Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Внутрикорпоративные коммуникации организации).pdf

1.2. Современные инструменты влияния на коммуникации персонала в период адаптации

В зависимости от должности, занимаемой сотрудником, длительность адаптационного периода может быть разной^[20]:

1. Новые сотрудники, не имеющие опыта работы.

Главной особенностью трудовой деятельности таких сотрудников является то, что им для выполнения своих обязанностей необходимо беспрекословно и максимально четко следовать инструкциям руководства или наставника. Исходя из этого факта предполагается, что при разработке плана процесса адаптации обязательно нужно уделить особое внимание детальному знакомству с организацией и коллективом, с корпоративной культурой и ценностями, с корпоративными правилами и нормами, с рабочим местом сотрудника, с необходимыми документами. Адаптация таких сотрудников может длиться от двух до трех месяцев. За этот период новый работник может в комфортном для себя режиме полностью быть вовлеченным в трудовую деятельность.

1. Новые сотрудники, имеющие опыт работы.

Работники, относящиеся к этой категории, в отличие от сотрудников, не имеющих опыта работы вовсе, имеют представление о своих обязанностях и порядке протекания бизнес-процессов в компании. Перед ними можно ставить более сложные задачи, так как они несут больше ответственности. Эти сотрудники должны иметь понимание о способах получения необходимой разнообразной информации. Важным аспектом процесса адаптация для них является обеспечение каналов доступа к коммуникациям внутри организации. Срок адаптации сотрудников этой категории может колебаться от двух до четырех месяцев.

1. Руководители отделов.

Процесс адаптации для этих сотрудников подразумевает под собой доскональное изучение специфики бизнеса и рынка, стратегические цели компании. Для этого им необходимо свободно ориентироваться в коммуникациях внутри организации. Однако, необходимо понимать, что по большей степени, такие сотрудники сами отвечают за свою адаптацию в компании. Именно поэтому срок их адаптации может варьироваться от трех до шести месяцев.

1. Топ – менеджмент.

Эта категория является самой сложной с точки зрения адаптации для новых сотрудников, так как любые проблемы и недопонимания им необходимо решать самостоятельно. Именно поэтому у них настолько развиты управленческие и лидерские качества. Срок адаптации сотрудников этой категории может достигать шести месяцев.

---

Система формирования лояльности характеризуется рядом положений, которые обеспечивают ее эффективность и действенность. Эти положения еще можно назвать базовыми потребностями и необходимостями новых сотрудников, среди которых выделяют^[21]:

1. Понятная и прозрачная система управления в компании.

Понимание новым сотрудником должностной структуры, разграничения прав и обязанностей, зон своей ответственности и своих коллег позволяют сотрудникам чувствовать стабильность и уверенность в своих действиях.

1. Наличие двусторонней коммуникации в организации.

Знание о том, что сотрудник может всегда спросить совета у старшего по званию товарища, не оставшись при этом без ответа, дает ему ощущение уверенности в заинтересованности в нем, как в работнике и чувство единения перед достижением общих целей. Лояльность сотрудника к компании формируется также тогда, когда организация предоставляет работникам свободу слова и предложений, возможность профессионального развития. Ощущение того, что сотрудник внес свой вклад в успех компании, даже минимальный, положительно скажется на его лояльности к ней.

1. Конкурентоспособность компании на рынке.

Перспективные новые сотрудники, как правило, хотят гордиться тем, чем они занимаются и в какой компании работают. В современном мире этот аспект всегда оказывает ощутимое влияние при формировании лояльности у сотрудника и влияет на повышение ее уровня.

1. Уважение со стороны руководства и коллег, дружеские отношения в коллективе.

Этот аспект, как правило, оказывает положительное влияние на нового сотрудника, и формирует у него если не потребность, то сильное желание приносить именно этой организации пользу.

1. Доверие со стороны руководства.

Этот аспект будет по достоинству оценен сотрудниками, у которых уже есть опыт работы. Это может выражаться в свободе выбора при принятии определённых решений, в возможности выбирать и контролировать график своей работы, в ощущении того, что руководство возлагает на сотрудника определённую ответственность за выполнение конкретного проекта.

