Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

-Организационная единица — должность в организации (например, «старший мастер») или подразделение организации (например, «отдел закупок»), элемент, которому может быть поручено выполнение функции.

-Информация, материал, или объект ресурса — объекты в реальном мире, например бизнес-объекты, различные сущности, которые могут быть как входными данными, выступающими в качестве основы функции, так и выходными данными, полученными с помощью функции. Примерами являются «материал», «заказ», изображается в виде прямоугольника.

-Логический соединитель — элемент управления в диаграмме, определяющий ветвление потока работ в зависимости от завершения выполнения функции или возникновения событий.

-Логические взаимосвязи — элементы управления, отвечающие за сочленение потоков — конъюнкция, дизъюнкция или строгая дизъюнкция.

-Поток управления соединяет события с функциями, путями процесса или логическими взаимосвязями, создавая хронологическую последовательность или логическую взаимозависимость между ними. Поток управления представлен как пунктирная стрелка.

-Поток информации — соединение функции и входящих и исходящих данных, с которых функция считывает изменения или сама их вносит.

-Назначение организационный единицы — связь между организационной единицей и функцией, за которую она ответственна.

-Путь процесса — элемент, показывающий взаимосвязь с другими процессами.

Достоинства. Простота чтения - каждый блок выделен формой и цветом, очень просто увидеть исполнителей, требующиеся материалы, выделить список возможных состояний системы, список выполняемых в ходе процесса функций. Как и на диаграммах IDEF0, на них можно указать входные и выходные данные каждой функции, проследить логику передвижения входных и выходных данных от блока к блоку. К тому же, в отличие от всё той же IDEF0, появилась возможность распараллеливать процесс, направляя его только по одной из альтернативных веток.

Недостатки. Порой непонятно, как выделить то состояние, в которое переведёт функция систему. В EPC, чтобы подсчитать, какое количество действий выполняет исполнитель, нужно пробежаться по всем блокам действия и проверять, указан ли по нему нужный нам исполнитель.Проблема EPC связана с попыткой приспособить этот инструмент для решения слишком широкого круга задач, без объяснения правил применения для конкретного случая. Как результат, аналитики применяют многие конструкции и механизмы интуитивно и неосознанно.

Нотация BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) – модель бизнес-процессов и нотация. Используется для задач описания пошагового выполнения бизнес-процессов. Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес- пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой. Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес- пользователям.

Пример диаграммы представлен на рисунке 7.

Выделяют четыре основные категории элементов:

-Объекты потока управления: события, действия и логические операторы

-Соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации

-Роли: пулы и дорожки

-Артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.

Элементы этих четырёх категорий позволяют строить простейшие диаграммы бизнес-процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов.

Рис.7 Пример BPMN-диаграммы

Достоинства:

1. В «минимальной комплектации» BPMN — простой, удобный и лаконичный способ описания архитектуры предприятия (enterprisearchitecture), поддерживающий процессный подход и синтаксически близкий к языкам-предшественникам семейств ARIS, IDEF и пр.

2. BPMN — свободная нотация, на базе которой успешно создаются свободные средства BPMN-моделирования.

3. BPMN способен моделировать исполняемые процессы, доведенные в своей формализации до такого автоматизируемого уровня, при котором, например, проверку условий и выполнение сценариев (scripttasks) можно доверить машине, а не ее оператору.

4. BPMN отличается наличием унифицированного XML-формата хранения (точнее, экспорта-импорта) диаграмм, и некоторые BPM-инструменты этот формат поддерживают.

Недостатки:

Проблемы нотации BPMN связаны с тем, что схемы, как правило, оказываются перегруженными деталями и подробностями, потому трудночитаемыми. Выход видится в разработке методики построения иерархических многоуровневых моделей, где верхний уровень описывает контекст исполнения всего процесса, средний — логику исполнения, а нижний уровень — детали реализации отдельных операций. BPMN не ориентирована на описание ресурсных потоков, что затрудняет описание технологических и логистических процессов, использующих большое количество разных ресурсов. BPMN хорошо ориентирована на описание архитектуры программного обеспечения. BPMN хорошо представляет логику синхронных и асинхронных процессов и событий, поддерживает выход на динамическое моделирование процессов.

Инструментальные средства. ARIS Business PERFOMANCE Edition (IDS Scheer AG).

Платформа ARIS Business Perfomance Edition поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами: от описания стратегии до контроллинга.

Программные продукты модуля ARISD esign Platform (ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher и прочие) позволяют моделировать, оптимизировать и публиковать бизнес-процессы.

Поддерживается проектирование диаграмм бизнес-процессов в таких популярных нотациях, как IDEF, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN, BPEL. Кроме того, поддерживается создание собственных типов диаграмм.

Поддерживается имитационное моделирование. Проводятся стоимостной анализ, анализ загрузки ресурсов, анализ на наличие информационных разрывов в процессе, анализ семантики процесса, анализ процессов, поддерживаемых информационными системами, отчет по критическим точкам процесса.

Программные продукты модуля ARIS Controlling Platform (ARIS Process Performance Manager, ARIS Risk&Compliance Manager) позволяют контролировать выполнение бизнес-процессов и анализировать причины отклонений от плановых показателей, а также проверять разработанные модели процессов на соответствие требованиям стандартов и нормативных актов.

Система позволяет получение большого набора отчетности по разработанным моделям. Все отчеты могут быть выгружены в Word, Exсel, html-файлы, текстовые файлы и т.д.

