Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации.pdf

1.2 Организация системы адаптации

Хорошая компания стремиться максимально использовать потенциал своих работников, путем предоставления благоприятных условий для эффективной работы. Организация оценивается глазами работника, как основной участник в его жизни, что дает компания для его благополучия. И чем более органичным становится взаимодействие работника и организации, тем эффективнее становится функционирование предприятия. Первым шагом в данном направлении является процесс адаптации, т.е. приспособление потребностей и ценностей сотрудника к требованиям, предъявляемым к нему организацией в соответствии с ее стратегическими целями. Процесс адаптации персонала, как правило, включает следующие этапы:

1.Подготовительный.

Данная стадия начинается примерно за три дня до вступления в должность. Кадровые специалисты официально объявляют о выходе на работу нового сотрудника, идет подготовка документов, которые выдаются новичку в первый день работы. Такими документами могут быть: список телефонных номеров в компании, подготовка пропуска, разрешения на стоянку для автомобиля, и др. На данном этапе происходит представление новичка сотрудникам компании, организация его рабочего места, назначение куратора, документальное оформление. Также сюда может входить знакомство с историей компании, ее структурой, миссией, целями и задачами, продукцией, нормами, порядками, правилами корпоративной культуры.

2.Обучение.

Данный этап включает в себя теоретическую подготовку к основной работе, знакомство непосредственно со своими функциональными обязанностями и требованиями. Руководитель рассказывает работнику о должностных обязанностям, системе материального стимулирования и условиях премирования, структуре организации и так далее. Наставник рассказывает о правилах внутреннего распорядка (перерывы, длительность рабочего дня, стиль одежды), по окончанию первого рабочего дня проводит беседу с новым работником.

3.Практические задания.

Новичку предлагают включиться в реальный рабочий процесс сначала в качестве наблюдателя, затем самостоятельно. Советуют, с какими документами нужно познакомиться в первую очередь, дают сведения по отчетности.

4.Принятие решения о прохождении срока испытания.

На данном этапе подводятся итоги работы нового сотрудника, анализируются его сильные и слабые стороны, успехи и неудачи и принимается решение касательно его дальнейшей судьбы – прошел ли он успешно испытание и остается работать или уходит из компании.

---

Чтобы система адаптации была эффективной, она составляется в каждой организации по индивидуальному проекту и обязательно должна включать ряд мероприятий, которые помогут работнику максимально быстро влиться в коллектив, к таким действиям можно отнести:

• детальное ознакомление с функционированием организации;
• помощь в изучении структуры предприятия и порядка принятия решений;
• содействие в получении дополнительных навыков, требующихся для выполнения служебных обязанностей;

В систему адаптации может входить:

Welcome-тренинг для новых работников, который погружает их в корпоративную культуру организации, презентует сильные аспекты предприятия, формирует лояльность персонала, способствует осознанию целей и ценностей организации.

Система наставничества помогает передавать стандарты труда, знания и навыки от опытных работников к новичкам. Правила работы кураторов прописаны в положение о наставничестве.

Планы адаптации чаще всего создаются для топ-менеджеров, начальников и главных специалистов. Индивидуальный график адаптации состоит из специальных мероприятий, обучающих курсов и других мер, помогающих детально изучить и усвоить особенности деятельности компании.

Книга сотрудника включает в себя все сведения об организации: история предприятия, организационная структура, адреса офисов или филиалов, номера телефонов администрации, правила внутреннего распорядка, положения кадровой политики.

Система оценки по результатам адаптационных мероприятий.

Грамотно и аккуратно проводимая программа адаптации способна не только сократить количество временных и финансовых затрат организации, но и положительно влиять на поддержание командного духа, создавая тем самым предпосылки для успешной системы наставничества, преемственности, обучения персонала и повышения квалификации, т. е. деятельности компании в целом. Самое главное, система адаптации обеспечивает обратную связь с работниками.

