Файл: Построение организационных структур (ОАО " ЭКСПОМАРКЕТ").pdf

Заместитель генерального директора, наделен прямым управлением, различными отделами. Им осуществляется рациональная и эффективная организация предприятия, и доводится до сведения сотрудников информация, посредством проведения собраний. Также им осуществляется мотивация сотрудников; контроль за работой отдела, посредством получения отчетности (месяц, квартал, год), и её анализа. Им анализируется результат деятельности, представляются полученные данные, для непосредственного руководителя. Заместителем генерального директора по эксплуатации, осуществляется обеспечение эксплуатации зданий, сооружений, а также оборудования в них (лифт, пандус и пр.). Ведется разработка как перспективных, так и текущих планов (графиков), разных видов ремонта оборудования, и иных основных фондов имеющихся у предприятия (здания, системы водоснабжения, канализация, воздухопроводы и т.п.), а также мер, направленных на улучшение их эксплуатации, и обслуживания. Помимо функциональных руководителей, перечисленных выше, Генеральному директору напрямую подчиняется секретарь-референт, совмещающий функции отдела персонала. То есть, занимается оформлением трудовых контрактов, а также переводом, или увольнением работников. Схема подчиненности Генерального директора, должна быть усовершенствована (минимизирована). Далее, рассмотрим ветви управления, заместителей Генерального директора. [19, c.656]

Менеджер по работе с клиентами, осуществляет анализ аудитории, клиентов являющихся потенциальными. Он выявляет потребности клиентов, а также уровень их, и направленность. Им разрабатываются методики по поиску клиентов, и планируется работа с клиентами, а также составляются схемы по обращению к клиентам. Проводит непосредственно, поиск клиентов, посредством всех доступных способов (размещая рекламу, направляя предложения при помощи коммуникаций, электронной почты, факсимильных сообщений, и т.д.). Также на нем находятся обязанности по составлению договоров, и расчету тарифных планов.

Контрольно-пропускная служба (КПС) - осуществляет, проверку сотрудников компании, на благонадёжность, и обеспечивает сохранность имущества, а также товарно-материальных ценностей компании.

Секретарь делопроизводитель, осуществляет предварительную сортировку документов, которые поступают для руководителя, на рассмотрение и подпись; собирается, обрабатывается и систематизируется информация, которая необходима руководителю, для работы; обеспечивается прием, регистрация, учет, контроль за исполнением документов, обеспечивается проведение телефонных переговоров руководителем; проводится ежегодный отбор документов, для архивного хранения, или уничтожения. [17, c.650]

Начальник распределительного центра - проводит оперативное управление, деятельностью складов; организует хозяйственные работы, связанные с функционированием склада; управляет коллективом склада: им проводится подбор, адаптация, и мотивация сотрудников, контролируются склады; осуществляется помощь менеджеру, по работе с клиентами; проводятся совещания, годовые отчеты, и инвентаризация; размещаются товары на складе.

После проведения исследования структуры организации, возникло предположение, о необходимости введения двух новых штатных единиц. В подчинение юридического отдела, перевести отдел персонала, для того чтобы освободить секретаря референта от двух должностей. А в подчинение заместителя генерального директора, поставить логистическую службу. У него в подчинении, будет находится распределительный центр, а также склад ответственного хранения, и участок ПРР, с отделом железнодорожных перевозок. [16, c.461]

В подчинении у начальника распределительного центра, будет находится: склад ответственного хранения, его работники, осуществляют прием, распределение, хранение товаров от небольших фирм. Также ими определяются и тарифицируются все услуги, которые предоставляются, какой-либо другой компании.

Участок (ПРР), осуществляет погрузо-разгрузочные работы контейнеров, и иных габаритных грузов, а/м, и проведение перегрузов.

Распределительный центр (центральный склад). На данном складе, происходит хранение и обработка товара, такой крупной компании, как О`Кей. Он занимает, практически всю территорию склада. Сотрудниками этого склада, собираются заказы, для магазинов, комплектуются, а также контролируется состояние товарных запасов, источников поступления товаров, их стоимость, условия по их поставке. [18, c.544]

Отделом организации учета и документооборота, принимаются и обрабатываются заказы от клиентов, выписываются все необходимые документы на товар; занимается выявлением недостач, а также излишков товаров на складе; принимается участие, в проведении инвентаризации, обрабатываются претензии, которые взаимосвязаны с грузчиками, комплектовщиками, занимающихся приемкой, сбором, доставкой товара клиенту.