1. Честность менеджеров по работе с персоналом.

Уже на этапе собеседования с новыми кандидатами необходимо быть честными, даже если позицию необходимо закрыть в кратчайшие сроки. Если в компании, например, часто бывают задержки зарплатной платы, то об этом важно сказать на первичной встрече. Своевременная информация, как правило, вызывает у кандидатов положительные эмоции, даже если она может повлиять на его решение не оставаться в компании. В любом случае, при принятии решения об отказе работать в организации еще на этапе собеседования, узнав такую информацию, вероятность, что у кандидата сохраниться хорошее впечатление о компании, высока.

---

1. Четкость поставленных задач.

Соответствие задач, предлагаемых новому сотруднику, его возможностям, квалификации и опыту, а также четкость их изложения и структура, влияют на лояльность нового сотрудника, так как в период адаптации работник растерян, и нечёткие требования к выполнению заданий и отказ в разъяснениях повлекут за собой формирование у него антилояльности, а как следствие, слабую эффективность трудовой деятельности этого сотрудника.

1. Корректно организованный рабочий график.

Чрезмерные нагрузки, сложные задачи, которые ставят перед сотрудником в конце рабочего дня, постоянные переработки – все эти аспекты, как правило, способствуют формированию антилояльности даже у самого замотивированного новичка.

Современные исследователи делят коммуникационный инструментарий процесса адаптации на следующие категории^[22]:

1. Нормативные инструменты.

В число таких инструментов входят внутренние нормативные документы, определяющие нормы поведения, права и обязанности, требования к выполняемой трудовой деятельности сотрудников, работающих в компании. В современных организациях очень популярен такой инструмент как корпоративный кодекс, а также различного рода положения, например, «Положение об адаптации» или «Положение о наставничестве».

Корпоративный кодекс^[23] – это свод правил, существующих в компании, а также убеждения, которые разделяет или должен разделять весь коллектив. Ограничения, описанные в кодексе, формируют порядок протекания бизнес-процессов в компании, оказывают помощь новым сотрудникам, создают ощущение единения в коллективе, являются проекцией корпоративной культуры компании. В кодексе должны быть явно отражены ценности, принципы, особенности и традиции компании. В контексте корпоративной культуры данный внутрикорпоративный инструмент призван усиливать чувство идентичности и сопричастности у сотрудников. Кодекс может существовать только внутри компании и закрыт для внешних аудиторий. Это отражает уникальность организации. Практически во всех крупных современных компаниях менеджеры по внутрикорпоративным коммуникациям прибегают к использованию таких кодексов. Этот инструмент действительно очень полезен как для новичков, так и для уже работающих сотрудников, как правило, с ним рекомендуют ознакомиться уже на собеседовании.

Положение об адаптации^[24] – документ, в котором прописываются основные пункты, цели, задачи процесса адаптации нового сотрудника. Ознакомившись с этим документом, сотрудник будет понимать, что значит адаптация для компании, в которой он работает; в чем она выражается; какие обязанности перед сотрудником несет в этот период компания; какой срок предлагает компания для прохождения этого периода; кто является участником адаптационного процесса и какие функции выполняет, а также какие этапы включает в себя этот период. Как правило, в «Положение об адаптации» также прописываются программы по адаптации сотрудников всех позиций – от сотрудников без опыта до топ-менеджмента (если в компании такая программа предусмотрена). В современных компаниях сотрудник проходит повторное собеседование по истечению адаптационного периода. Этот документ является полезным для обеих сторон – для нового сотрудника и для самой компании. На основе данного положения работнику будет гораздо легче оценить процесс своей адаптации с точки зрения регламентированных норм в компании, а менеджерам по работе с персоналом совершенствовать программы адаптации.

---

Положение о наставничестве^[25] – это документ, регламентирующий порядок существования института наставничества в компании, если такой есть. В документе регламентированы цели и задачи наставничества, порядок выбора наставника для нового сотрудника, функции, который обязуется выполнять наставник и новый сотрудник, права и обязанности наставника и нового сотрудника, срок, на который прикрепляется наставник к сотруднику (как правило, в соответствие с периодом адаптации, регламентированным в "Положении об адаптации»), порядок анализа работы наставника и нового сотрудника по истечению периода действия наставничества, моральная и материальная компенсация наставника.

