Файл: Документирование и инвентаризация (Сущность, виды, цели и задачи инвентаризации).pdf

наименование инвентаризуемого предприятия;

фамилию материально-ответственного лица;

номер и дату приказа об осуществлении инвентаризации;

поименный состав инвентаризационной комиссии;

расписку членов комиссии о получение приказа об осуществлении инвентаризации;

наименование имущества подлежащего инвентаризации;

дату начала инвентаризации и ее окончания по приказу и по факту;

предварительный итог инвентаризации: размер недостачи, либо излишков, окончательный итог; [12.C.87]

дату утверждения итогов инвентаризации руководителем предприятия и дату принятия решения по недостаче (списание на финансовые результаты, на виновное лицо или передачу дел в суд). [9]

Информацию о фактическом наличии имущества подлежащего инвентаризации записываю в инвентаризационные описи или акты инвентаризации как минимум в двух экземплярах. Инвентаризационная опись также содержит расписку материально-ответственного лица. Наименования ценностей и объектов, подлежащих инвентаризации, их объем указывают по номенклатуре и в единицах измерения, используемых в учете. [21C.44]

Каждая страница описи содержит:

- прописью число порядковых номеров материальных ценностей;

- общее количество натуральных показателей, которые указаны на этой странице, независимо от единицы измерения. [14.C.8]

Незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На последней странице описи делают отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, которые осуществляют данную проверку.

Описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку о том, что проверка и внесение ценностей в опись происходила в их присутствии, претензий к комиссии отсутствуют, и ценности находятся на ответственном хранении материально ответственных лиц.

При этом нужно отметить, что на арендованное имущество и имущество, которое находится на ответственном хранении, составляют отдельные списки.[22C.120]

Оформление контрольных проверок происходит посредством «Актов контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей». В данном акте указывают:

место проведения инвентаризации, дату, состав комиссии;

должность, фамилию лица, которым проводится контрольная проверка;

результат контрольной проверки по порядку: указан в инвентаризационной описи – значение полученное в процессе контрольной проверки – итог.[12.C.76]

Акт контрольной проверки должен быть подписан лицом, которое проводит контрольную проверку, а также председателем и членами инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация осуществляется по каждому материально-ответственному лицу и месту хранения. Проверку фактического наличия имущества необходимо производить при обязательном участии материально-ответственных лиц. Комиссии также должно быть предоставлено и проверено весовое измерительное оборудование, должно быть соблюдены установленные сроки его клеймения. [19.C.4]

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с применением средств вычислительной и иной организационной техники, так и ручным способом. При ручном заполнении описи должны, использованы чернилами или шариковая ручка, записи должные быть сделаны четко и ясно, без помарок и подчисток.

При исправлении ошибок, это необходимо производит во всех экземплярах описей в форме зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Над всеми исправлениями должны быть подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц. В описи нельзя оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.[20.C.61]

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. [13.C.87]

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Материально-ответственное лицо дает расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.[12.C.76]]

Если материально-ответственные лица обнаружили после инвентаризации ошибки в описях, им необходимо немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии. В этом случае инвентаризационная комиссия проводит проверку указанных фактов, и при их подтверждении осуществляет исправление выявленных ошибок в указном выше порядке. [12]

Результаты сравнения инвентаризационных описей и регистров учета записывают в сличительную ведомость. В ней указывается фактическое наличие средств по результатам инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записываю только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. [3]

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе используемые при проведении инвентаризации, не являются обязательными к применению. Это значит, что организация имеет право либо самостоятельно разработать документы для оформления инвентаризации, либо продолжать использовать унифицированные формы. В любом случае применяемые формы документов должны быть утверждены руководителем организации.[12.C.4]

В целом процесс проведения инвентаризации, описанный выше, можно представить в виде схемы – рисунок 2.

Рис.2. Порядок проведения инвентаризации коммерческой организации [11]

На рисунке 2 представлено, что завершающим этапом инвентаризации является составление протокола комиссии - заключения о результатах инвентаризации, которые должные быть отражены затем в учете предприятия. Это может быть пересортица, недостача, излишки. Об использовании результатов инвентаризации и их отражении в учете более детально представим в следующем вопросе. [16.C.33]

Перейдем к порядку использования результатов инвентаризации.

1.3. Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации материальных запасов

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

-основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц; [13.C.7]

-убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации. [19.C.4]

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. [20]

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. [12.C.8]

В таблице 1 рассмотрим типовые проводки, отражающие недостачи или излишки материалов, выявленные в результате инвентаризации.

Таблица 1

Типовые проводки, отражающие результаты инвентаризации материалов

Таким образом, инвентаризация - это хороший метод контроля имущества, финансовой дисциплины, правильности отражения операций на счетах бухучета, обнаружения и исправления расхождений между данными по документам и фактическими.