Файл: Построение организационных структур (ООО «КАЛАЧ»).pdf

В условиях ограниченности ресурсов, как кадрового, так и финансового характера, для того, чтобы эффективность затрат на совершенствование организационной структуры была максимальной, оптимально провести реструктуризацию отдела.

На первом этапе реорганизации организационной структуры необходимо определить и сформулировать желаемое состояние компании, после чего разработать планомерное системное пошаговое изменение структуры, приближающее компанию к ее желаемому, идеальному состоянию.

Концепция развития ООО «Калач» - создание пекарни - кондитерской, обеспечивающей потребности населения в качественных, вкусных, дизайнерских хлебобулочных и кондитерских изделиях, отражающих национальные особенности Пермской кухни, в первую очередь, подразумевает проведение структурных изменений в отделе продаж.

Необходимо выстроить основные функции данного отдела. К ним можно отнести следующие:

- формирование бренда компании

- увеличение объемов и доходности продаж

- анализ рынка и формирование портрета целевого клиента

- предложение уникального продукта и сервиса клиентам

Исходя из вышеуказанных функций, отдел занимается коммерческой деятельностью, соответственно, следует изменить его название: «Коммерческий отдел»

Это первая ключевая структурная единица предприятия, от которой зависит достижение целей компании.

Поскольку реорганизация структуры происходит в условиях ограниченных ресурсов, то можно рекомендовать ее проведение в 2 этапа.

Реализация первого этапа составит 1 год. В этот период основными ключевыми должностями в отделе являются его руководитель – начальник коммерческого отдела, входящий в верхний уровень структуры управления и осуществляющий стратегическое руководство отдела, маркетолог (1 единица), реализующий функцию анализа рынка, разработки и продвижения бренда компании на рынке, и менеджер по продажам (1 единица).

Основной исполнительский уровень составят специалисты по договорной работе и продавец (2 единицы), обеспечивающие качество реализации продукции.

Вспомогательной подструктурой является в отделе– водитель – экспедитор.

Рекомендуемая организационная структура коммерческого отдела на 1 этапе реорганизации организационной структуры ООО «Калач» представлена на рисунке 3.

Количественно структура отдела не изменилась и сохранила на 1 этапе 6 основных штатных едини, каждая из которых осуществляет деятельность в рамках своего функционального блока.

Минимизация увеличения финансовых ресурсов может быть достигнута посредством внедрения в структуру оплаты по результатам труда, когда постоянная часть оплаты сотрудников составляет до 30% от прогнозируемого общего заработка и 70% - это переменная бонусно- премиальная часть, находящаяся в прямой зависимости от объемов продаж и выполнения финансового плана.

На следующем этапе в отделе необходимо постепенно усиливать ресурсами все три участка в соответствии с наделяемыми функциями.

Второе ключевое структурное подразделение компании, от которого зависит достижение желаемого состояния компании - производственный отдел. Это структура, которая должна развиваться на протяжении всего жизненного цикла компании и самым тесным образом взаимодействовать по горизонтали с коммерческим отделом.

Коммерческий отдел

Маркетинговая группа

Участок
продаж

Менеджер по договорам (1)

Маркетолог (1)

Менеджер по продажам (1)

Нач. отдела (1)

Продавец (1)

Участок поставок и сбыта

Водитель-экспедитор (1)

Рисунок 4 - Рекомендуемая структура коммерческого отдела
ООО «Калач»

Развитие данной структуры может происходить, как по вертикали, так и по горизонтали, если компания решит расширять производство.

Общее и стратегическое руководство отделом сохраняется за заведующим производством. На рисунке 5 представлен рекомендуемый вариант структуры производственного отдела.

В результате проведенной реорганизации структура отдела укрупнилась, ликвидированы маленькие нефункциональные цеха как структурные подразделения и включены в состав единого производственного отдела, руководство которым осуществляет заведующий производством.

Изменения, произведенные в структуре отдела, как и в предыдущем варианте не требуют привлечения дополнительных ресурсов и не лягут финансовым бременем на компанию.

Повар по полуфабрикатам

Кондитер 3

Пекарь 6

Дизайнер кондитерских изделий 1

Экспедиция 1

Мойщица 1

Зав. производством

Технолог 1

Заготовщик

Нач. цеха 1

Нач. цеха 1

Рисунок 5 - Оргструктура производственного отдела ООО «Калач»

В результате усовершенствования структуры ключевых подразделений компании, упростится организационная структура ООО «Калач», в целом, что является положительным фактором для роста эффективности управления. Ликвидированы двойные функции в отделах, структуры ориентированы на достижение стратегической задачи.

Кроме реорганизации ключевых отделов должна быть введена должностная единица менеджера по персоналу.

В целом, организационная структура ООО «Калач» после проведенных реорганизационных изменений может приять следующий вид (рисунок 6.)

