Файл: Процессы принятия решений в организации.pdf

Принятие решения относительно оплаты счетов от партнеров происходит тоже путем электронного координирования в программе ОЕBS. Счет и документы (товарная накладная, акт выполненных работ, смета и т.д.) тоже выкладываются в программе, согласовываются на утверждение. Количество утверждающих зависит от суммы счета, чем он больше, следовательно тем больше лиц получают этот счет на согласование и тем выше же их должности. После того, как счет подтвержден всеми инициаторами ответственными сотрудниками отдела, отдает счет и документ в бухгалтерию. Бухгалтер проставляет отметку об отсутствии дебиторской задолженности по данному клиенту(контрагенту), принимает документы. Счет с пометкой поступает в казначейство и оплачивается. Исключения составляют счета на оплату коммунальных услуг, они поступают в казначейство сразу от инициатора платежа, бухгалтер не проверяет, к тому же такие счета не проходят в Directum электронное согласование.

Решения, относящиеся к снабжению магазинов товарным запасом, принимаются на основе заказов от заведующих магазинами(товароведами), как и на основании имеющихся остатков на складах. Данные по остаткам получают из программы "Супермаг". Вдобавок объем и ассортимент поступающих товаров зависит от поступающей информации, полученной в отделе маркетинга об акциях.

Решения, которые имеют отношение к работе персонала (штатное расписание, регламент работы, должностные инструкции) будут осуществляться следующим шагом: руководитель отдела готовит проект, которые затем обсуждает с одним из членов совета директоров, вносятся корректировки, затем документ согласовывается и утверждается.

Реализация решений может происходить некоторыми способами:

Путем назначения ответственных лиц, подразделений, также установки сроков выполнения. Как правило, это решения, принятые высшим руководящим звеном.

Путем делегирования полномочий по его выполнению третьим лицам. Как правило, такие данные решения принимаются высшим и средним звеном управления, а выполняются путем заключения договоров. Эти задачи, касающиеся вопросов не связанных с прямой деятельностью компании, например, строительные работы, реализация рекламных проектов и т.д.

Самостоятельная реализация. Самостоятельно выполняются данные решения, связанные с выполнением прямых обязанностей сотрудников. Такие решения принимаются каждым сотрудником организации в ходе его деятельности.

Контроль реализации управленческого решения в ООО "Элемент-Трейд" зависит от способа его исполнения.

Контроль выполняется, как правило, лицом принимающим решение, задачей которого будет отслеживание хода исполнения каждого этапа реализации.

В случае делегирования полномочий контроль этапов предполагает сопоставление конечного результата с целью принятого решения.

В случае самостоятельного выполнения принятого решения сотрудник осуществляет самоконтроль.

Следовательно, проанализировав процесс принятия управленческих решений в ООО "Элемент-Трейд" можно отметить следующее.

Присутствуют очень важные разные стадии процесса принятия управленческих решений, к таким стадиям относят: сбор информации (анализ ситуации, идентификация проблемы, определение критериев выбора); принятие решения (создание альтернатив, выбор наилучшей альтернативы, согласование решения); выполнение решений (управление реализацией принятого решения); контроль и оценка результатов. Однако, следует пояснить, что отсутствует промежуточный контроль, который необходим для внесения корректировок в случае отклонений(не выполнений) в ходе реализации управленческого решения, возникающих из-за неучтенных показателей. Не учтенным оказывается социально - психологический аспект. Тоже одним из отрицательных факторов является отсутствие одного способа принятия решения, что вызывает разногласия, противоречия между принятыми(согласованными) решениями. Еще одной главной основательной стороной является получение информации из различных источников. Это позволяет учесть работу разнообразных подразделений компании и принимать обоснованные правильные решения. Несвоевременность получения информации приводит к затратам времени на ее получение, принятию необоснованных неправильных решений, отрицательному общественному эффекту, как и несоответствию полеченного результата желаемому - отрицательному.

3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ООО "ЭЛЕМЕНТ-ТРЕЙД"

В ходе анализа были выявлены минусы в процессе принятия решений, которые могут проявлять отрицательное влияние на окончательный результат принятого решения, снижая его эффективность. Мероприятия по усовершенствованию процесса согласования управленческих решений в ООО "Элемент-Трейд" можно разделить в соответствии с важными этапами процесса принятия управленческого решения.

Мероприятия по совершенствованию этапа сбора информации и анализа ситуации. Для того чтобы этот этап действовал эффективно, информация должна быть абсолютной, верной, своевременной, актуальной. Для этого необходимо:

Внедрение в регламент работы всех структурных подразделений временное ограничение на выполнение запроса, полученного от другого подразделения. В зависимости от сложности получения актуальной информации запрос необходимо выполнить в течение рабочего дня, либо дня, следующего за тем, когда будет получен запрос.

Ограничение сроков отображения документов в электронных базах для того, что бы возможно было получать актуальные данные (например, величину дебиторской задолженности, товарные остатки на складах и т.д.). Сроки отражения документов должен составлять не более трех рабочих дней, со дня поступления документа ответственному лицу в системе.

Определение ответственности за наличие всех необходимых документов в системе электронного документооборота. В зависимости от вида документа закрепить функцию его согласования за различными подразделениями. Так, все договора, претензии и прочие отделы должны отправляться в юридический отдел, счета, товарные накладные(ТН), счета-фактуры, акты выполненных работ и пр. – в отел бухгалтерии и т.д. Следовательно, можно исключить ситуации, когда документ согласован не только электронным способом, и нет возможности поднять этот документ в случае необходимости, либо на это уходит очень много времени, так как непонятно где он находится.

