Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»..pdf

ЗАГРУЗКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ

В режиме просмотра карточки документа можно загрузить в систему файл сканированного образа документа или файл документа в любом формате. Также при этом можно указать текстовый комментарий к файлу. Все загруженные файлы документа доступны при просмотре карточки документа в списке «Файлы документа». При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа и, если это файл MS Word* или MS Excel*, при необходимости, вставит в него данные из карточки документа.

При загрузке файлов в карточку документа можно непосредственно из системы отсканировать нужный документ и загрузить его в виде графического файла в систему. Сканирование документа запускается нажатием на кнопку «Сканировать». Файл отсканированного изображения далее можно нажатием кнопки «Загрузить файл в систему» загрузить на сервер системы.

Для обеспечения сканирования сканер должен быть подключен к компьютеру и программное обеспечение сканера должно быть инсталлировано

ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD

В режиме просмотра карточки документа можно получить на компьютер пользователя файл документа в формате MS Word – если он был ранее загружен в систему. При необходимости, файл в формате MS Word будет содержать все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» из карточки документа в нужные места файла документа в формате MS Word в процессе вывода файла на компьютер пользователя. При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа.

УВЕДОМЛЕНИЯ И РАССЫЛКИ ПО E-MAIL

Система позволяет делать e-mail уведомления пользователям о необходимости согласовать или утвердить документы. Система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функциональность удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др.информация).

Послать уведомление, можно нажав на кнопку

в карточке документа.

Для обеспечения успешной доставки уведомлений в справочнике пользователей у всех сотрудников должны быть указаны их адреса электронной почты.

В поле «Тема» можно изменить стандартную тему, предлагаемую системой для отправляемого e-mail.

В поле «Сообщение» можно добавить свое сообщение для получателей уведомления.

Нажав на кнопку «Послать e-mail уведомление», можно отослать сформированное уведомление получателям.

Система сообщает, каким пользователям уведомление было отослано, а для каких это сделать не удалось (например, в случае отсутствия e-mail адреса у пользователя).

Также система рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям с напоминаниями о документах. Это происходит когда документ становится активным, либо когда документ создается системой автоматически, либо при наступлении даты исполнения неисполненного документа, либо в процессе согласования документа.

СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Электронные формы документов могут быть просмотрены, согласованы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

При настройке типа документа задается, необходим ли список согласующих для этого документа. Если его указать, то в документе появляется поле для заведения списка согласующих документ пользователей. Если пользователь имеется в этом списке, то при входе в просмотр карточки документа у него появляется кнопка «Согласовать», у Утверждающего – «Утвердить».

При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности.

Обе этих возможности могут комбинироваться.

Имена пользователей, для которых разрешено параллельное согласование, должны в списке согласования располагаться на одной строке.

Имена пользователей, для которых задано последовательное согласование, должны в списке согласования располагаться сверху вниз на последовательных строках.

Например, если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;

”UserName2” <UserID2>;
”UserName3” <UserID3>;

то согласование документа будет происходить последовательно, сначала User1, затем User2, затем User3.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;”UserName2” <UserID2>;”UserName3” <UserID3>;

то User1, User2 и User3 могут согласовывать документ независимо друг от друга.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;
”UserName2” <UserID2>; ”UserName3” <UserID3>;

то сначала документ должен согласовать User1, затем это смогут сделать User2 и User3 независимо друг от друга.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>; ”UserName2” <UserID2>;

”UserName3” <UserID3>;

то сначала документ должны согласовать User1 и User2 независимо друг от друга, затем это сможет сделать User3.

Система автоматически следует заданной маршрутизации согласования и предоставляет возможность согласования только пользователям, имеющим в данный момент это право в соответствии со схемой маршрутизации.

Согласующие и утверждающий получат e-mail уведомление о необходимости согласовать/утвердить документ. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. Если очистить список согласующих, то список согласовавших очистится автоматически. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

Правила согласования и утверждения документа:

• Утверждение документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Имя Утверждающего».

• Согласование документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Список согласующих».