Адаптация – процесс со сложной структурой, включающей следующие взаимосвязанные аспекты:

-организационный;

-социально-психологический;

-профессиональный.

На примере компании «Бест-недвижимость» можно наблюдать процесс зарождения и внедрения системы адаптации персонала, что называется с «нуля». И главным мотивационным аспектом для этой компании явилась стратегическая цель компании стать лучшим агентством недвижимости в Москве. Для того чтобы стать лидером на рынке, повысить конкурентоспособность компании стали нужны новые и лучшие люди, с определенным набором личностных и профессиональных качеств, таких как позитивное мышление, предприимчивость, корпоративность и т.д. Подготовкой и поиском таких людей занималось кадровое агентство. Адаптацией персонала, обучением, оценкой и организационной культурой занимались менеджеры по кадрам. Критерии по адаптации сотрудников разрабатывались на основе критериев оценки работы сотрудников исходя из должностных инструкций.

---

Первым этапом введения в организацию является собеседование с менеджером по персоналу для оценки личностных качеств и уровня компетенций, предъявляемых к данной должности; а также сообщение новому сотруднику основных сведений об организации и о перспективах, менеджер рассказывает об истории компании, ее организационной структуре, знакомит со служебной иерархией и отвечает на вопросы.

После принятия решения о приеме сотрудника на должность проводится повторное собеседование с менеджером по персоналу. Работника знакомят с правилами внутреннего распорядка и проводят ознакомительную экскурсию по офису. Во время экскурсии нового работника знакомят с руководством, сотрудниками, с которыми ему предстоит активно взаимодействовать (юристом, координатором, бухгалтером, секретарем). При этом подробнейшим образом разъясняются должностные полномочия этих сотрудников. Обращают внимание работника на требования к внешнему виду (ношения бейджа, дресс-код). Каждому новому сотруднику выдается буклет, в которой содержится информация об истории отделения и его организационная структура, правила внутреннего распорядка и список административной группы с номерами телефонов на случай возникновения необходимости задать вопрос.

Процесс вхождения в коллектив – одно из непременных условий высоких результатов работы. Меры социально-психологической адаптации направлены, прежде всего, на преодоление чувства неуверенности сотрудника на новом месте, скорейшего избавления от стресса. Специфика компании предполагает высокую текучесть кадров, к тому же, компания развивается и испытывает потребность в кадрах. Для преодоления ощущения обособленности новичков знакомят, прежде всего, между собой, а затем и со всей командой. Данная ответственность возлагается на группу менеджеров, потому, как встретят нового сотрудника члены этой группы зависит многое – создание дружеской атмосферы, в которой тот чувствовал бы себя свободно и комфортно, внимание к возникшим вопросам и т.д. В связи с этим, появилась необходимость введения должности наставника.

Наставником назначается опытный сотрудник, имеющий хорошие показатели работы, проявляющий организаторские, лидерские и управленческие способности. Из наставников формируется кадровый резерв на руководящие должности, что служит мотивацией для наставников. Максимальное количество стажеров у наставника – два, времени уделяется каждому достаточно, кроме того новички активно привлекаются к участию в корпоративных мероприятиях, регулярно проходят тренинги.

---

Далее, очень важно, чтобы сотрудник прошел этап профессиональной адаптации - овладение системой профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике. Для этого сотруднику разъясняют основное содержание его профессиональной деятельности на первых собеседованиях. «Обязательным условием приема сотрудников в компанию без опыта работы в недвижимости является обучение в Кадровой школе. Кадровая Школа «Бест-Недвижимость» - важнейшая часть системы обучения в корпорации. «Постоянное совершенствование профессионализма сотрудников – это то, к чему стремиться компания. Помогает в этом система проведение бизнес-тренингов. Особой популярностью пользуются выездные двухдневные тренинги, целью которых, помимо обучения, являются сплочение коллектива, организационная и психологическая адаптация новичков»^[4].

