Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО НПФ «АВК»).pdf

Отдельные бухгалтерские проводки с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" приведены в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Бухгалтерские проводки по списанию подотчетных сумм

Признание задолженности убытком не влечет ее аннулирования. Она должна учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". Для признания задолженности безнадежной в наличии должны быть документы, подтверждающие выдачу подотчетной суммы, срок ее возврата и пр., а также приказ руководителя о списании задолженности. С момента списания задолженности возникает доход у подотчетного лица в сумме невозвращенных денежных средств, который подлежит обложению НДФЛ.

Доход, подлежащий обложению НДФЛ, возникает и в случае, когда страховщик принимает решение о прощении долга. В такой ситуации рекомендуется оформить соответствующее соглашение с сотрудником (задолжником). Для того чтобы предотвратить сложности при учете операций с подотчетным лицами, бухгалтерии страховой организации рекомендуется осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или невозвращенных сумм необходимо незамедлительно востребовать их с ответственных лиц и принимать прочие меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск. Важно отразить кассовые операции и в налоговом учете. По результатам проведенного исследования мной было установлено, что в организации ООО НПФ «АВК» обязанности кассира выполняет работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. В ООО НПФ «АВК» для расчетов наличными денежными средствами имеется одно помещение кассы, которое специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств.

ООО НПФ «АВК» осуществляет работы и услуги непосредственно населению, при этом она использует контрольно-кассовую машину. Оформление кассовых ордеров в ООО НПФ «АВК» производится автоматизированным способом с применением программы «1С: Бухгалтерия 8.0». Рассмотрим бухгалтерский учет кассовых операции по данным предприятия ООО НПФ «АВК», согласно данных таблицы 2.6 Приложение Г.

В условиях рыночных отношений для получения объективных выводов о финансовом состоянии и платежеспособности ООО НПФ «АВК» необходимо проведение аудита денежных средств.

ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ООО НПФ «АВК»

3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета кассовых операций на предприятии

Как было отмечено во второй главе основным недостатком в организации и ведении бухгалтерского учета, контроля за сохранностью средств является не достаточно эффективно организованный внутренний контроль в ООО НПФ «АВК». Потребность в практических рекомендациях по организации и функционированию действенной системы внутреннего контроля в малых коммерческих организациях, учитывающей их специфику, остается по-прежнему актуальной.

Для малых коммерческих организаций характерен ряд специфических особенностей: ограничение или отсутствие разделения полномочий сотрудников, отвечающих за ведение учета и подготовку отчетности; преобладающее влияние владельца и (или) единоначального руководителя на все стороны деятельности организации; упрощенный порядок представления государственной статистической и бухгалтерской отчетности. В их структуре отсутствует служба внутреннего контроля.

Понятие внутреннего контроля как контроля, осуществляемого внутри экономического субъекта, в данном случае отождествляется с понятием контроля. Оба эти понятия в экономической литературе рассматривают в неразрывной связи с процессом управления с двух методологических позиций:

- как комплексную функцию и неотъемлемую часть управления деятельностью;

- как самостоятельный управленческий процесс и целостную систему.

В настоящее время все чаще говорят о таких функциях управления, как информационное обеспечение, планирование, учет, анализ, организация оперативного управления, мониторинг, контроль. Однако в силу того, что контроль состоит из различных процедур и процессов, которые связаны между собой в определенную целостность, контроль следует рассматривать в более широком смысле - как самостоятельную систему, встроенную в управленческую деятельность.

Будем рассматривать внутренний контроль в широком системном смысле как самостоятельную систему, встроенную в процесс управления организацией.

Система внутреннего контроля (СВК) в малых коммерческих организациях - это совокупность взаимосвязанных процедур контроля, осуществляемых для достижения целей организации и определения соответствия деятельности установленным требованиям. При этом отвечает за систему внутреннего контроля в организации ее руководитель.

Процесс организации и осуществления внутреннего контроля в малых коммерческих организациях включает три этапа:

- разработку модели СВК;

- реализацию модели на практике;

- оценку СВК.

На первом этапе для разработки модели СВК используем графическое представление системы (рис. 3.1). "Вход", "выход", "обратная связь" и "внешняя среда" - внешнее окружение системы. Внутренняя структура - "черный ящик", в котором осуществляется переход "входа" - "выход".

Внешняя среда │

┌─────────────────────────\│/────────────────────────┐

│ │

│ ┌──────────────────────────────────────────────┐ │

Вход │ │ │ │ Выход

──────────>│ │ Внутренняя структура │ ├─────┬────>

/│\ │ │ │ │ │

│ │ └──────────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │ │ │

│ └────────────────────────────────────────────────────┘ │

│ /│\ │

└────────────────────────────────┴───────────────────────────────┘

Обратная связь

Рисунок 3.1 - Графическая схема СВК

Для достижения цели создания СВК "выходом" может быть распорядительный документ по контролю (положение по внутреннему контролю и документы по результатам его проведения). Эта связь будет осуществляться через процесс управления, проводимый руководством коммерческой организации. "Входом" будут требования по обязательному осуществлению внутреннего контроля и рекомендации по организации и осуществлению внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни. Рекомендации по организации и осуществлению внутреннего контроля в организации сформулированы в Информации Минфина России N ПЗ-11/2013 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности" (далее - Информация Минфина).