В подчинении у заместителя генерального директора, находятся:

- АХО, которая отвечает, за уборку, и содержание помещений, а также связанных с ними территорий, учитывая санитарные и противопожарные нормы. Им осуществляется организация текущего и капитального ремонта строений, заключаются договоры на обслуживание, с поставщиками коммунальных услуг. Данный отдел, обеспечивает работников, необходимыми расходными материалами, для хозяйственного обслуживания, а также канцтоварами, а по согласованию с директором, и мебелью, оргтехникой. [19, c.656]

Инженер по охране труда, осуществляет проведение вводного инструктажа, по ОТ и ППБ; разрабатывает инструкции‚ локальные нормативные акты‚ программы обучения по ОТ‚ мероприятия по ОТ; осуществляет контроль, за соблюдением безопасных условий труда, а также промышленной безопасности, на объектах строительства; осуществляет взаимодействие, с контролирующими органами; проводит проверки знаний, у сотрудников, обучение, с последующей аттестацией; ведет учет, и расследование несчастных случаев.

Электротехнический участок, необходим для текущего ремонта, а также проведения ТО, элементов электрооборудования. К данным элементам, могут быть отнесены: различные генераторы, прерыватели-распределители, стартеры, и т.п. Помимо этого, на участке выполняется ремонт электроники, такой как штабелеры, погрузчики, электрокары.

Сантехнический участок, обеспечивает исправное состояние, безаварийную, надежную работу, обслуживаемых им систем центрального отопления, водоснабжения, канализации, водостоков, а также их правильную эксплуатацию, и своевременный качественный ремонт. [18, c.544]

Технико-эксплуатационным участком, обеспечивается технически правильная эксплуатация оборудования, а также иных основных средств; выполнение графиков по их ремонту; координируется работа мастеров, рабочих участка, и иных подчиненных сотрудников.

Основываясь на анализе действующей организационной структуры в ОАО "ЭКСПОМАРКЕТ", можно сделать вывод касающийся того, что в ней, нет полноценной логистической службы. В результате этого, на предприятии не создано эффективно организованной, аналитической деятельности.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы по управлению предприятием, дает возможность, увидеть то, что руководством предприятия, не уделяется внимания, проведению совершенствования. Структура организации является застывшей. Именно этот факт, выступает как одна из главных причин того, что предприятие, плохо выдерживает конкуренцию. Со временем, начав как прогрессивная и много обещающая компания, началась сдача своих позиций на рынке, в сравнении со складами имеющими класс А и А+. [16, c.461]

2.3 Анализ действующей регламентирующей документации

На сегодняшний день, в "Экспомаркете", полноценная система по набору и подбору кадров, отсутствует как таковая. Прием работников, происходит посредством традиционных способов, к примеру: объявления в СМИ, объявления на стенде компании, а также посредством сети Интернет. Определенная часть работников, принимается по рекомендации тех сотрудников, которые уже работают в компании. Функции отдела кадров, во время приема на работу, сведены к предварительной беседе с кандидатом, а также его направлением, для собеседования, к руководителю того подразделения, в которое намечается его приём. Положительное, или отрицательное решение руководителя подразделения, выступает как основание, для приема на работу. Никаких тестирований, а также собеседований (в виду имеется, профессиональное собеседование), не проводится с кандидатом. В случае вынесения положительного заключения от руководителя подразделения, происходит составление договора подряда, на месяц, для того, чтобы сотрудник прошел адаптацию. В случае успешного прохождения испытательного срока, отделом кадров оформляются необходимые документы, и готовятся приказы директора, о приеме на работу. Адаптацией работников, на практике практически не занимаются. В весьма редких случаях, для вновь принятого работника, назначается наставник. Данная ситуация, никаким образом, не способствует для резкого сокращения текучести кадров. Структура персонала в ОАО "ЭКСПОМАРКЕТ", в 2019 году, не претерпела существенных изменений, в сравнении с 2018 годом. За прошедшие несколько лет, наблюдалась тенденция, к омоложению персонала компании. Таким образом, с 2018 по 2019 год, средний возраст сотрудников компании, снизился, тем самым составив 33,03 года, в сравнении с декабрем 2018 года. При этом, большую часть составляют работники, которые находятся, в наиболее экономически, а также социально активном возрасте, до 45 лет. Данное сочетание как молодых, инициативных работников, так и опытных, высокопрофессиональных сотрудников, которые передают свои знания с умениями для молодых специалистов, представляет собой, достаточно оптимальную возрастную структуру персонала. Коллектив состоит из 154 человек, из них 93 мужчины и 61женщина. За отчетный период, с 01.01.2019 по 31.12.2019, по разным причинам было уволено 23 человека, а принято 31. Это смогло увеличить списочный состав, на 8 человек. Процесс подготовки, а также переподготовки кадров, системы также не имеет. Обучающих тренингов, которые постоянно действуют, в компании для рабочих не проводится. В основном, обучение осуществляется посредством самообразования, или при помощи наставников. [16, c.461]