Внедрение возможности получения информации от сотрудников, которые непосредственно сталкиваются с имеющейся проблемой, дать им возможность высказать и донести свои мысли. Конечно, велика большая вероятность, что предложение работника будет недостаточно продуманным и верным, но в то же время он видит ситуацию более подробно со своей стороны, возможно это позволит учесть некоторые узкие детали, о которых не знает руководитель, но которые так или иначе должны быть в работе учтены, чтобы проблема была решена максимально эффективно. Для этого в каждом подразделении необходимо на постоянной основе проводить собрания, целью которых и будет возможность высказать свое мнение о своей работе, внесения своих предложений по многим вопросам. Проводить их необходимо в виде мозгового штурма. Это тоже позволит гиперболизировать отрицательный общественный эффект, приведет к наилучшему взаимопониманию между руководителем и подчиненным.

Мероприятия по совершенствованию этапа принятия решения. Для повышенного роста результативности этого этапа необходимо оперативно проанализировать актуальную информацию. Для этого необходимо:

Исключение согласования документов, минуя электронную систему, если предусмотрен именно такой способ.

Создание разнообразных цепочек утверждения в электронной системе, в зависимости от значимости документа и суммы. Тогда произойдет равномерное распределение нагрузки между ответственными лицами.

Решения, относящиеся к данной работе подразделений воспринимать с участием начальников других подразделений, для того, чтобы учитывать особенности их работы и не всплывали разногласия между принятыми решениями в разных подразделениях.

Мероприятия по совершенствованию этапа реализации решения.

Для успешной реализации необходимо знать, что именно, когда и как должно быть выполнено и совершено. Для этого необходимо:

Определение важных этапов реализации решения. Описание конкретных линейных действий позволит всем работникам более эффективно выполнять работу, опираясь на этот план действий.

Определение сроков реализации этапов. Это позволит сотрудникам не затягивать и не откладывать реализацию решения в долгий ящик.

Инструкция по выполнению некоторых действий (например, если необходимо выполнять новые действия в какой-либо программе, либо использовать новую программу). Это позволит сотрудникам избежать большого количества ошибок и не придется тратить время на исправление.

Мероприятия по совершенствованию этапа контроля. Для успешного выполнения этого этапа необходимо:

Контроль количественных показателей, т. е. информации соответствия плановых показателей и реально полученным.

Контроль социального эффекта (реакция на нововведения, готовность выполнять работу по-новому).

Внедрение обязательного промежуточного контроля (своевременность и качество исполнения каждого этапа реализации управленческих решений)

Это позволяет оценить верность принятого решения с многих сторон управленческой деятельности.

Предложенные мероприятия сотрудниками по усовершенствованию процесса принятия управленческого решения позволят нам получать наиболее обширную информацию об имеющихся проблемах в организации, следовательно, и анализ ситуации будет производиться более эффективнее, от этого уже во многом будет зависеть все на дальнейшие этапы, но для них тоже предложены данные мероприятия по улучшению. Следовательно, процесс принятия управленческих решений в ООО "Элемент-Трейд" будет происходить более результативно, эффективно, чем сейчас.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческое решение — это выбор альтернативы, осуществленный лицом, принимающим решение, в границах полномочий и его компетенции и направленный на выполнения целей организации.

Решение необходимо рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, следуемый к появлению этого продукта. Правильно принимать решение - это наука. Принятие правильных решений ¬это мир управленческого тонкого искусства. Способность, знание и умение делать это совершенствуется с опытом, приобретенным руководителем на протяжении многогранной жизни. Совокупность знания и умения являются компетентностью любого руководителя и в зависимости от уровня последнего сообщают об эффективно или не результативно работающем менеджере.

Решения возможно могут приниматься при помощи интуиции, суждения или методом рационального разрешения конфликтных проблем. Последний способствует повышению вероятности принятия эффективного решения в новой сложной необычной ситуации.

Этапы рационального решения проблем – диагноз, формулировка ограничений и критериев принятия решений, выявление различных альтернатив, их анализ, и окончательный выбор. Не является завершенным процесс, пока через обратную связь не будет засвидетельствован факт реального решения проблемы благодаря сделанному выбору.

Созидание эффективных решений - наибольшая высота обеспечения конкурентоспособности продукции и организации на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведения наиболее правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-психологических аспектов на предприятии, созидание положительного имиджа.

Необходимость принятия решений встает на всех этапах процесса управления и взаимосвязана со многими участками и аспектами управленческой деятельности. Процесс принятия решений очень точно отображает реальные проблемы, взаимоотношения и связи, сложившиеся в организации, а их постоянная последовательность характеризует непрерывность процесса управления.

Кроме процесса принятия решения, в работе были выбраны модели принятия управленческих решений.

Данные модели используются для более четкого и ясного понимания того или иного аспекта функционирования объекта путем отбора тех наблюдений, опыта, ощущений, предположений, которые имеют прямое отношение к анализируемой проблеме. Модель наименее сложна, чем моделируемый объект, и это позволяет руководителю наилучше разобраться в данной конкретной ситуации и принять правильное решение для фирмы.