Файл: Функции менеджмента (Функция планирования).pdf

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи – организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами. [14, с.52-55]

Полномочия, которые даны ответственному лицу, дают ограниченное право на использование ресурсов организации и направление усилий сотрудников на выполнение некоторых задач.

Еще одной важной характеристикой организации управления является уровень централизации(децентрализации).

Централизация – концентрация прав на принятие решений на высшем уровне управления организацией.

Децентрализация передача прав низшим уровням управления. [38, с.58]

Далее рассмотрим отношения между уровнями полномочий, они делятся на линейные и аппаратные (штабные) полномочия.

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления. А цепь команд, которые созданы делегированием полномочий, является отличительной чертой любых организаций, кроме мелких.

Административный аппарат выполняет так много функций в современных организациях, что все их невозможно перечислить. Однако можно классифицировать штабной аппарат по двум или трем основным типам, учитывая функции, которые он выполняет. К трем типам аппарата относятся консультативный, обслуживающий и личный аппарат,который иногда рассматривается как вариант обслуживающего аппарата. Однако следует помнить, что на практике редко можно провести резкую границу между этими типами.[6, с.470]

Классификации консультативного, обслуживающего и личного аппаратов описывают штабной аппарат в соответствии с направлениями его использования. [36, с.86].

Аппаратные полномочия – это полномочия которые позволяют организации использовать специалистов без нарушения принципа единоначалия для решения задач консультативного или обслуживающего характера. Штабные полномочия включают рекомендательные полномочия, обязательные согласования, параллельные и функциональные полномочия. Линейные руководители часто обладают аппаратными полномочиями в некоторых областях, а глава штабного аппарата обладает линейными полномочиями в отношении самого аппарата.

Если организационная деятельность охватывает не на отдельную группу людей, а всю компанию в целом и предполагает сохранение организационных принципов в течение длительного времени, то как говорят, что менеджеры создают организационную структуру компании, иначе говоря организационную структуру управления(ОСУ).

Под организационной структурой фирмы понимается её организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и её подразделениями целями и распреде-лением между ними функций. [29, с.224] Организационная структура преду-сматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятель-ность структурных подразделений, составляющих организацию фир-мы. [41, с.287]

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, рас-пределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются раз-личные требования к совершенствованию систем управления, выражаю-щиеся в тех или иных принципах.[41]

Организационная структура формируется сома по себе, потому что любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.

Организационная структура дает ясное понимание того, в каком направлении движется организация. Ясная структура - это инструмент с которым можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.

Следует выбирать такую организационную структуру, которая соответствует стратегическим планам и обеспечивает ей эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей. Структура организации не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение. [33, с.87]

Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.

Почти во всех организациях требуется более чем один управляющий для контроля за деятельностью других рабочих. И для того чтоб не существовало беспорядка, существует иерархия управления. Иерархия управления – инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объём и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении. Чем ниже уровень – тем больше простота решений, доля оперативных видов деятельности. [19, с.254]

Таким образом, организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. [1, с.30]

1.3 Функция мотивации

При планировании и организации работы руководитель определяет, конкретные задачи данной организации, когда, как и кто, по его мнению, должен их выполнять. При правильном распределении сотрудников и их обязанностей и для того чтоб работа двигалась эффективно руководители применяют на практике основные принципы мотивации.

Мотив – это побудительная причина, повод к деятельности. [26, с.25]

Мотивация определяется как движущая сила человеческого поведения, в основе которой находится взаимосвязь потребностей, мотивов и целей человека. Таким образом, мотивация труда – это стремление работника удовлетворить свои потребности (получить определенные блага) посредством трудовой деятельности. [20, с. 97] Эта функция создает такие условия, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. Объектом мотивации в организации является персонал – сотрудники, а субъектом – менеджер, руководитель.

Действия по мотивации включают экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативности работы членов трудового коллектива. К ним, в первую очередь, относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля. [5, с.229]

В основе мотивации лежит потребности и вознаграждение.

Потребности – это осознанное отсутствие чего-либо, пустота, нужда в чем-нибудь, которая требует удовлетворения и от этого вызывается побуждение действовать.

При осознании потребностей у человека возникает желание их удовлетворить, а следовательно, интерес к тому, что позволит это сделать. Это внутренняя побудительная сила по отношению к конкретной деятельности, но только в том случае, если человек уверен, что достичь желаемое ему по силам. Конкретные причины того или иного типа поведения людей упираются в конечном счете в их интересы.

