Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

64. Договоры (контракты) не прошедшие регистрацию и правовую экспертизу у юрисконсульта не должны приниматься к исполнению.

64.1. Договор (контракт) должен быть подписан и возращен другой стороне в срок не позднее 5 календарных дней со дня поступления его в ООО.

65. Заключение договора (контракта) при помощи средств телекоммуникации допускается только в крайнем случае. О возможности заключения договора (контракта) с помощью средств телекоммуникации должна быть сделана запись в тексте договора (контракта). 

66. При заключении внешнеэкономического договора (контракта) необходимо избрать право, которое подлежит применению к правам и обязанностям сторон по этому договору (контракту). Применение норм иностранного права к договорным правоотношениям возможно только в порядке исключения.

Соглашение сторон о выборе подлежащего применению права должно быть явно выражено.

67. При заключении договоров с незнакомыми партнёрами к договорам (контрактам) должны прилагаться учредительные документы, документы, подтверждающие полномочия лиц на подписание договора (контракта), заверенные доверенности, а к внешнеэкономическим договорам (контрактам) и выписки из торгового реестра страны регистрации субъекта хозяйствования.

68. В процессе исполнения внешнеэкономических договоров (контрактов) купли-продажи (поставки) и мены, в том числе на основании договоров поручения или комиссии, к договору (контракту) должны прилагаться копии грузовых таможенных деклараций (статистических деклараций).

69. Самостоятельный отдел ответственный за исполнение договора (контракта), контролирует поставки продукции и оказание услуг и по мере исполнения обязательств по договору представляет в бухгалтерию заявку на проведение платежей.

В заявке на проведение платежей указывается номер общей регистрации договоров (контрактов).

70. Бухгалтерия, исходя из наличия средств, осуществляет оплату по договорам согласно заявкам и информирует еженедельно руководство предприятия о наличии задолженности по заключённым договорам (контрактам) и о наличии средств.

Заявки на проведение платежей без указания в них номера общей регистрации договоров (контрактов) не должны приниматься бухгалтерией к исполнению.

71. Обязанность по контролю за сроками исполнения договоров (контрактов), принятию мер к своевременному взысканию дебиторской задолженности и предъявлению в установленном порядке штрафных санкций за все случаи ненадлежащего исполнения обязательств контрагентами возлагается на ответственного исполнителя.

Ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителей самостоятельных отделов. 

72. Руководители самостоятельных отделов не позднее 10 числа следующего месяца подводят итоги по исполнению заключённых договоров (контрактов) и о выявленных нарушениях информируют руководство предприятия для решения вопроса о немедленной передаче материала юрисконсульту для подготовки исковых заявлений в суд. 

73. Поступающие юрисконсульту материалы необходимые для предъявления исков учитываются в специальном журнале. 

74. Юрисконсульт в десятидневный срок после поступления материала тщательно изучает представленные материалы с целью проверки: 

− наличия основания для предъявления иска;

− полноты представленных материалов;

− правильности расчёта взыскиваемых сумм;

− соблюдения сроков исковой давности.

75. В случае неполноты передаваемых отделами материалов юрисконсульт должен истребовать от них недостающие материалы. Все документы, необходимые для заявления иска представляются в двух экземплярах. 

76. Бухгалтерия обязана вести регистрацию и учёт договоров для осуществления платежей в целях своевременной оплаты, не допуская взыскания штрафных санкций, а также учёт денежных средств перечисленных по каждому конкретному договору (контракту) во избежание повторной оплаты за поставленные предприятию товары или оказанные услуги. 

77. Невыполнение требований, предусмотренных настоящим Регламентом, расценивается, как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за что виновное лицо привлекается к дисциплинарной и, при наличии ущерба, к материальной ответственности.

1. Сотрудникам ООО «ИМПЕРИЯ», которые занимаются подготовкой текстов договоров и их заключением, до заключения договоров в обязательном порядке знакомить с их текстом всех заинтересованных лиц на предмет выяснения их предложений и замечаний по тексту договора. К заинтересованным лицам относятся, в частности, Финансовый директор, Административный директор, начальник отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, юрисконсульт.
2. Обязательное визирование договоров, заключаемых ООО «ИМПЕРИЯ», осуществляется финансовым директором, административным директором, начальником отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, и юрисконсультом. Договор может визироваться также другими заинтересованными лицами. 

9. Хранение договоров (контрактов)

1. Подписанный и заверенный оттиском печати оригинальный договор (контракт) со всеми приложениями (паспортом сделки, таможенными декларациями, заверенными лицензиями и другими документами) хранится в делах Главного бухгалтера ООО. Копии договора хранятся у юрисконсульта.

10. Прием-передача дел и документов при увольнении, переводе работника на другую работу

1. При увольнении или переводе на другую работу работник структурного подразделения ООО по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передает другому работнику этого же подразделения в присутствии третьего лица (делопроизводителя) все находящиеся у него на исполнении документы и дела с составлением акта о приеме-передаче документов и дел в трех экземплярах (далее – акт).
2. В акте указываются: основания для приема и передачи документов и дел, фамилии, инициалы и должности работников, передающих и принимающих документы и дела.
3. При увольнении работника руководитель структурного подразделения ООО расписывается в его обходном листе и делает в нем отметку об отсутствии на исполнении документов и дел.

3.2 Регламент электронного документооборота с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox (далее - Система).

Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

При подготовке Регламента использовались:

• ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)
• ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств

Система – Корпоративная система управления документами PayDox.

Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.

Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.

Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия

Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов