Файл: Управление запасами на примере компании LOREAL.pdf

Таблица 10 - Приоритеты реагирования на риски:

Представим риски, требующие скорейшего реагирования и большего внимания, а также влияние их последствий на логистику:

Рис. 11. Риски логистики, требующие разной степени внимания к ним

Возможные способы реагирования на риски:

Таблица 11 - возможные способы страхования для каждого риска (избежание рисков, передача, минимизация, принятие рисков, альтернативный план):

Рис. 12. Картография риска планирования и прогнозирования потребности в запасе

3.2. Вектора совершенствования логистики по диаграмме Исикавы

Рис. 13. Вектора совершенствования логистики на диаграмме доктора Кауро Исикавы

3.3. Контроль логистики запасов

Руководству салона «LOREAL PROFESONEL CITY STYLE – «Диадема» в векторах рекомендуемого уровня контроля логистики запасов, - надо:

1. Открыть валютные счета (чаще всего в долларах США и евро). Открывать их лучше в том банке, на который приходится большая часть оборотов компании. Плюс понадобятся дополнительные счета в другом банке – на случай, если у основной обслуживающей организации возникнут проблемы. Основной критерий выбора дополнительного банка – его надежность.

2. Выбрать способ хеджирования валютных рисков по внешнеторговому контракту. Для этих целей можно включать валютные оговорки в текст соглашения или применять производные инструменты – форварды, опционы, фьючерсы. Желательно подготовить для казначейства инструкцию, когда и какие инструменты использовать.

3. Выбрать способ покупки и продажи валюты. Если сумма контракта значительна (более 20 000 евро), желательно открыть брокерский счет, чтобы приобретать иностранную валюту напрямую на бирже. Так расходы будут существенно ниже, чем если покупать валюту через банк.

Если сумма контракта незначительна (порядка 10 000–20 000 евро), для этого удобно использовать расчетный счет. Так не придется тратить рабочее время для покупки или продажи относительно небольшой суммы иностранной валюты ради символической экономии (порядка 100 руб. при покупке 10 000 евро).

4. Определиться с финансированием внешнеторгового контракта. Допустим, выбрать торговое финансирование, страхование экспортно-кредитного агентства или международный факторинг. Если предполагается применять какой-либо из этих способов, его проработку необходимо начинать заранее.

5. Выбрать вариант перечисления таможенных платежей. Как правило, последние составляют большую часть логистических расходов в рамках внешнеторговой деятельности. Возможны два варианта оплаты [19, с. 75]:

- через агента. При этом нужно своевременно (заранее) перечислять денежные средства на расчетный счет агента.

Иначе, если деньги не поступят вовремя, и агент не успеет отправить их на таможню, процесс таможенной очистки может затянуться;

- со своего расчетного счета. В этом случае удобно оформить таможенную карту, через которую можно перечислять таможенные платежи без привязки к рабочим часам банка. Если у компании при этом открыт овердрафт, то рисков, связанных с задержкой таможенного оформления, будет намного меньше.

6. Открыть паспорт сделки. Это необходимо, если сумма обязательств по контракту больше или равна эквиваленту 50 000 долл. США [9, с. 57].

Чтобы организовать работу казначейства в начале внешнеэкономической деятельности, предстоит:

- определить, какие функции должны будут выполнять сотрудники;

- установить, достаточно ли для выполнения этих функций действующего персонала казначейства (или нужно нанимать специалистов дополнительно);

- определить и регламентировать порядок взаимодействия казначейства с другими подразделениями компании по вопросам внешнеэкономической деятельности;

- установить порядок контроля работы казначейства в рамках внешнеэкономической деятельности.

Прежде чем организовывать работу казначейства по вопросам планирования и прогнозирования потребности в запасе, необходимо определить, какие функции предстоит выполнять его сотрудникам. Например:

- проверка документов по внешнеторговой сделке;

- согласование сделки с валютным контролем банка (в т. ч. сроков проведения платежей);

- прохождение валютного контроля (в т. ч. открытие паспортов сделок);

- обеспечение финансирования внешнеторгового контракта;

- хеджирование валютных рисков;

- покупка и продажа валюты (включает оперативное финансовое планирование);

- проведение валютных платежей контрагенту и таможенных платежей (что предполагает в т. ч. оперативное финансовое планирование);

- сверка остатков по международным контрактам с отделом валютного контроля банка.

Проверка документов по внешнеторговой сделке:

Пакет документов включает следующее:

1. Полный комплект договоров по сделке со всеми дополнительными соглашениями. Необходимо проанализировать правильность:

- заполнения реквизитов (наименования, адреса, платежные реквизиты);

- отражения условий поставки;

- указания суммы и валюты контракта;

- отражения условий платежа;

- формирования цен в спецификации к контракту (учет налогов, учет условий поставки и т. д.).

