Файл: Документирование и инвентаризация (Сущность, виды, цели и задачи инвентаризации).pdf

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для пересчёта. Материалы подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении. Ценности, находящиеся в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не совершается.

Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы нумеруются, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.

По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях. Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок.

После взаимной сверки каждая страница описи должна подписываться всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, но в случае инвентаризационной описи ООО «ЭРА-Строй» такое требование не выполняется, подписи только на последних страницах.

В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также суму всех ценностей.

На последней странице описи материально ответственное лицо даёт подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.

После окончания инвентаризации председатель комиссии один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

Фрагмент инвентаризационной описи ООО «ЭРА-Строй» представлен в таблице 8.

Таблица 8

Фрагмент инвентаризационной описи № 3 по субсчету 10.5 «Запасные части» на 20.11.2016 г.

На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию ООО «ЭРА-Строй» инвентаризационные описи тщательно проверяются и затем после проверки, выводится результат инвентаризации.

Бухгалтерией ООО «ЭРА-Строй» после тщательной проверки и обработки всех документов не позднее 4-х дней определяет окончательные результаты инвентаризации. На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в Инвентаризационной описи. В инвентаризационной ведомости остатков, составляемой бухгалтером ООО «ЭРА-Строй» в графе «отклонение» отражаются недостачи или излишки. Данные в инвентаризационных описях подвергаются тщательно проверке. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации ООО «ЭРА-Строй» предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

2.3. Рекомендации по совершенствованию процесса инвентаризации материальных запасов в ООО «ЭРА-СТРОЙ»

Качество, оперативность и экономичность осуществления инвентаризации во многом зависит от количественного и качественного состава инвентаризационной комиссии.

Для проведения инвентаризации необходимо привлекать руководителей или их заместители, бухгалтеров и других работников, имеющих хорошие знания цены, учёта и отчётности. Также важное значение имеет образование и стаж работы на занимаемой должности сотрудника, который участвует в проведении инвентаризации. В данном случае, у ООО «ЭРА-СТРОЙ» в составе инвентаризационной комиссии отсутствовали руководители.

По нашему мнению, контроль материалов инвентаризаций, для оценки их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо осуществлять посредством тщательного анализа всех нарушений заполнения инвентаризационных описей. При этом особое внимание обращать на признаки, говорящие о хищениях. Исправлений в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях ООО «ЭРА-СТРОЙ» не обнаружено.

Основном направлением совершенствования методов проведения инвентаризации для ООО «ЭРА-СТРОЙ» на наш взгляд являются:

1. Необходимо применять многочисленные документы, в которые будут записаны данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым и человеком, и ЭВМ.

Определение результатов инвентаризации это один из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения. При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить ТМЦ в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих ТМЦ. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации.

В данном случае руководитель ООО «ЭРА-СТРОЙ» не оказал должного внимание сличительным ведомостям, расследования по факту недостачи проведено не было, факт недостачи списан на финансовый результат компании.

2. Также, на наш взгляд, необходимо рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия.

Предварительные результаты определяются с помощью сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты имеют оперативный характер и документально не отражаются.

Улучшение качества проводимых инвентаризаций и повышение отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников может поспособствовать также контрольная проверка проведённых инвентаризаций.

3. Рекомендуется, также проверяя одноимённые ценности, которые находятся в одном хранилище, записывать их в разные места в инвентаризационной описи. Это необходимо для исключения искажений результатов инвентаризаций по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за период инвентаризации. Это доказывает необходимость проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут.

4. На сегодняшний день большое распространение при обработке инвентаризационных документов имеют различные средства вычислительной и организационной техники. По нашему мнению, ООО «ЭРА-СТРОЙ» также необходимо переходить на автоматизированную систему проведения инвентаризации.

Суть автоматизация процесса инвентаризации заключается в трех этапах.

Первый этап. Производят печать и маркировку объектов товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально ответственным лицом или бухгалтером на специальном принтере печатаются штрих-коды. После этого эти штрих-коды наклеивают на все объекты учёта (по каждому объекту отдельно). Данные штрих-коды печатают на предназначенной для этого клеящейся бумаге. Это сократит время нанесения инвентарного номера на объекты основных средств и объекты товарно-материальных ценностей. Кроме того, делает инвентаризационный процесс более эстетичным, так как нанесение номеров (краской и др.) может повредить объект учёта.

Первый этап является подготовительным и может занять много времени, особенно при переходе автоматизации процесса ручного способа нанесения маркировок. Но в последующем достаточно будет при поступлении объекта основного средства или товарно-материальных ценностей только распечатать штрих-код и приклеить его к конкретному объекту.

Второй этап. Это уже непосредственно процесс инвентаризация. В течение этого этапа члены инвентаризационной комиссии при помощи сканера считывают штрих-коды с объектов основных средств и товарно-материальных ценностей.

Третий этап. Заключается выгрузке и анализе проведённой инвентаризации – произойдёт автоматическое формирование всех документов.

К примеру, по автоматически сгруппированной сличительной ведомости можно затем сравнить фактическое наличие объектов основных средств и товарно-материальных и их документальным наличием и данными бухгалтерии.

Очевидна экономия времени. Это главное и самое значимое преимущество автоматизированного процесса инвентаризации. К положительным сторонам автоматизации процесса инвентаризации можно отнести:

- минимизацию трудозатрат при осуществлении инвентаризации и другого учёта имущества;

- снижение вероятности несанкционированной продажи имущества;

- своевременное определение окончания срока эксплуатации имущества;

- повышение уровня оперативного контроля движения основных средств и товарно-материальных ценностей;

-избавление от неточностей при приёме или выбытии основных средств;

- устранение установленных прямых злоупотреблений материально ответственных лиц;

-выявление неправильного отражения документальных данных в аналитическом синтетическом учёте;

- обработка и проведение и анализа дополнительных данных об имуществе.

Выводы:

Таким образом, в качестве основных направлений совершенствование процесса инвентаризации для ООО «ЭРА-СТРОЙ» могут быть:

привлечение в состав инвентаризационной комиссии руководителя, детальный анализ инвентаризационных описей и сличительных ведомостей4

- тщательное расследование причин недостач и излишков, применение действенных мер.

- инвентаризационной комиссии необходимо определять предварительные результаты на месте, сразу после окончания инвентаризации и до открытия предприятия.

- проверяя одноимённые ценности, которые находятся в одном хранилище, записывать их в разные места в инвентаризационной описи. Для исключения ошибки и искажения данных.

- переход ООО «ЭРА-СТРОЙ» на автоматизированную систему проведения инвентаризации: осуществлять печать и маркировку объектов товарно-материальных ценностей и основных средств с помощью специальных штих-кодов, применять автоматическое формирование документов по итогам инвентаризации.