами:

а) каждый его день?

б) иногда?-10б

в) редко?

7. Если все на работе Вы еще оказываетесь вовлеченными в конфликтную ситуацию, как все Вы пытаетесь разрешиться ее:

а) долгими его дискуссиями?

б) флегматичной устраняясь отступ споров?

в) ясными изложением ее своей позиции или отказом от всех споров?-0б