1. Информационные инструменты.

Это инструменты, которые используются менеджерами для обеспечения новых сотрудников нужной для осуществления ими эффективной трудовой деятельности информацией. В число часто встречаемых информационных инструментов сегодня входят такие коммуникационные инструменты как: памятка новому работнику, гайд - бук, интранет, корпоративные чаты в мессенджерах, корпоративные издания и СМИ, специально разработанные для компании приложения для смартфонов.

Памятка новому работнику^[26] выдается лично в руки новому сотруднику и содержит в себе некоторые рекомендации и упоминания о трудовом распорядке. В памятке, как правило, указываются внутренние контакты руководителя и наставника, если такой есть; период испытательного срока; режим работы и перерыв на обед; рекомендации о том, что необходимо делать сотруднику в случае, если он намеревается пропустить рабочий день; в какие дни месяца в компании начисляется зарплатная плата и так далее.

Гайд - бук^[27]– особый вид справочника, подготовленный специально для нового сотрудника. Полезен тем, что может использоваться и «старичками», так как содержит в себе информацию, не подвергающуюся постоянным изменениям. Также такие книги, как правило, компактные, что позволяет новым сотрудникам носить их с собой. Целью книги является позволить новому сотруднику самостоятельно и в спокойном режиме сориентироваться в большом объёме информации, которую необходимо знать об организации. Также книга может содержать приложения, например, напутственное письмо от руководителя, лист с внутренними контактами, карту предприятия, график работы корпоративного транспорта (при наличии).

---

Интранет^[28] представляет собой отдельную внутреннюю сеть, коммуникационную платформу непосредственно для сотрудников. На такой платформе удобно совершать быстрый поиск необходимого документа, контакта, информации. Интранет крайне полезен для любой компании, так как позволяет совершать коммуникацию в любое время, в любом месте и с любым сотрудником. Функции, которые выполняет интранет, следующие: формирование единого информационного поля для сотрудников, формирование корпоративной культуры, коммуникационная функция, образовательная функция, сохранение конфиденциальной информации внутри компании. Для новых сотрудников интранет несет в себе, в первую очередь, образовательную функцию. Как правило, в интранете существуют специальные аккаунты каждого сотрудника компании, в которых размещены фотографии сотрудников, информация о них, их рабочий график и контакты. Это удобная возможность для новичков заочно познакомиться поближе со своими коллегами.

Корпоративные чаты в мессенджерах – в современных компаниях этот инструмент очень популярен, так как практически всем доступен, бесплатен и удобен. В чатах информация до сотрудников доходит крайне оперативно, что является неоспоримым плюсом. Особенностью этого инструмента является неформальность, что упрощает коммуникацию. В компаниях, как правило, используется платформы, информация в которых сохраняет свою конфиденциальность. На некоторых платформах есть возможность создавать чат-боты, например, руководителем, на который могут подписаться все сотрудники и следить за новостями.

Корпоративные издания и СМИ – этот инструмент часто встречается в крупных организациях, в которых есть возможность выделять средства на ежемесячные или ежеквартальные СМИ. Они могут представлять собой печатные издания, газеты, буклеты, даже книги. Содержанием этих СМИ служат, как правило, новости о бизнесе, рынке, сотрудниках. Этот инструмент часто повышает уровень лояльности работников к компании, ее имидж. Главной целью корпоративных СМИ является поддержание и развитие в компании корпоративной культуры.

Специально разработанные для компании приложения для смартфонов – крупные организации часто прибегают к такому инструменту, как специально разработанные приложения для своих сотрудников. Такие приложения обычно являются платформами, включающими в себя разные опции: новостная лента, корпоративный чат, контакты сотрудников и руководства, корпоративный кодекс, расписание работы столовой и корпоративного транспорта и другое. Этот инструмент редко встречается, так как является дорогостоящим.

---