Файл: Организационные коммуникации в системе управления предприятием.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В современных условиях развития экономики для устойчивого функционирования предприятий необходим поиск новых источников повышения эффективности хозяйственной деятельности. Все большее научное и практическое значение приобретают нематериальные факторы, одним из которых являются коммуникации. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо наличие, как минимум, двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

В настоящее время управление коммуникациями на предприятиях носит, как правило, бессистемный характер, при этом не учитываются коммуникационные потребности и долгосрочные интересы развития. В результате проявляются такие проблемы, как избыточная дли­тельность производственного и управленческого циклов, неспособность своевременно реагировать на изменение спроса, неполное использование кадрового потенциала. Особенно важно обеспечить эффективность коммуникационных про­цессов на предприятиях Казахстана.

Степень разработанности темы. В настоящее время теория и практи­ка располагают различными подходами к изучению коммуникаций в контексте теории управления представлены в трудах О. Виханского, Р. Дафта, А. Казанцева, Э. Короткова, Дж. Лафты, М. Мескона, Б. Мильнера, Э. Смирнова. Несмотря на значительное количество выполненных исследований, по нашему мнению, недостаточно проработаны организационные и экономические аспекты управления как внут­ренними, так и внешними коммуникациями, не установлена взаимосвязь и ин­струментальное наполнение основных этапов управления коммуникациями, от­сутствуют методические подходы к оценке состояния коммуникаций предпри­ятия, не сформировано организационное обеспечение реализации решений в коммуникационной сфере.

Цель и задачи исследования. Целью работы являет­ся исследование проблем коммуникаций в деятельности предприятия.

Для достижения указанной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

- рассмотреть коммуникации в системе управления предприятием;

- дать анализ производственно-хозяйственной деятельности ТОО «Алматы-Фото»;

-провести оценку внедренных процедур коммуникаций и его влияния на результативность управления персоналом;

-провести диагностику эффективности коммуникаций в ТОО «Алматы-Фото»;

-рассмотреть проблемы и перспективы развития современных форм коммуникации в ТОО «Алматы-Фото» и их влияние на управление персоналом.

Объектом исследования выступает ТОО «Алматы-Фото».

Предмет исследования - совокупность теоретических и мето­дических аспектов управления коммуникациями с клиентами.

Структура. Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и приложений. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты управления коммуникациями. Во второй главе проведен анализ управления коммуникациями в ТОО «Алматы-Фото». В заключительном разделе освещены пути совершенствования механизма управления коммуникациями.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ

1.1 Организационные коммуникации в системе управления предприятием

Основной тенденцией развития управления экономикой в последние годы является распространение информационных технологий, усиление взаимозависимости организаций-производителей, рост требований со сторо­ны потребителей, повышение динамичности и неопределенности внешней среды. Такого рода изменения приводят к тому, что традиционные конку­рентные преимущества (ценовая политика, технологии, качество продукции) становятся краткосрочными. Поэтому на первый план в обеспечении высоко­го конкурентного статуса выходят факторы нематериального характера.

По мнению Ю. Лехто и А. Матвеенко, «с перенесением центра созда­ния новой стоимости от производственных функций к маркетингу и обслу­живанию клиентов цели управления стали меняться. Если раньше они, преж­де всего, заключались в развитии внутренних управленческих систем и по­вышении эффективности организации труда, то сегодня — в формировании долговременных и гибких условий для обслуживания клиентов, обеспечении постоянной конкурентоспособности предприятия на рынке. Следовательно, руководство предприятия должно больше внимания уделять стратегическому управлению, подготовке персонала и развитию его способностей быстро реа­гировать на изменения рынка и требования клиентов, а также созданию гиб­ких организационных структур» [1, с.87].

Э. Коротков называет главной тенденцией развития менеджмента об­ращение внимания на человека как «ключевой ресурс организации», а также «создание условий для реализации его потенциала и способности к совмест­ной эффективной работе» [2, с.46]. Среди новых принципов управления Э. Коротков выделяет такие принципы, как «коммуникации, пронизывающие организацию сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали»; «атмосфера, спо­собствующая раскрытию способностей людей»; «своевременная реакция на изменения во внешней среде»; «методы работы с сотрудниками, направлен­ные на создание у них чувства удовлетворенности от своей деятельности»; «умение контактировать с поставщиками, покупателями, исполнителями и руководителями»; «честное отношение и доверие к людям» [2, с.46]. Клю­чевую роль в реализации названных принципов играет коммуникационная составляющая, поэтому руководство, думающее о долгосрочных перспекти­вах развития предприятия, должны уделять внимание построению эффектив­ных коммуникационных взаимодействий (внутренних и внешних). Это отно­сится к организациям всех размеров и организационно-правовых форм и от­ражает требования, предъявляемые развитием и эволюцией менеджмента.

Задача повышения эффективности управления промышленными пред­приятиями является особенно актуальной, поскольку последствия экономи­ческих реформ в значительной степени ослабили их позиции на отечествен­ных и зарубежных рынках. Для повышения конкурентоспособности пред­приятий необходимо обеспечение своевременной реакции на изменение спроса, сокращение производственного и управленческого циклов, повыше­ние надежности цепочки создания ценности на основе тесного взаимодейст­вия с поставщиками и потребителями, максимальное использование кадрово­го потенциала. Для достижения этих целей должны использоваться все ре­сурсы организации. Особенно важно обеспечить эффективное функциониро­вание внутренних и внешних коммуникационных процессов на предприятиях машиностроительного комплекса, выпускающих сложную наукоемкую про­дукцию по индивидуальным заказам. Требуется высокая степень согласован­ности действий и решений по всей цепочке создания продукта, что предъяв­ляет особые требования к организационным коммуникациям.

