Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

4. Оформление и регистрация исходящей корреспонденции

1. Исходящая корреспонденция (письма) готовятся и подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр документа с визами согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего ответ, причастных структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства ООО, хранится в структурном подразделении – исполнителя согласно номенклатуре дел.
2. Исходящие письма после согласования и подписания документа печатаются на фирменном бланке установленного образца с учетом параметров: поля текста сверху – 5,5 см., снизу, слева – 2,5 см., справа – 1,5 см., колонтитулы – от 1,25 до 1,27 см., направляются на подпись руководству ООО и регистрируются в день подписания документа.
3. Наименования государственных органов, сторонних организаций, упомянутых в исходящей корреспонденции, излагаются в соответствии с их официальным названием.
4. Документы, направляемые в Администрацию города, района и т.п., подписываются директором ООО, или лицом, уполномоченным им, в обязательном порядке визируются заместителями директора и согласовываются с руководителем структурного подразделения, инициирующего письмо и руководителем заинтересованного структурного подразделения.

• Исходящая корреспонденция, содержащая информацию финансового характера, в том числе касающуюся вопросов гарантии оплаты, в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и финансовым директором;
• По правовым вопросам согласовывается и визируется юристом и административным директором;
• По производственным вопросам – соответствующими структурными подразделениями и техническим директором.

1. Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на запрос, осуществляется при наличии входящего документа.
2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), затем излагаются выводы, предложения просьбы.
3. Тексты писем должны соответствовать принятым литературным нормам современного языка.
4. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год), приводимую сокращенно (например: 15.08.2017), и регистрационный номер.
5. Отправку исходящей корреспонденции осуществляет исполнитель.

Для обеспечения оперативной отправки в государственные органы и организации срочных документов, работники структурных подразделений (исполнители) по согласованию с получателем осуществляют передачу указанных документов по факсимильной связи, электронной почте или их доставку по городу самостоятельно под личную ответственность.

1. Ответственность за отправку документа по неправильному адресу, указанному в документе (листе рассылке), несет исполнитель документа.

5. Работа с внутренней корреспонденцией

1. К внутренней корреспонденции относятся служебная переписка заместителей директора, главного бухгалтера между собой и директором ООО, переписка между отделами (структурными подразделениями), информация подготовленная структурными подразделениями для руководства ООО, заявки, отчеты, справки, анализ работы, протоколы и другие.
2. Внутренняя входящая и исходящая корреспонденция регистрируется делопроизводителем, а также при наличии системы электронного документооборота сохраняется в базе системы.

6. Локальные акты Общества

1. Локальные акты ООО подразделяются на основные и производные.

К основному виду локальных актов относятся организационно-распорядительные акты – приказы и распоряжения, а также решения оформляемые протоколами.

К производному виду локальных актов относится регламент, положение, правило, инструкция.

1. Инициатором издания приказов и распоряжений могут быть руководство ООО, его структурные подразделения.
2. Разработка проектов приказов и распоряжений, подписываемых руководством ООО, осуществляется самостоятельно структурными подразделениями в зависимости от вопроса, затрагиваемого соответствующим проектом и должны иметь следующие реквизиты:

• Указание на форму акта;
• Заголовок, обозначающий предмет регулирования данного акта;
• Место и дату принятия акта;
• Регистрационный номер акта;
• Подпись руководства.

1. Текст распоряжения, как и приказа, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть распоряжения начинается устойчивыми формулировками (в целях, в соответствии, во исполнение). Распорядительная часть распоряжения оформляется также, как и в приказе, но без слова «ПРИКАЗЫВАЮ:»
2. Проект приказа, распоряжения должен соответствовать следующим требованиям:
3. Жирным шрифтом печатаются:

Заголовок, который располагается по центру листа;

Слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» (в тексте приказа пишется выделенными, прописными буквами и его перенос запрещается);

1. Проект приказа должен иметь следующую структуру:
2. Заголовок, определяющий основное содержание проекта приказа;

2)Констатирующую часть (преамбулу), в которой излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, даются ссылки на документы (преамбула, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее). В преамбуле могут быть приведены ссылки на нормативно-правовой акт, локальные акты ООО или предыдущие акты, в реализацию которых принимается данный локальный акт.

1. Дата в тексте приказа или распоряжения пишется следующим образом: 14 марта 2017 года.

После текста (в конце последней страницы, слева) указываются фамилия, инициалы имени исполнителя, телеграфный шифр структурного подразделения, подготовившего приказ, и номер телефона исполнителя.

1. В случае, когда приказом или распоряжением утверждается персональный состав какого-либо органа (комиссии, рабочей группы) фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в их работе, указываются полностью.