Штатные возможности системы позволяют организовать многопользовательский доступ к моделям с различным уровнем доступа к данным, построить распределенные базы данных.

Система поддерживает интеграцию с 1C, SAP, Oracle, MSBiz Talk Server, DMS (Lotus, Documentum, WebSphera), Ultimis, а также с другими средствами моделирования и анализа бизнес-процессов — AllFusion, ERStudio, PowerDesigner, OracleDesigner, RationalRose и др.

AllFusion Process Modeler —BPWin. Инструмент визуального моделирования бизнес-процессов.

Cредство, используемое при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм "сущность - связь".

Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.Продукт позволяет разрабатывать бизнес-процессы в популярных нотациях моделирования бизнес-процессов: IDEF0 (рекомендации Госстандарта РФ, федеральный стандарт США), потоков работ IDEF3 (федеральный стандарт США) и потоков данных (DFD). Диаграммы могут разрабатываться с различной степенью детализации.

Система имеет развитую систему встроенной регламентной отчетности. Кроме того, генератор шаблонов ReportTemplateBuilder позволяет разрабатывать свои шаблоны отчетов.

Разработанные модели могут быть импортированы в среду имитационного моделb

Hyperion Performance Scorecard (Oracle)

Hyperion Performance Scorecard — специализированный программный продукт, позволяющий связать стратегические цели и оперативные задачи компании и организовать комплексный мониторинг процесса реализации стратегии.

Система позволяет определить набор ключевых показателей деятельности, зависимости между стратегическими целями, критическими факторами успеха и конкретными действиями, необходимыми для достижения поставленных целей.

HyperionPerformanceScorecard содержит эффективные средства визуального анализа показателей, позволяющие одновременно сравнивать реальные достижения компании с поставленными целями, лучшими отраслевыми показателями или любыми другими ориентирами, а также контролировать динамику изменения ключевых показателей во времени. Система допускает различные варианты отображения данных и позволяет хранить текстовую информацию, комментарии и файловые приложения так, чтобы информация была доступна в рамках всего предприятия.

Система Hyperion Performance Scorecard позволяет организовать импорт данных из любых внешних систем, включая бухгалтерские системы, ERP–системы и др.

Bizagi — это BPM-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Система Bizagi включает 3 модуля для полноценной настройки процессов:

Modeler — полнофункциональная среда моделирования процессов в нотации BPMN;

Studio — среда разработки бизнес-процессов;

Engine — среда исполнения процессов, которая доступна пользователям в любом браузере с любого устройства.Modeler — это дизайнер бизнес-процесса, где моделируется последовательность действий и событий. Важно понимать, что созданный в Modeler бизнес-процесс — это только картинка, графическое отображение моделируемого процесса, но еще не сам автоматизированный алгоритм действий. Непосредственно сами ответственные за бизнес-процесс, роли и бизнесправила назначаются на следующем этапе программирования и не зависят от того, какой дизайн вы смоделировали на этом этапе. Дизайн бизнес-процесса нужен просто для того, чтобы согласовать схему работы с пользователями.

Необходимость регламентации бизнес-процессов

Если бизнес-процессы предприятия  не регламентированы, то работа ведется на основе устоявшихся норм и правил, хранящихся в умах сотрудников. Результат достигается, и не важно, хорошо ли, плохо ли. При такой организации работы неизбежны серьезные потери различных видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих,  временных).

Даже если документировать такую работу (описать работу, оформить регламент), важно понимать, что регламентация, не сопровождаемая анализом и изменениями существующих процессов, эффекта почти не дает.

Для соответствующего выполнения бизнес-процессов разрабатывают регламенты и инструкции.

Регламентация – это установление подробных правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации и др. [13, с.45].

Введем общие понятия регламента и инструкции.

Регламенты описывают процессы взаимодействия исполнителей, инструкции – порядок действий отдельных исполнителей при реализации бизнес-процессов.

Процессы нужно описывать и регламентировать  для:

•    Анализа проблем, узких мест, потерь при выполнении процессов с последующей разработкой и реализацией мероприятий по улучшению;

•    Стандартизации деятельности, обеспечения четкой повторяемости процессов и возможности управления ими;

•    Тиражирования опыта в другие организации (филиалы, новые предприятия);

•    Накопления знаний и передачи их новым сотрудникам (при обучении, приеме на работу)

•    Для проведения внутренних аудитов.

В российских компаниях вопрос регламентации решается часто формально. Сказывается отсутствие понимания целей и задач регламентации, адекватных методик и опыта, подготовленных специалистов. 

Часто отсутствует предварительно построенная системы процессов (рис.8), четко фиксирующая на всех уровнях рассмотрения взаимодействия и взаимозависимости регламентируемого бизнес-процесса.

Рис.8 Области регламентации при наличии системы бизнес-процессов [13, с.53]

Без предварительно построенной системы процессов традиционны следующие ошибки:

•    смешиваются процессы разных уровней;

•    неправильно определены границ процессов;

•    регламентация проводится бессистемно, под влиянием возникшей потребности. Регламентируются хаотично выхваченные куски цепочек работ (см. рис. 9);

•    управление процессами (деятельность по управлению) в регламентах либо не рассматривается совсем, либо о нем упоминается поверхностно;

•    о входах и выходах в регламентах либо не говорится, либо они перечислены не полностью;

•    одна и та же работа в разных регламентах может быть описана по-разному, в зависимости от точки зрения автора.

 

Рис.9 Области регламентации в случае отсутствия системы бизнес-процессов [13, с.55]