Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Традиционно организацией называют объединение людей, работающих совместно для достижения определенных целей. Коммуникации в организации представляют собой процесс взаимодействия людей, в ходе которого происходит, с одной стороны – обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности, а с другой – изменение участников этого взаимодействия под влиянием внешних и внутренних факторов. Эффективно организованные коммуникации являются важнейшим ресурсом взаимодействия, определяют успешность и долгосрочность контактов, хорошую репутацию организации и ее жизнедеятельность.

В настоящее время, повышаются требования к уровню коммуникативной культуры, включающей умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера, добиваться взаимодействия на основе соблюдения обоюдных интересов. Жизнь доказала, что успех любого дела в условиях рыночной экономики зависит не только от качества производимого товара или услуги, но и от умения взаимодействовать с людьми. Сегодня воздействие на сознание и поведение людей является той невидимой технологией управления общественной жизнью. Современный человек живет в условиях постоянного влияния и воздействия со стороны других людей и в то же время сам является субъектом влияния и воздействия.

Актуальность данной темы заключается в том, что коммуникация обеспечивает средства для производства решений и их исполнения, осуществления обратной связи, регулирования целей и процессов деятельности организации в соответствующей ситуации. Поэтому менеджер должен понимать природу человеческой психики, роль воли, эмоций, потребностей и мотивов, а также бессознательных механизмов в поведении человека; уметь дать психологическую характеристику личности, ее темперамента, способностей; владеть приемами воздействия на поведение работника, а также осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах.

Деятельность управления основывается на обмене информацией, поэтому коммуникации являются связующими процессами. В моей работе делается акцент на эффективность коммуникаций. Эффективный сотрудник – это тот, кто обладает способностью из общего потока коммуникаций отобрать наиболее выгодные для процесса работы.

Объектом данной курсовой работы служит ООО «Ойл-Логистик».

Предметом работы является модернизация коммуникаций на ООО «Ойл-Логистик».

Главная задача курсовой работы состоит в усвоении теоретических основ и получении некоторых практических навыков управления поведением людей (групп, организаций) в процессе труда.

Целью курсовой работы – изучение зарекомендовавших себя технологий, теоретических основ и современных тенденций, эксплуатация, разработка эффективности коммуникации на примере организации ООО «Ойл-Логистик», анализ деятельности предприятия.

Структура курсовой работы – введение, две главы, заключение.

Теоретической и методологической основой послужили труды ученых, психологов, экономистов по рассматриваемой теме. Научный подход позволяет выявить и использовать глубинные системообразующие факторы и приблизиться к истинному знанию. Метод научного познания подразумевает исследование свойств и особенностей объекта изучения, выявление его существенных признаков, качеств, закономерностей развития, связей, определяющих поведение человека. В процессе работы была использована учебная и методическая литература как зарубежных, так и отечественных авторов, материалы периодических изданий, а также сети Интернет.

Значимость курсовой работы заключается в том, что научные идеи, основы и выводы, относящиеся к управлению внутренних и внешних коммуникаций можно применить для любой другой организации или предприятия.

ГЛАВА 1. Понятие и сущность коммуникации в организации

1.1. Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Так существуют: транспортные, инженерные, информационные коммуникации. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Коммуникации – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. В процессе эксплуатации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности. Формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации достигается с помощью применения специальных технологий, инструментов, методов и механизмов [8, С.338].

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителей. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия.

В каждой организации реализовывается множество коммуникаций. Для обеспечения связи между организацией и средой, взаимодействия всех функций управления и согласованности принимаемых решений, необходимо хорошее знание средств коммуникации, уметь правильно применять их в процессе общения и преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Без отлаженной системы передачи информации от одного человека к другому с помощью жестов, речи или в письменном виде невозможна работа руководителей разных уровней. Уметь говорить, слушать, писать и читать – главнейшее качество менеджера. Процесс управления, эффективность совместного труда зависят от того, как управленец может принимать поступающие к нему данные, и отправлять нужную информацию тем, кто связан с ним общей деятельностью. В целом это означает, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникации в организации [9, С.127-134]. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он отправляет и получает сообщения, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям [2, С.213].

С помощью коммуникаций информация поступает руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций нет организации, так как без них невозможно обеспечить эффективную работу людей. Значение коммуникаций трудно переоценить, они необходимы для эффективности управления, утверждения авторитета руководителя, выражения его воли [5, С.23-34]. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности. У коммуникаций сложная и гибкая структура. Только знание закономерностей построения коммуникаций может принести успех.

Коммуникации подразделяются на две группы – формальные и неформальные (социальные и психологические). Формальные участвуют в процессе управления. Их специально проектируют, анализируют, совершенствуют, описывают. В организации они являются основными. Включают информацию организации со средой, внутренние коммуникации, которые протекают по восходящему и нисходящему направлениям, а также по вертикали, горизонтали и диагонали управления.

Коммуникации бывают либо межличностными (между людьми), либо организационными (между уровнями и структурными подразделениями внутри предприятия). Также организационные коммуникации диктуются потребностями организации в обмене информацией с другими организациями и подразделениями.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации. Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений. Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности и т. п.

Неформальные коммуникации зачастую возникают спонтанно и, как правило, не обсуждаются, хотя о их существовании знает каждый работник организации.

Считается, что эффективный руководитель обязан знать каналы неформальных коммуникаций в своей компании и уметь использовать их в определенных ситуациях. При необходимости провести преобразования, руководителю важно знать, как на них отреагируют сотрудники. Он намеренно использует утечку информации, а знание реакции на грядущие изменения работников позволяет принять ему правильное решение. Или, когда нужно быстро получить информацию о намерениях и возможных действиях определенных групп работников можно смело воспользоваться каналами слухов. Граница между этичным и неэтичным поведением очень тонкая и при ее нарушении руководитель может уронить свой авторитет, обрушив психологическую обстановку в компании.

Коммуникации – это связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация очень значима для участников коммуникации, ее цель – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить [10, С.124]. Для этого необходимо два лица – отправитель и получатель.

Отправитель формулирует смысл того, что он хочет передать другому участнику процесса коммуникации. Эта информация формируется в результате кодирования. Каналы, по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов и т.д.

Получатель принимает сообщение отправителя. Процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму называется декодированием. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к смыслу, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Передача считается осуществленной только, когда получатель реально получил сообщение. Результаты декодирования зависят от навыков, знаний, ожиданий, установок получателя.

Обратная связь – осуществляется, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Любой сигнал получателя отправителю (кивок, быстрый ответ по электронной почте и т.д.) помогает отправителю установить, получено сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию. Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1 [13, С.415].

Рисунок 1 – Этапы коммуникации и основные ее элементы

Коммуникации разделяют по видам:

1. По субъекту и средствам коммуникаций;
2. По форме общения;
3. По каналам общения;
4. По организационному признаку;
5. По направленности общения.

Первая подгруппа делится на межличностные и коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий.

Межличностные коммуникации происходят между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и символов общения. Ее эффективность, прежде всего, зависит от обратной связи. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи:

1. Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.

2. Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.

3. Описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности.

4. Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.

6. Готовность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.

7. Ясность. Работник должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.

8. Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.