Требования по обязательному осуществлению внутреннего контроля определены Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Кроме того, вопросы осуществления внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами:

- ст. 85 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах";

- ст. 47 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Внутренняя структура СВК - совокупность ее взаимосвязанных элементов. Согласно Информации Минфина «ведение внутреннего контроля связано с необходимостью получения уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает эффективность и результативность своей деятельности, достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) отчетности, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета».

Элементами СВК являются: контрольная среда, оценка рисков, процедуры внутреннего контроля, информация и коммуникация, оценка внутреннего контроля. Таким образом, графическая модель СВК в коммерческой организации будет иметь вид, представленный на рис. 3.2.

Система управления

│

\│/

┌─────────────────────────────┐

│ │

│ ┌───────────────────────┐ │

│ │ │ │

┌─────────────┐ │ │Элементы внутренней │ │

│ Требования к│ │ │структуры СВК: │ │

│осуществлению├─┐ │ │- контрольная среда; │ │ ┌────────────┐

│ внутреннего │ ├─────┘\ │- оценка рисков; ├──┴───┘\ │Положение по│

│ контроля │ │ Вход \│- процедуры │ Выход \│ внутреннему├──┐

└─────────────┘ │ /│внутреннего контроля; │ /│ контролю │ │

┌─────────────┐ ├─────┐/ │- информация и ├──┬─┬─┐/ └────────────┘ │

│Информация по│ │ /│\ │ │коммуникация; │ │ │ ┌────────────┐ │

│ внутреннему ├─┘ │ │ │- оценка внутреннего │ │ │ │Информация и│ │

│ контролю │ │ │ │контроля │ │ │ │документация│ │

└─────────────┘ │ │ │ │ │ │ │ по │<─┘

│ │ └───────────────────────┘ │ │ │ результатам│

│ └─────────────────────────────┘ │ │ контроля │

│ /│\ │ └────────────┘

└─────────────────┴────────────────┘

Информация от потребителей

Рисунок 3.2 - Модель системы внутреннего контроля коммерческой организации

Рассмотрим элементы внутренней структуры СВК более подробно. Контрольная среда отражает культуру управления экономическим субъектом, определяет общее понимание и создает надлежащее отношение сотрудников к организации внутреннего контроля и его осуществлению. Контрольная среда, в свою очередь, включает:

а) доведение до всеобщего сведения и поддержание принципа честности и других этических ценностей;

б) профессионализм (компетентность сотрудников);

в) участие собственника или его представителей в осуществлении внутреннего контроля;

г) организационная структура. Такая структура представляет собой систему, в рамках которой осуществляется финансово-хозяйственная деятельность; разрабатывается в соответствии с потребностями и масштабом деятельности организации;

д) наделение ответственностью и полномочиями, предполагающее разделение ответственности и полномочий в ходе осуществления деятельности и установление иерархии подотчетности сотрудников;

е) кадровые политика и практика, подразумевающие набор, адаптацию (инструктаж при приеме на работу), подготовку, обучение, оценку, консультирование, продвижение по службе, вознаграждение сотрудников.

Оценка рисков представляет собой выявление и анализ рисков. Под риском понимают событие, которое может произойти в будущем и нанести определенный ущерб. Организация ведет свою деятельность с учетом отраслевых, правовых и прочих внутренних и внешних факторов и сталкивается с большим числом рисков, которые в конечном счете могут иметь финансовые последствия. Наиболее распространенные риски хозяйственной деятельности в малых коммерческих организациях: возникновение злоупотреблений и нарушений; операционные риски, влияющие на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности; риски, связанные с компьютерной обработкой данных, и др.

Процедурами внутреннего контроля являются действия, которые помогают минимизировать риски. Информация и ее распространение (коммуникация) обеспечивает функционирование внутреннего контроля, основным ее источником являются документация внутреннего контроля и ее доведение до сотрудников своей организации.

Оценка внутреннего контроля осуществляется с целью определения эффективности СВК и необходимости изменения элементов внутреннего контроля. Осуществляется не реже одного раза в год, ее объем определяется руководителем. На втором этапе для реализации предложенной модели СВК на практике рекомендуется разработать следующие внутренние документы:

- положение по внутреннему контролю;

- должностную инструкцию сотрудника, осуществляющего внутренний контроль;

- формы проверок и отчетов по оценке системы внутреннего контроля.

В деле создания и надежного функционирования этой системы ведущая роль принадлежит руководству коммерческой организации. Оно должно определить и утвердить процедуры контроля, возложить на конкретных сотрудников контрольные функции по его осуществлению.