Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса – официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для назначения доступа сотрудникам могут использоваться роли – стандартные режимы доступа для определенных групп пользователей.

Важной возможностью ограничения доступа на чтение документа является назначения документу уровня доступа «Только для лиц, указанных в документе». В этом случае документ будет доступен только пользователям, явно указанным в документе.

Важной возможностью ограничения доступа на редактирование документа является указание в карточке документа «Списка имеющих право редактирования документа». Редактирование документа доступно только Создателю документа, Утверждающему и пользователям, указанным в «Списке имеющих право редактирования документа».

ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА

Документ может иметь платежный статус, т.е. может быть связан с входящим или исходящим платежом. Направление платежа - входящий или исходящий – не зависит от направления документа, т.е., входящие документы могут иметь исходящие платежи (например, входящие счета на оплату) и наоборот, исходящие документы могут иметь входящие платежи (например, исходящие счета на оплату).

• Наличие или отсутствие платежного статуса документа задается в настройке типа документа.
• Направление платежа – входящий или исходящий - задается при редактировании карточки документа.
• Состояние платежного статуса документа задается в карточке документа.
• Изменение платежного статуса документа доступно для активных документов, которые не отменены и не исполнены.

Возможные состояния платежного статуса документа и соответствующие кнопки:

• «Платеж неопределен» - если для уже существующих типов документов установить наличие платежного статуса документа, то для всех существующих документов этого типа статус устанавливается в это значение. Необходимо зайти в режим редактирования карточки документа и задать направление платежа - входящий или исходящий.
• «Статус не задан» - состояние статуса платежа не задано.
• Статус «Неоплачен» - входящий или исходящий платеж еще не осуществлен и проведение платежа пока не требуется.

- установить статус платежа в «Неоплачен».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.
Кнопка доступна и в других состояниях статуса платежа, для того, чтобы в случае, если статус установлен неправильно, установить его в состояние в «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, требует оплаты» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, но указание «Оплатить» еще не получено.

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, требует оплаты».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, выставлен к оплате» - входящий платеж еще не осуществлен, но выставлен к оплате.

- установить статус входящего платежа в «Неоплачен, выставлен к оплате».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, дано указание оплатить» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, указание «Оплатить» получено.

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, дано указание оплатить».

Кнопка доступна Администратору и Утверждающему.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, требует оплаты» для исходящих платежей.

• Статус «Оплачен» - входящий или исходящий платеж осуществлен.

- установить статус входящего платежа в «Оплачен».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, выставлен к оплате» для входящих платежей и из состояния статуса «Неоплачен, дано указание оплатить» для исходящих платежей.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ

Система позволяет вести внутрикорпоративные справочники и базы данных.

При подготовке документов для заполнения реквизитов документов необходимо по возможности использовать справочники для облегчения и ускорения ввода информации в поля карточки документа, а также для предотвращения ввода ошибочных данных. В режиме ввода данных кнопка вызова справочника располагается справа от поля ввода.

Система позволяет вести любые справочники, необходимые на предприятии.

Также Система имеет набор встроенных справочников:

• Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках предприятия и их уровнях доступа к системе.
• Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа.
• Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей.
• Справочник типов документов позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы документов.
• Справочник типов операций позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы финансовых, платежных или учетных операций.
• База данных товаров / услуг позволяет вести всю номенклатуру единиц материального учета предприятия, как внутрикорпоративного использования, так и товаров для поставки контрагентам или розничной продажи.
• Справочник контрагентов содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Информация о связи документа с конкретным контрагентом указывается в карточке документа.
• Справочник контактных лиц контрагентов содержит информацию о сотрудниках предприятий - контрагентов.

КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Календарь Событий PayDox – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности планировать как личные так и совместные корпоративные мероприятия

Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре Событий сотрудников, указанных в данных документах, что позволяет сотрудникам визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов. Календарь Событий позволяет назначать совместные мероприятия - указав в своем календаре планируемое мероприятие, можно также указать список сотрудников, которых данное мероприятие касается - и эта информация появится автоматически в календарях указанных сотрудников.

В Календарь Событий выводятся 2 типа информации

• информация о документах, даты поступления, утверждения или исполнения которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца
• информация о событиях, даты которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца

В каждой ячейке Календаря Событий, соответствующей дню месяца, может быть выведено произвольное количество сообщений, соответствующих указанным типам информации.

Сообщения с информацией о документах имеют вид типа ДЭ-1 – пиктограмма и ссылка с номером документа.

При наведении курсора на пиктограмму появляется подсказка с характеристикой даты документа, например «Дата исполнения - просрочено»

При наведении курсора на ссылку с номером документа появляется подсказка с реквизитами документа. По ссылке можно перейти к карточке документа.

Сообщения с информацией о событиях имеют вид типа

Значок в левой части сообщения означает, что событие начинается в этот день

Значок в правой части сообщения означает, что событие заканчинается в этот день

Значок в левой части сообщения означает, что событие начинается в дни, предшествующие для данного дня

Значок в правой части сообщения означает, что событие заканчивается в дни, последующие для данного дня

При наведении курсора на ссылку – текст сообщения появляется подсказка с полным текстом данного события и датой/временем его начала и окончания

При нажатии на ссылку – текст сообщения происходит переход к месту нахождения данного сообщения о событии – к карточке документа или карточке пользователя.

Информация о событии, представляемом в Календаре Событий, создается с помощью кнопок «Событие», расположенных в Календаре Событий, карточках документов и карточках пользователей.

Календарь Событий пользователя доступен данному пользователя по кнопке «КАЛЕНДАРЬ», расположенной на главной странице и по кнопке «Календарь», расположенной на странице карточки пользователя.

Календари Событий других пользователей могут быть доступны пользователю, которому дано такое право. Если такое право пользователю дано, то кнопка вызова Календаря Событий доступна ему как из своей карточки в справочнике пользователей, так и из карточек других пользователей.

ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Справочник «Номенклатура Дел»

Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах и вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечание»

Справочник «Номенклатура Дел» может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

В форме редактирования справочника «Номенклатура Дел» можно изменить данные и в поле «Срок хранения» занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных фраз, определяющих сроки хранения.

Действия с Описями Дел

Новая Опись создается как новый документ категории «Описи Дел». В карточке Описи указываются необходимые реквизиты, также при необходимости Опись может согласовываться и утверждаться.

В карточку Описи может быть загружен файл отсканированного подлинника документа Описи.

В дальнейшем в карточку Описи можно загружать любое количество дополнительных файлов отсканированных документов, например, акты о выделении документов к уничтожению, акты о передаче документов на госхранение и акты приема-передачи документов от сторонних организаций.

Также в карточку Описи можно добавлять любые комментарии о действиях, производимых как с Описью в целом, так и с Делами, информация о которых содержится в Описи.

При заведении нового Дела оно регистрируется в соответствующей Описи Дел добавлением новой записи в нижней части карточки Описи с помощью кнопки «Создать»:

Прозводимые с Делами, перечисленными в Описи Дел, действия заносятся в поле «Примечания». Для этого необходимо отметить строку Описи Дел, в которую требуется добавить информацию о производимых с указанным Делом действиях и нажать кнопку «Редактировать»

В форме редактирования можно изменить данные об Описи и в поле «Примечания» занести информацию о производимом действии либо вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных фраз, описывающих действия с Делом, например:

Дело возвращено

Дело выдано для ознакомления