Потребности служат мотивом к действию. [37, с.238]

Мотивы, формирующиеся у человека под воздействием множества внешних и внутренних, субъективных и объективных факторов, "включаются" под влиянием стимулов (stimulus - лат. заостренная палка, которой в древнем Риме погоняли животных). В качестве стимулов могут выступать материальные предметы, действия других людей, предоставляющиеся возможности, надежды и пр [4, c.284-285].

Стимул - это внешнее воздействие и раздражители которые могут вызвать мотив у человека. Стимулы характеризуют получить определенные блага, а мотив стремится получить их [26, 53с.].

Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Но понятия ценности у всех людей разные, поэтому и оценка тоже будет отличаться для каждого по-своему.

Есть еще два вида вознаграждения, которые можно разделить на: материальные и нематериальные.

Под нематериальным вознаграждением подразумевают все методы, не касающиеся непосредственно оплаты труда, которые компании используют для вознаграждения своих сотрудников за хорошую работу и повышения их мотивации и приверженности к фирме. Так как в основе мотива у каждого человека разные принципы, то и методы подхода к каждому сотруднику индивидуален.

Материальное – не денежное вознаграждение. Прежде всего, сюда входят различные подарки, которые компания делает своим сотрудникам. Это могут быть небольшие сувениры, более крупные подарки как символ важности сотрудника для фирмы, (канцелярские принадлежности, папки, файлы), семейные подарки ко дню рождения, билеты в театр, подарки по случаю свадьбы. [32, с.21-27]

Общефирменные мероприятия, не касающиеся непосредственно работы (внутрифирменные праздники, посвящённые значимым событиям).

Карьерные рост сотрудников. Обычно «рост» происходит за счёт умножения обязанностей и роста уровня ответственности, с сохранением должности, с повышением оклада (присвоение категории).

Существуют различные теории мотивации, включающие психологическое и организационно-экономическое направление. Все их можно разделить на две основные группы:

- содержательные теории мотивации, базирующиеся на исследовании внутренних побуждений субъекта, которые заставляют людей действовать так, а не иначе;

- процессуальные теории мотивации, появившиеся сравнительно недавно, основывающиеся, в первую очередь, на факторе поведения людей и с учетом их воспитания и познания. [6, с.134]

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При закладке основ современных концепций мотивации наибольшее значение имели работы трех человек: Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга и Дэвида МакКлелланда. [39, с.269]

Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. [26, с.28]

Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей. Рассмотрим наиболее известные содержательные теории мотивации. [27, с. 114] К этим теориям относятся работы А. Маслоу, К. Альдерфера, Д. МакКлелланда и Ф. Герцберга.

Теория А.Маслоу известна под названием иерархической теории потребностей, или «пирамиды потребностей». В основе ее лежит изучение потребностей человека, которые Маслоу разделил на пять групп в строгой иерархичной последовательности (физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) виде пирамиды (основание – физиологические потребности, вершина – духовные потребности). Смысл такого иерархического построения заключается в том, что приоритетны для человека потребности более низких уровней и это сказывается на его мотивации. Другими словами, в поведении человека более определяющим является удовлетворение потребностей сначала низких уровней, а затем, по мере удовлетворения этих потребностей, становятся стимулирующим фактором и потребности более высоких уровней. [25, с.207] Теория Девида МакКлелланда является продолжением теорией А. Маслоу. Д. МакКлелланд заявил, что наиболее важными для человека являются такие потребности как: власть, успех и причастность.

Потребность во власти выражается как желание влиять на окружающих. В иерархии Маслоу эта потребность находится где-то между потребностями в уважении и самореализации.

Потребность успеха также находится где-то посередине между потребностью в уважении и потребностью в самовыражении. Эта потребность удовлетворяется не провозглашением успеха этого человека, что лишь подтверждает его статус, а процессом доведения работы до успешного завершения. [12, с.23]

Рассмотрим еще одну модель мотивации американского психолога Фредерика Герцберга, созданную им еще в 1950-х годах. Теория мотивации Герцберга предполагает наличие двух групп факторов: гигиенические и факторы мотивации. Первая группа факторов (гигиенические факторы) связана с самовыражением личности, ее внутренними потребностями, а также с окружающей средой, в которой осуществляется сама работа. Вторая группа факторов мотивации связана с характером и сущностью самой работы. Руководитель здесь должен помнить о необходимости обобщения содержательной части работы. [43, с.167]

Если содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей, то процессуальные теории мотивации – анализируют то, как человек распределяет свои усилия для достижения цели, и какой вид поведения при этом выбирает. Но при этом процессуальные теории не отвергают роль потребностей в мотивации человеческой деятельности, согласно им не менее важны и условия удовлетворения потребностей: ожидаемое вознаграждение и справедливая оценка результата проделанной работы.