• Согласующие по Документу могут как согласовать Документ, нажав на кнопку «Согласовать», так и отказать в согласовании Документа, нажав на кнопку «Отказать». При этом Согласующие по Документу могут создавать в Электронной Карточке Документа комментарии с объяснением их действий либо с вопросами для других пользователей, работающих с данным Документом.
• Согласующие по Документу согласуют Документ в соответствии с очередностью согласования, определяемой списком Согласующих по Документу в в Электронной Карточке Документа.
• В процессе согласования возможен последовательный откат на одного (последнего) согласующего назад. У последнего согласовавшего появляется кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать», нажав на которую можно отказаться от ошибочно сделанного согласования. После этого кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать» появляется у предыдущего согласовавшего и т.д.
• Отказаться от сделанного согласования пользователь не может, если после него данный документ уже согласовал другой пользователь, так как последующие согласующие при согласовании могли принимать во внимание мнение данного пользователя.
• Утверждающий по Документу имеет возможность отказать в утверждении документа, даже если процесс согласования еще не закончен.
• Утверждающий по Документу не имеет возможности утвердить документ, если процесс согласования еще не закончен.
• Если отказано в согласовании документа кем-либо из согласующих пользователей, то процесс согласования документа продолжается и после его окончания Утверждающий по Документу имеет возможность утвердить документ, несмотря на наличие пользователей, отказавших в согласовании документа.
• Если Утверждающий по Документу отказал в утверждении документа, то документ:
  - может остаться отказанным в утверждении, если у тверждающий с ним в принципе не согласен
  - карточка и/или файлы документа могут редактируются, после чего согласование автоматически сбрасывается и процесс согласования и утверждения повторяется вновь

Статус «Утверждено» отменить нельзя кроме как войти в режим редактирования и нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут сброшены (в том числе и согласование и статус исполнения д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Исполненным документам в Системе должен быть присвоен статус «Исполнено».

Статус «Исполнено» может быть присвоен документам, если в настройке категории документа указана его необходимость:

Статус «Исполнено» по документу могут назначить:

Утверждающий,

Исполнитель – только в случае, если для документа Утверждающий не предусмотрен,

Администратор,

Контролер,

Супервайзер

Платежным документам статус «Исполнено» может быть присвоен, если они имеют статус «Оплачено».

Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют статус «Отменено».

Статус «Исполнено» не может быть присвоен неутвержденным документам, если документу требуется утверждение.

Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют подчиненные документы, которые неисполнены.

Статус «Исполнено» не может быть присвоен неактивным документам.

Статус "Исполнено" отменить нельзя кроме как войти в режим редактирования и нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут сброшены (в том числе и согласование и статус утверждения д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

Для принятии исполнения Создатель документа, Исполнитель или Контролер нажимают кнопку «Запрос статуса «Исполнено», после чего Утверждающему отправляется e-mail уведомление и кнопка «Исполнено» в карточке документа для Утверждающего выделяется красным цветом, после чего утверждающий выполняет одно из следующих действий:

• принимает исполнение документа и нажимает кнопку «Исполнено», после чего документ получает статус «Исполнено». При необходимости здесь может быть введена фактическая дата исполнения документа.
• отказывает в приеме исполнения документа и нажимает кнопку «Отказать»
• отправляет документ или задачу на доработку и нажимает кнопку «На доработку»

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

Пользователи Системы, являющиеся Создателями документов, Контролерами по исполнению документов, либо Исполнителями по документам, получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

Набор кнопок для выбора списков контролируемых документов находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы:

• кнопка «КОНТРОЛЬ» позволяет получить список доступных неисполненных и неотмененных документов, для которых заполнено поле «Имя контролера»
• кнопка «ИСПОЛНЕНИЕ» позволяет получить список неисполненных документов, требующих отметки об исполнении
• кнопка «ОТВЕТСТВЕННЫЙ» позволяет получить список неисполненных документов, для которых данный пользователь является ответственным исполнителем

Даты поступления, утверждения и исполнения документов также контролируются пользователями через Календарь Событий, кнопка вызова которого также находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы.

Информация о наступлении сроков исполнения документов также передается системой пользователям автоматически с помощью e-mail уведомлений.

Дополнительная необходимая информация об исполнении документов также может быть получена из соответствующих отчетов.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ

Система позволяет осуществлять ознакомление пользователей с документами.

Кнопка для выбора списка документов, с которыми необходимо ознакомиться, находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы:

• кнопка «ОЗНАКОМИТЬСЯ» позволяет получить список утвержденных, отказанных в утверждении документов и активных документов, не требующих утверждения, в которых данный пользователь указан в поле «Список ознакомления» или «Адресаты, список рассылки»

В карточке документа, требующего отметки об ознакомлении, присутствует кнопка

нажав на которую пользователь отмечает факт ознакомления с документом.

Список ознакомления сотрудников с документом можно также получить в виде настраиваемого документа MS Word «Лист ознакомления», в который автоматически из карточки документа выводится список пользователей, которым необходимо ознакомиться с данным документом и отметки об ознакомлении.