По мнению специалистов, «все недостатки линейно-функциональных структур, не позволяющие им оперативно приспосабливаться к быстро ме­няющимся условиям рынка, сводятся к затрудненному движению информа­ции. Причем это относится как к горизонтальным коммуникациям (когда ру­ководители и специалисты разных функциональных отделов просто не могут понять проблемы друг друга, говоря «на разных языках»), так и к вертикаль­ным. Кроме того, линейно-функциональным структурам свойственно мед­ленное принятие решений, искажение информации и «ведомственность» [3, с.25]. Далеко не все проблемы информационного характера решены и в тех организациях, которые были реструктуризированы и преобразованы а хол­динговые структуры. Выделение отдельных бизнес-единиц без одновремен­ного создания механизма взаимодействия и координации также порождает множество проблем, прежде всего — недостаточную согласованность в дейст­виях и решениях. На наш взгляд, решению перечисленных задач и снижению негативного влияния особенностей структурного построения на результаты будет способствовать управление организационными коммуникациями как постоянная целенаправленная деятельность, поддерживающая стратегиче­ские цели предприятия.

Любая организация создается и функционирует в процессе взаимодей­ствия людей. По мнению О. Матьяш, «изучать организацию в ее функциони­ровании и развитии — значит, прежде всего, изучать ее коммуникативные процессы, коммуникативные взаимодействия, как внутренние, так и внеш­ние» [4, с.43-44]. С каждым годом специалисты в сфере управления прояв­ляют все больший интерес к организационным коммуникациям. Результаты опросов, проведенных в Европе и США, показывают, что не только экспер­тами в сфере коммуникаций, но и руководителями признается значительная роль коммуникаций в достижении целей организации. С точки зрения Д. Гибсона, «система организационного развития включает в себя несколько направлений деятельности, в том числе организацию коммуникационных процессов» [5].

В теории менеджмента коммуникации называют связующим процессом пяти основных функций управления, выступающим основным средством обеспечения целостности и функционирования организации. «Коммуникация отвечает фундаментальной потребности эконо­мической системы: для экономической системы она то же, что кровообраще­ние для организма человека. Коммуникации являются основным энергетиче­ским вкладом, благодаря которому социальная система может существовать». По мнению В. Зигерта и Л. Ланга, «если нарушаются информа­ционные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само суще­ствование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывает­ся, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существо­вание и эффективная деятельность организации» [6]. Коммуникации - осно­ва для контроля и координации в организациях, они также обеспечивают ин­формацией, необходимой для эффективной реализации миссии организации [7, с.493].

Согласно ряду опросов, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% анг­лийских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработан­ность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций [8, с. 166]. Анализ научных исследований показал, что интересы ученых в основном сосредоточены вокруг проблем, показанных на рисунке 1.

К числу наиболее часто обсуждаемых проблем относятся:

• оказывают ли коммуникации влияние на эффективность деятельно­сти предприятия, и через какие параметры проявляется данное влияние?
• возможно ли управление коммуникациями, и должен ли применять­ся к коммуникациям полный управленческий цикл?
• каковы критерии эффективного управления коммуникациями?
• возможно ли измерение эффективности коммуникаций и создание методик, позволяющих судить о качестве коммуникационных процессов?
• оправдано ли отнесение коммуникаций к стратегическим факторам развития предприятия, и какова специфика стратегического управления ком­муникациями? [9, с. 125]

Актуальные проблемы в сфере организационных коммуникаций

Влияние коммуникаций на эффективность организации

Возможность измерения качества коммуникационных процессов

Возможность измерения влияния коммуникаций на деятельность организации

Возможность управления коммуникациями

Необходимость применения к коммуникациям полного управленческого цикла

Необходимость применения к коммуникациям элементов стратегического управления

Необходимость создания подразделений по управлению коммуникациями

Возможность управления коммуникациями

Рисунок 1 - Актуальные проблемы в сфере организационных коммуникаций [6]

В данном исследовании под коммуникациями предприятия понимают­ся организационные коммуникации, т.е. коммуникации, непосредственно связанные с деятельностью предприятия и реализацией его целей.

1.2 Функции, цели, классификация коммуникаций

Функции, цели, классификация коммуникаций широко представлены в работах многих авторов по менеджменту, теории управления, психологии менеджмента, управлению персоналом, общей теории. Коммуникации реализуют соци­альную, мотивационную информационную и регулирующую функции, кото­рые в совокупности позволяют осуществлять интеграцию и координацию деятельности предприятия. В стратегическом управлении коммуникации обеспечивают доведение стратегии до исполнителей и формируют требуемое поведение. По мнению К. Боумена, «если реализация стратегии терпит не­удачу, значит, организационные процессы (в том числе коммуникации) не оказали желаемого влияния на поведение» (таблица 1).

Таблица 1 - Роль коммуникаций на разных стадиях управленческого цикла*