Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управление документооборотом компании - одна из самых важных и сложных задач не только руководства, но и подразделений, участвующими в данном процессе. На момент создания предприятия некоторые собственники бизнеса не имеют представления, что такое документооборот в целом и к чему может привести отсутствие контроля в управлении документами. Эти вопросы начнут возникать позже, в процессе ведения предпринимательской деятельности. Ведь, если сделка оформлена недолжным образом или отсутствуют ответные документы контрагентов, то контролирующие органы могут признать сделку недействительной, уменьшить расходы компании на сумму сделки, начислить штрафные санкции и недоимку по налогам.

Если проанализировать качество документооборота в компании, можно спрогнозировать дальнейшую судьбу последней, то есть либо это будет стремительно развивающаяся компания, либо компания придет в упадок и потерпит крах.

Управление документооборотом в составе всех бизнес-процессов любой компании является одним из самых значимым. И чем больше рассматриваемая компания, тем более значимым этот процесс является. От того, каким образом организован документооборот внутри компании, и каким образом он управляется, зависит скорость и качество взаимодействия как отдельных сотрудников между собой, так и целых отделов.

Благодаря такому внедрению появляется возможность оптимизировать работу по сбору, обработке, контролю и безопасному хранению документов всех видов. Наряду с возможностью быстрого поиска документов по любому атрибуту дополнительно обеспечивается регламентированный доступ конкретных, компетентных сотрудников к документации и соблюдение конфиденциальности информации.

Таким образом, в зависимости от того, насколько данный процесс будет эффективный и налаженный, настолько можно будет оптимизировать бизнес-процессы в компании, повысить оперативность взаимодействия с партнерами и бизнеса в целом.

Вышесказанное и определяет особую актуальность разработки курсовой работы.

Цель курсового проекта - разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом», на примере ООО «ИМПЕРИЯ».

Для достижения поставленной цели в рамках данной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ предметной области ООО «ИМПЕРИЯ»;
2. Исследовать теоретические и методические аспекты процесса разработки регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»;
3. Разработать регламент выполнения процесса «Управление документооборотом» ООО «ИМПЕРИЯ».

Объектом работы является процесс управления документооборотом ООО «ИМПЕРИЯ».

Предметом курсовой работы является регламент выполнения процесса «Управление документооборотом».

В данной курсовой работе по разработке регламента выполнения процесса "Управление документооборотом" строится модель этого процесса, выявляются недостатки и проблемы в текущей организации, предлагаются какие-то мероприятия по устранению выявленных недостатков. Для того, чтобы продемонстрировать предлагаемые изменения также строится модель бизнес-процесса "как должно быть".

Изучение текущей организации бизнес-процесса «Управление документооборотом»

1.1 Описание предметной области: постановка задачи

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Система документации - это совокупность всех взаимосвязанных документов, циркулирующих в системе управления.

Документ – совокупность сведений, расположенная на материальном носителе, оформленная в установленном порядке и имеющая правовое значение в соответствии с действующим законодательством [15, с.102].

Основные свойства документа:

• полифункциональность - может предназначаться для регистрации, обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;
• юридическая сила - обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность информации.

Все документы характеризуются [9, с.11]:

• наименованием, отражающим содержание документа;
• формой, определяющей структуру документа (состав, название и размещение реквизитов).

Для упрощения системы документации используют два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем синтаксической и семантической унификации. Вводится единообразие в наименованиях показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающий единым правилам и требованиям [5, с.141].

При разработке системы документации ЭИС проектировщик должен:

1. спроектировать новые документы;
2. отобрать документы, которые будут использоваться без изменений;
3. выявить документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ:

• построение новых форм документов;
• унификация всей системы документации;
• разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Сначала рассмотрим системы автоматизации документооборота западных производителей.

Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов [10, с.98].

Humminbird. Компания является владельцем группы продуктов Docs Fusion - корпоративного сервера архива документов и технологии мощной поисковой системы Fulcrum [21, с.114]. Как мы видим, на отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Microsoft. В качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий [4, с.82].

IBM/Lotus. Компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий [15, с.108].

Все перечисленные продукты - это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, "Дело", Optima Workflow, LanDocs, Office Media, "Золушка"), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и т.д.) [8, с.40].

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes ("Босс-Референт", Office Media, "Эскадо" и пр.), рынок которых распространяется только на организации, использующие в совей работе Lotus Notes.

Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система "Дело" - автоматизация канцелярии и делопроизводства, "Евфрат" - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Все перечисленные выше системы имеют большое количество избыточных функций по отношению к поставленной задаче автоматизации документооборота «ИМПЕРИЯ» и не отражают специфику работы предприятия.

Разработанная система направлена на автоматизацию документооборота в рамках ведения проектов предприятия, начиная с составления технического задания по требованиям клиентов и заканчивая формированием акта выполненных работ, и полностью отражает специфику деятельности предприятия.

В настоящее время, на предприятии отсутствует единая автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access [19, с.102].

Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так как для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных.

Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности.

В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

1.2 Выбор средств для моделирования бизнес-процесса «Управление документооборотом»