Нач. коммерческого отдела (1)

Нач. производственного отдела / Зав. производством (1)

Главный бухгалтер

Бухгалтер - калькулятор

Экономист

ДИРЕКТОР

Менеджер по персоналу (1)

Маркетинговая группа

Участок
продаж

Менеджер по договорам (1)

Маркетолог (1)

Менеджер по продажам (1)

Продавец (1)

Участок поставок и сбыта

Водитель-экспедитор (1)

Повар по полуфабрикатам

Кондитер 3

Пекарь 6

Дизайнер кондитерских изделий 1

Экспедиция 1

Мойщица 1

Технолог 1

Заготовщик

Нач. цеха 1

Нач. цеха 1

Рисунок 6 - Рекомендуемая организационная структура ООО «Калач»

Поскольку под определением понятия «организационно-функциональная структура» руководством предприятия понимается структура, как в ее традиционном определении, так и относительно структуры взаимодействия структурных подразделений и руководства людьми в организации, то исходным материалом для анализа и дальнейшего совершенствования и формирования организационно-функциональной структуры ООО «Калач» является стратегия развития компании, как на уровне всего предприятия, так и на уровне его структурных подразделений.

Закрепление произведенных изменений в организационной структуре ООО «Калач» связано с разработкой и внедрением в подразделения следующих нормативных документов:

- Положение об организационной структуре,

- Основные бизнес-процессы компании,

- Положение о подразделениях (службах, отделах).

- Должностные инструкции работников

Для осуществления корпоративного контроля над развитием деятельности подразделений рекомендуется использовать ряд вариантов форм контроля, которые также являются частью управленческой структуры.

-Процедурный контроль осуществляют заведующий производством, ключевые специалисты, менеджеры,

-Контроль результатов деятельности осуществляет директор и руководители отделов.

-Рыночный контроль осуществляет директор и маркетолог компании.

В предлагаемом варианте организационной структуры штат работников не увеличен, несмотря на то, что в нем появились новые, необходимые компании должностные единицы маркетолога и менеджера по персоналу.

Должность начальник отдела сбыта изменена на должность начальника коммерческого отдела, к которому переходят все функции по данному направлению, а не только сбыт. В то же время он не выполняет функции маркетолога, так как это отдельная единица в штате.

Также переосмыслена функция технолога. Поскольку анализ показал, что заведующий производством, как правило, дублирует функции технолога, и при этом не имеет перегрузки, так как его должность предполагает значительную часть функций технолога в небольшой компании, то рекомендуется в его должностной инструкции закрепить все те функции, которые заведующий производством и так фактически исполняет.

Технолог же входит в структуру производственного отдела как один из специалистов в соответствии с целями и задачами реализуемыми компанией в текущий период.

Все предлагаемые структурные изменения обусловлены основными характеристиками предприятия, его положением на рынке, возможностями для сохранения своего места на рынке и для дальнейшего развития в соответствии с рекомендованной оборонительной стратегии с элементами наступления.

3.2. Экономическая эффективность рекомендованных мероприятий по совершенствованию организационной структуры

Критериями экономического эффекта от мероприятий по совершенствованию организационной структуры могут служить:

- оптимизация штата работников с одновременным совершенствованием исполнения функциональных обязанностей, что приводит к повышению коэффициента полезного действия каждой штатной единицы.

- оптимизация издержек на содержание структурных подразделений, высвобождение и экономия финансов

- повышение качества основной деятельности и, как следствие, рост доходности предприятия.

Рассмотрим действие вышеуказанных критериев в результате проведенных изменений в организационной структуре ООО «Калач».

1. До проведения рекомендуемых изменений в организационной структуре ООО «Калач» производительность труда на конец 2017 года составляла на 1 работника 6,08. В то же время прибыль на 1 работника была ничтожно мала – 0,91 и имела тенденцию к снижению.

Безусловно, вычислить точный прогноз финансового влияния оптимизации организационной структуры на рост производительности труда не представляется возможным, так как может быть получен только в режиме удаленного времени. Тем не менее, опыт аналогичных предприятий, завершивших период оптимизации организационной структуры и создавших эффективно действующую в соответствии с целями и задачами организационную структуру, показывает рост производительности труда от 30 до 50%.

Принимая за точку отсчета минимальный рост производительности – 30%, получаем возможность роста производительности труда с 43,1 тыс. руб. до 56,04 тыс. руб. Это дает значительные преимущества компании и говорит о том, что проведенные реорганизационные мероприятия послужили основой для позитивных изменений в компании.

Также, опираясь на опыт родственных компаний, практика показывает, что увеличение прибыли на 1 работника после оптимизации организационной структуры возрастает в среднем на 25 – 35 %.

Для ООО «Калач» этот показатель составит увеличение до 8,20 тыс. руб. на 1 работника, что больше показателя 2017 года на 2,13 тыс. руб.

В таблице 10. представлены показатели до и после проведения оптимизации оргструктуры ОО «Калач»

Таблица 10 - Показатели роста производительности труда до и после проведения оптимизации оргструктуры ООО «Калач»

Необходимо обратить снимание на то, что экономический эффект от оптимизации организационной структуры проявляется в сокращении издержек на содержание персонала. При увеличении месячного ФОТ и обеспечении структурных подразделений необходимыми ресурсами, годовой ФОТ в рекомендуемом варианте позволяет высвободить ежемесячно 52 тыс. руб., что дает экономический эффект в год 624,0 тыс. рублей, высвобождаемых из расходных статей бюджета ООО «Калач». При этом каждый работник четко вписывается в управленческую структуру предприятия и выполняет четко определенные исполнительские и управленческие функции. Также исчезает необходимость заключать гражданско-правовые договоры с ключевыми специалистами, что повышает их исполнительскую дисциплину, позволяет повысить приверженность компании, повышает качестве контроля и, как результат - происходит рост качества и эффективности работы предприятия, в целом.