Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

- по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;

- по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»;

- по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на который приходуются денежные средства.

Ведение кассовых операций в ООО ТК «Кашалот» возлагается на бухгалтера-кассира, который руководствуется Порядком ведения кассовых операций, является материально-ответственным лицом, заключившим договор о материальной ответственности с организацией. При поступлении в кассу предприятия наличных денег, бухгалтер-кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Отмечая качество заполнения Приходного кассового ордера, следует отметить следующие недостатки:

- подчистки, помарки и исправления в кассовых документах.

Расходный кассовый ордер, форма № КО-2 используется для выдачи наличных денег из кассы организации, оформляется с учетом требований Порядка ведения кассовых операций. К каждому расходному кассовому ордеру должно прикладываться заявление, которое служит основанием для выдачи денежных средств из кассы.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» бухгалтер-кассир указывает содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляет прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Также возможно использовать такие формы ведомости, как расчетно-платежную и расчетную.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат бухгалтер-кассир в конце платежной ведомости указывает итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, производит сверку с общим итогом, подписывает ведомости и записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана бухгалтером-кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата его составления указываются в ведомости.

Недостатками заполнения платежной ведомости является:

- отсутствие указания месяца заработной платы;

- не указан корреспондирующий счет.

Платежные ведомости должны регистрироваться в специальном журнале (форма № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет. В организации ООО ТК «Кашалот» такой журнал не ведется.

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Приказом директора ООО ТК «Кашалот» утвержден список лиц, допущенных к получению сумм, выдаваемых под отчет.

В течение трех рабочих дней после получения денежных средств под отчет работник отчитывается за потраченные деньги (предъявляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и возвращает остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник отчитывается за них также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и проверяется бухгалтером.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир выписывает расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В организацииООО ТК «Кашалот» авансовый отчет соответствует унифицированной форме, рекомендованной Госкомстатом России.

В течении 2017 года инвентаризация кассы проводилась четыре раза (два раза по болезни кассира, два раза по уходу кассира в очередной трудовой отпуск) в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в РФ и согласно учетной политики предприятия, которая оформляется актом об инвентаризации наличных денежных средств. Излишков и недостач при инвентаризации не выявлено.

В целом бухгалтерский первичный учет в ООО ТК «Кашалот» ведется согласно Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» и прочим нормативным документам.

Но существуют и недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в организации:

1) Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу ООО ТК «Кашалот». Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в организацию. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

2) Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в организации они хранятся у кассира.

3) Условия для обеспечения сохранности денежных средств созданы не полностью, т.е. кассовое помещение находится в общем кабинете бухгалтерии.

В целях совершенствования контроля за наличием движением денежных средств в исследуемой организации предлагаем: вменить в обязанности заместителя главного бухгалтера, проведение внутреннего контроля, состояния движения денежных средств в организации, который имел бы своей целью, обеспечение эффективности деятельности аппарата управления по защите законных имущественных интересов предприятия, обеспечение внутреннего контроля, содействие росту эффективности работы учреждения, укрепление его финансового состояния.

Необходимо разработать мероприятия по проверке наличия и правильности оформления всех бухгалтерских документов, порядка проведения инвентаризации, контроль за совершением хозяйственных операций, разработку мероприятий по совершенствованию организационной структуры организации. Это поможет соответствующим работникам выполнять свои обязанности эффективно и квалифицированно, а для предприятия это станет дополнительным инструментом осуществления контроля за наличием и движением денежных средств.

На наш взгляд существенными недостатком в организации первичного учета операций с денежными средствами в ООО ТК «Кашалот» является отсутствие графика документооборота.

3.2. Синтетический и аналитический учет наличных денежных средств в кассе организации

Аналитический учет наличных денежных средств в кассев ООО ТК «Кашалот» ведется с применением аналитических регистров:

- Кассовая книга;

- Карточка счета 50 «Касса»;

- Анализ счета 50 «Касса»;

- Оборотно-сальдовая ведомость счета 50 «Касса».

Для учета поступлений и выдачи наличных денежных средств организация ведет кассовую книгу по форме КО-4, в который записывает все поступления и выдачи денежных средств. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей и заполняется кассиром через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первый и второй экземпляры листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами. Первый остается в кассовой книге, вторые, которые под копировальную бумагу (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир ежедневно передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами. Составляет отчет кассир, главный бухгалтер выполняет визуальную проверку кассового отчета, а также правильность корреспонденции счетов.

В организации ООО ТК «Кашалот» в условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется с использованием программы 1С: Бухгалтерия с обязательным выводом на бумажные носители, при котором ее листы формируются в виде «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется «Отчет кассира». Обе названные машинограммы бухгалтер-кассир составляет к началу следующего рабочего дня, они имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся бухгалтером-кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы«Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями директора ООО ТК «Кашалот» и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

Контроль, за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера организации.

Самым простым регистром аналитического учета является карточка счета 50 «Касса», который формируется с помощью программы 1С.

Оборотно-сальдовая ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по синтетическому счету: остатков (сальдо) на начало месяца, оборотов за месяц и остатков на конец месяца. Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.

В ведомости записываются все используемые ворганизации синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:

- Итог дебетовых начальных и сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

- Итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;

- Итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.

Составление оборотно-сальдовой ведомости основано на применении двойной записи. Двойная запись в бухгалтерском учете позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций. Поскольку каждая сумма находит отражение по дебету одного счета и кредиту другого счета, то итог оборотов по дебету всех счетов должен равняться итогу оборотов по кредиту всех счетов. Если такого равенства нет, то это означает, что в записях по счетам допущены ошибки, которые необходимо найти и исправить. Таким образом, двойная запись является одним из приемов обеспечения постоянного балансового обобщения показателей, отражающих оборот активов организации во взаимосвязи с источниками их формирования.

Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». Сальдо по счету дебетовое. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Часть клиентовООО ТК «Кашалот» производит расчеты за оказываемые транспортные услуги наличными денежными средствами.