За всем процессом адаптации следит менеджер, поскольку его продолжительность зависит от личностных качеств сотрудников, у кого-то этот процесс займет меньше времени, а кому-то потребуется проведение дополнительных мероприятий. С новичками проводят ежедневные доверительные беседы в неформальной обстановке, в ходе которых менеджер по персоналу выявляет, насколько новый сотрудник удовлетворен работой, принял ли его коллектив, достигнуто ли взаимопонимание с руководителем. С целью получения информации о том, насколько успешно овладевает сотрудник системой профессиональных знаний и умений, выполняет ли он требования трудовой дисциплины, сохраняет ли интерес к работе, кадровый сотрудник ведет беседы с менеджером данного сотрудника. Контроль за работой осуществляется путем предоставления еженедельных отчетов новых сотрудников. Каждый стажер заполняет форму, в которой отражается информация о проделанной работе за неделю. Менеджер знакомится , ставит оценку и подпись. Форма сдается менеджеру по персоналу, после чего ведется обсуждение результатов работы, делаются выводы и предлагаются комментарии. Такая форма отчетности действует на протяжении всего периода адаптации.

Также в компании принято для получения обратной связи организовывать круглые столы.

Данная система адаптации действует в компании «Бест-недвижимость» на протяжении двух лет и применима для предприятия с численностью от 50 до 100 человек, с развитой системой наставничества.

В настоящее время существуют различные методы (схемы) адаптации, учитывающие разные факторы: должность сотрудника, его профессиональный уровень, сферу деятельности организации. Наиболее интересными на сегодняшний день являются следующие популярные за рубежом методы адаптации персонала:

---

Secondment (вторичное обучение) – это «прикомандирование» персонала на определенное время в другую структуру для овладения необходимыми навыками. Этот метод не имеет ничего общего со стажировками или командировками. Его суть сводится к тому, что сотрудника на время отправляют в другой департамент той же компании или в другую компанию. Secondment может быть как краткосрочным (около 100 часов рабочего времени), так и более длительным (до года). В США и Европе это очень популярный метод, и в западных компаниях даже выстраиваются очереди сотрудников на secondment.

Buddying (от англ. buddy – друг, приятель) – это, прежде всего, поддержка, помощь, в какой-то мере руководство и защита одного человека другим с целью достижения его результатов. Этот метод основан на предоставлении друг другу объективной и честной обратной связи и поддержке в выполнении целей и задач (как личных, так и корпоративных) и в освоении новых навыков. Суть этого метода заключается в адаптации через приятельство с коллегой. Этот принцип отличается отсутствием какой-либо иерархичности и наличием постоянной двусторонней обратной связи. Оптимальный срок для buddying – один год и он особенно важен в первые недели работы новичка.

E-learning (дистанционное обучение) или blended learning (смешанное обучение). Для эффективного использования e-learning требуется высокая дисциплина (даже самодисциплина). Программы эстетически красивы, от них невозможно оторваться, в них присутствует интрига, интерес сотрудника постоянно подогревается. Этот метод совершенствуется в процессе использования, в виду того, что в чистом виде он неэффективен.

Методы shadowing и secondment используют 71% компаний в Великобритании, e-learning – 54% компаний. При этом 71% британских специалистов считают, что его использование возрастет уже в ближайший год. Метод blended learning, по прогнозам британских специалистов, предпочтут 67% сотрудников компаний^[5].

Метод погружения используется для руководителей разного уровня. Он предполагает полное «погружение» сотрудника в практическую деятельность с первых дней работы. Основная цель метода – быстрое вхождение нового сотрудника в трудовой процесс. Этот вид адаптации предполагает, что у нового руководителя в кратчайшие сроки сформируются определённые управленческие навыки и умения, необходимые ему для эффективного выполнения своих функций на данном рабочем месте. Практика показывает, что довольно часто компании, применяющие этот метод, сталкиваются с тем, что у новичков сразу обнаруживаются пробелы в знаниях конкретных технологий, применяемых именно в этой компании.

---