Кроме того, важно проверить контракт на наличие возможных рисков (недопоставка, штрафные санкции, брак и т. д.) [14, с. 119].

2. Полный комплект документов по сделке, касающихся движения денежных средств:

- сообщения о переводе денег,

- сообщения с текстами аккредитивов,

- сообщения об авизовании,

- подтверждении, изменении условий аккредитивов,

- предоставлении пост финансирования и прочие сообщения, связанные с платежами или обеспечением по сделке,

- информационные письма обслуживающего банка (банка-аппликанта) об операциях с инструментами торгового финансирования.

3. Полный комплект товаросопроводительных документов по сделке: международные автомобильные (CMR) и авианакладные, коносаменты, упаковочные листы, грузовые таможенные декларации, проформы-инвойсы и коммерческие инвойсы, справка об уплате НДС на таможне (необходима для последующего возмещения НДС) [15, с. 80].

4. Прочие документы: акты выполненных работ, оказанных услуг, дебет-ноты, кредит-ноты.

Необходимо удостовериться в том, что все документы соответствуют друг другу по наименованиям и количеству товара, цифрам, условиям поставки и оплаты, реквизитам.

Согласование сделки с валютным контролем банка. Сотруднику казначейства желательно заранее согласовывать валютные платежи со службой валютного контроля банка. Иначе, если в документах есть какие-либо ошибки, банк может не пропустить платеж (подробнее об этих рисках см. Как защититься от рисков валютного контроля). Так, если потребуется исправлять документы, подписывать дополнительные соглашения, компания может нарушить свои обязательства по договору.

Прохождение валютного контроля. В департамент валютного контроля банка необходимо представлять все документы по сделке, закрывающие валютные платежи. За несвоевременное исполнение этого требования по законодательству компанию могут оштрафовать [18, с. 105]. В рамках валютного контроля для сделок, сумма которых больше или равна эквиваленту 50 000 долл. США, необходимо открывать паспорта сделок. Поскольку банки часто берут за это комиссию, не стоит без оснований увеличивать сумму контракта.

Лучше указать минимально возможную и впоследствии увеличивать ее, подписывая соответствующие дополнительные соглашения.

Обеспечение финансирования внешнеторгового контракта. Условия финансирования определяются контрактом. Например, в нем может быть предусмотрена предоплата и обеспечение остатка платежа безотзывным аккредитивом. Действия казначейства по обеспечению финансирования могут быть такими:

- провести переговоры с обслуживающими банками и выяснить их возможности по открытию инструментов торгового финансирования. Если, к примеру, основной обслуживающий банк не работает с нужным инструментом, может потребоваться обратиться в запасной;

- открыть в банке лимиты на выбранный инструмент в рамках общего кредитного лимита компании. Если используются инструменты финансирования экспортного кредитного агентства или факторинговой компании, лимиты на сделку нужно будет открыть в них.

Хеджирование валютных рисков. Если в компании определено, какие способы страхования валютных рисков используются (опционы, форварды, фьючерсы – подробнее о них в регламенте защиты от потерь из-за колебаний валютного курса), сотруднику казначейства предстоит заниматься покупкой (продажей) валюты в рамках этого хеджирования. А также оформлять необходимые для этого документы – заявки, договоры и т. д.

Покупка и продажа валюты. Помимо выполнения операций, связанных непосредственно с покупкой и продажей валюты, в рамках этой задачи казначею предстоит заниматься оперативным финансовым планированием.

Например, если компания самостоятельно покупает валюту на бирже, при прогнозировании денежных потоков казначею необходимо учесть:

- время, необходимое для пополнения брокерского счета. Если последний пополняют обычным платежом, то деньги зачислят туда только на следующий день. Если срочным платежом, то средства могут быть зачислены на брокерский счет очень быстро (в зависимости от условий брокера в соответствующем банке – от 15 минут); время, которое требуется для вывода валюты с брокерского счета на валютный счет компании. Денежные средства с брокерского счета обычно поступают в течение трех рабочих дней, включая день начала вывода.

Проведение валютных выплат контрагенту и таможенных платежей. В рамках проведения валютных выплат казначею предстоит:

- подтвердить у контрагента детали платежа (наименование контрагента, реквизиты банка и номер счета). Если они изменились (например, закрылся указанный в контракте валютный счет контрагента), то денежные средства не дойдут до адресата, а компании придется заказывать банковское расследование и искать отправленные деньги.

Детали платежа можно уточнить через менеджера, взаимодействующего с контрагентом;

- проверить правильность заполнения документов – оснований платежа (проформа-инвойсов, коммерческих инвойсов, внешнеторговых контрактов с дополнительными соглашениями к ним) в части суммы и валюты платежа. При выявлении несоответствий банк, скорее всего, откажется проводить платеж.