7. Согласование проектов локальных актов

1. Согласование проекта локального акта заинтересованными структурными подразделениями ООО осуществляется с учетом предмета рассматриваемых вопросов с учетом их компетенции.
2. На согласование направляются основной и производный вид локального акта.
3. Проект приказа и распоряжения согласовывается в следующем порядке и последовательности:
4. Руководитель структурного подразделения – разработчика;
5. Руководители заинтересованных структурных подразделений;
6. Юрист – для проведения правовой экспертизы в целях обеспечения соответствия законодательству РФ;
7. Заместители директора – курирующие вопросы, отраженные в проекте локального акта.

Срок согласования локального акта основного вида в заинтересованных структурных подразделениях не должен превышать одного рабочего дня.

Срок согласования локального акта производного вида не должен превышать трёх рабочих дней.

При проведении объёмной правовой экспертизы, срок согласования юристом не должен превышать более пяти рабочих дней.

Срок исчисляется со дня поступления локального акта в заинтересованное структурное подразделение ООО.

1. Замечания рецензента по локальному акту должны содержать предложение по устранению недостатков, а также относится непосредственно к вопросам его компетенции, быть обоснованными, исчерпывающими.

Структурное подразделение – разработчик устраняет замечания, с которыми он согласен, готовит окончательный вариант проекта и направляет на повторное согласование.

8. Порядок организации и контроля договорной работы в ООО «ИМПЕРИЯ»

1. Порядок подготовки, составления, заключения и контроля за исполнением договоров (контрактов) 

1) При подготовке и составлении договоров (контрактов) устанавливается следующий порядок.

2) Проект договора (контракта) разрабатывается по инициативе должностного лица самостоятельного отдела предприятия, которое в пределах своей компетенции уполномочено в его подготовке для заключения от имени предприятия и согласуется с соответствующими подразделениями.

3) Для разработки, согласования проекта договора (контракта) и последующего контроля за его исполнением руководителем отдела определяется ответственный исполнитель.

4) При разработке проекта (контракта) договора ответственный исполнитель обязан выяснить:

- Целесообразность его заключения;

- Правильность оформления и содержания;

- Полномочия представителя другой стороны на его подписание (доверенность, учредительные документы);

- Необходимость приобретения товаров, работ и услуг;

- Цель приобретения продукции;

- Данные об объеме заказываемых товаров, работ и услуг;

Данные о контрагенте; 

- Необходимые сроки исполнения договора;

Ответственный исполнитель обязан потребовать от организации, с которой планируется заключение договора (контракта) лицензию (разрешение), если в соответствии с действующим законодательством РФ для исполнения обязательств по договору она необходима, а так же копии учредительных документов (устав, учредительный договор и т.п.). 

51. Выбор контрагентов для заключения договора (контракта) осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ.

52. В случае осуществления закупок товаров, работ, услуг не на тендерной основе ответственный за подготовку договора (контракта) исполнитель обязан провести сравнительный анализ поставщиков, уточнить с ними цены, надбавки, условия поставки и форму оплаты, подготовить справку, в которой отражаются основания сделанного выбора.

Решение о заключении договора (контракта) принимает директор или уполномоченное им лицо.

53. Все проекты хозяйственных договоров (контрактов), поступившие от контрагентов, либо подготовленные самостоятельным отделом предварительно представляются юрисконсульту для правовой экспертизы. После проведения экспертизы и визирования договора, юрисконсульт направляет договор в бухгалтерию.

54. Бухгалтерия определяет наличие источника финансирования, проверяет договор (контракт) на предмет соответствия действующему законодательству указанных в нём условий расчётов, проверяет правильность исчисления налогов, других платежей и визирует договор (контракт).

55. При подписании договора (контракта) директором, обязательна виза главного инженера либо заместителя директора, курирующего отдел, подготовивший проект договора (контракта).

56. Поступивший проект договора (контракта) на предприятие от контрагента направляется в отдел по принадлежности. Получив проект договора (контракта), начальник отдела назначает ответственного исполнителя по договору (контракту). Исполнитель визирует и согласовывает его.

57. В случае выявления в проекте договора (контракта) положений не соответствующих действующему законодательству РФ и интересам предприятия он направляется на доработку. Все замечания к договору (контракту) оформляются в письменном виде.

58. Окончательно отработанный проект договора (контракта), после получения визы юрисконсульта предоставляется на подпись руководству предприятия и скрепляется печатью предприятия. 

59. Срок согласования проекта договора (контракта) не должен превышать пяти дней.

60. Запрещается представление проекта договора (контракта) на подпись руководству предприятия без согласования с причастными отделами и должностными лицами. 

61. Какие либо исправления, замечания или дописки в окончательном тексте договора (контракта) запрещаются. 

62. Наименование сторон в преамбуле договора (контракта) приводится в таком виде, как оно даётся в учредительных документах соответствующей стороны. 

63. После подписания и регистрации в самостоятельном отделе надлежащим образом оформленный договор (контракт), заверенный круглой печатью и со всеми необходимыми визами представляется юрисконсульту для окончательной регистрации. Окончательная регистрация осуществляется путём проставления на договоре (контракте) порядкового номера общей регистрации договоров (контрактов). Одновременно, юрисконсульту представляется ксерокопия договора (контракта) с визами.