В конце главы необходимо подвести итог. Структура исследуемой организации, является рабочей. Она закостенела, и на данный момент, не в полной мере отвечает современным реалиям. Но так как она рабочая, руководство не спешит её изменять или выбирать другую.

3. Совершенствование структуры управления организации

3.1 Определение нормы управляемости и расчет ее сменности руководителей и исполнителей в подразделениях

Основываясь на технико-экономических показателях предприятия, имеющихся за 2019 год, а также тех предложениях, которые связаны с изменением структуры управления, есть возможность произвести расчет, нормы управляемости, а также её сменности руководителей, посредством примера Генерального директора.

Исходные данные, которые необходимы для осуществления расчета, могут быть сведены в таблицу 1.

Таблица 1

Исходные данные для расчетов

Нагрузка на руководителя, определяется в качестве общей (суммарной) трудоемкости управленческих решений, которые принимаются руководителем, находящемся на конкретном уровне управления, на протяжении периода времени, согласно формулы: = , в которой: Qp - это суммарная трудоемкость в часах; Tх - это трудоемкость х-го управленческого решения в частах; Kхj - это число повторений х-го решения на х уровне; - это количество процедур.

Для того, чтобы определить число руководителей, которые необходимы для того чтобы принять управленческие решения указанной трудоемкости, может быть применена формула: Cp = Qp / Fd, в которой Cp - это расчетное число руководителей; а Qp - это трудоемкость принятия, управленческих решений в часах; Fd - это действительный фонд времени на одного сотрудника в часах. [16, c.461]

При помощи расчетов, нами было определено то, что количество руководителей, которые находятся в непосредственном подчинении у генерального директора, не должно превышать трех-четырех человек. В тоже время, на данном этапе, это является невозможным, из-за того что приведет к резкому изменению существующей структуры. Предлагая свои изменения, в уже существующую структуру компании, необходимо систематически стремиться к этому.

3.2 Разработка предложений по оптимизации структуры управления

Как было отмечено выше, предприятие способно успешно работать, только в случае наличия рациональной структуры в управлении. Существующая структура по управлению, должна претерпеть изменения, в следующих направлениях:

- сократить количество подчиненных у каждого руководителя, относящегося к высшему звену

- согласовывать функции по управлению

- изменять постановку задач, перед функциональными отделами.

Необходимо рассмотреть, предлагаемые структуры, для каждого управляющего высшего звена.

1) Генеральный директор:

- заместитель Генерального директора;

- заместитель генерального директора по эксплуатации;

- бухгалтерия;

- секретарь референт;

- юридический отдел.

Из непосредственного подчинения Генерального директора, выведен:

- отдел информационных технологий.

Данное подразделение, является малочисленным. Его наличие в подчинении у Генерального директора, предусматривает собой, чисто номинальную зависимость. [19, c.656]

Указанное подразделение, является необходимым реорганизовать, и как следствие, ввести в структуру управления, заместителя генерального директора.

Введение должности начальника логистической службы, основывается на необходимости по более эффективной работе компании, при этом снимая часть обязанностей, с начальника распределительного центра.

Необходимо заметить, что предлагается отдел информационных технологий, вывести из подчинения генерального директора, и перевести его, в подчинение заместителя Генерального директора. В связи с этим, в подчинении заместителя Генерального директора, будут находится:

- секретарь делопроизводства

- КПС

- менеджер по работе с клиентами

- отдел информационных технологий

- начальник логистической службы