Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретико-методологические подходы к анализу проблемы «коммуникации»).pdf

Отечественными аналитиками, исследующих рынок труда, отмечается тенденция критического восприятия сотрудниками распоряжений руководства и другой информации, которая поступает по каналам вертикальной коммуникативной связи. Приказам начальства наблюдается избирательное повиновение. Молодые специалисты в своих суждениях, профессиональных предпочтениях часто выражают независимость и автономность. При условии неудовлетворенности они с легкостью могут уволиться. В настоящих условиях, для молодого поколения исполнителей существенную роль выполняет степень удовлетворения личных потребностей и уверенность в защищенности. Однако, не все руководители принимают в учет данное обстоятельство.

Для того чтобы внутрикорпоративные взаимоотношения и коммуникативные связи перешли па более высокий уровень эффективности управления, необходимо при наличии сформулированной цели, располагать ясно выраженными принципами, корпоративными ценностями.

Для разработки шкалы социально значимых ценностей в организации необходимо участие самих работников, а не только руководителей. Разработку программы модернизации внутренних коммуникативных связей необходимо начинать с мониторинга управленческой среды и общей оценки организационной структуры компании. Далее следует основательно изучить тип и содержательную часть уже существующих коммуникаций. Данные шаги необходимы для оценки уровня информационно-эмоциональной удовлетворенности работников актуальным состоянием коммуникативных взаимоотношений. Результаты исследования позволят своевременно выявить трудности управления и напряженность в коллективе, устранив которые, можно избежать кризисной производственной ситуации.

Среди наиболее распространенных способов построения и реализации высокоэффективных коммуникаций между работниками и руководством выступают следующие: ящик предложений, общие собрания и конференции трудового коллектива, разработка и заключение коллективного трудового соглашения, внутрикорпоративная система договоров подряда и т.д. Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов^[15]:

• руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом - это воодушевляет и сплачивает людей;
• организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
• участникам собраний следует готовить вопросы заранее, в удобной для понимания форме;
• обязательно протоколировать мероприятие с последующей возможностью ознакомления и оповещения всех заинтересованных участников.

Выводы по первой главе.

Понятие «коммуникации» в узком смысле подразумевает обмен различными идеями, интересами, представлениями, установками между субъектами. Главными элементами коммуникационного взаимодействия выступают: отправитель, сообщение, канал, получатель.

В рамках коммуникативного взаимодействия могут возникать различные коммуникативные барьеры социального и психологического характера, которые тесным образом связаны с уязвимыми местами в определенном канале коммуникации или, а так же с погрешностями кодирования и декодирования. На современном этапе коммуникация выступает основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Посредством коммуникации производится сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами.

2. Исследование коммуникативных особенностей в организации

2.1 Система внутренних коммуникаций в организации

В целом, коммуникационные процессы, в которых участвуют организации, могут быть разделены на две крупные сферы:

• коммуникация внутри организаций
• внешняя коммуникация.

Данные сферы входят в компетенцию службы связи с общественностью (PR) которая является управленческой деятельностью, занимающаяся профессиональным управлением репутацией предприятия.

Как формальные, так и неформальные коммуникации реализуются согласно правилам грамматики внутригруппового общения. Отдельные работники могут выполнять как функциональные, так и дисфункциональные роли, притом, что в организационных условиях проявляются два параллельных ряда ролей: формальные и неформальные (например, неформальный лидер).

В силу того, что от руководителя организации многое зависит, изучению его функциям посвящен ряд социологических и психологических исследований. Как правило, выделяют следующие стили руководства: авторитарный, демократический и попустительский.

В организационной структуре предопределяется и направления коммуникационных потоков, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками данного предприятия^[16]:

• вертикальные коммуникационные направляются от администрации к рядовым членам, через приказ, постановку задач, убеждения, поддержки, контроля, кризисной коммуникации, а так же от рядовых членов к администрации, чрез отчет, запрос, служебную записку, профсоюз, собрание;
• горизонтальные коммуникационные потоки осуществляются между равными по статусу работниками организации, и выражается в форме производственной коммуникации, обмена мнениями, собрания, перекуров, беседы в кафе после трудового дня;
• внешние коммуникационные потоки проявляются в любых сообщениях, связанных с пересечением условной границы организации, выражаются в рекламе и корпоративной рекламе, статьях, интервью, выставках, презентациях, пресс-конференциях, пресс-релизах, кризисной коммуникация.

Для предотвращения негативной коммуникации во многих организациях предусмотрены охранные механизмы вроде: грифа «для внутреннего пользования», «для служебного пользования», «совершенно секретно». Охранные механизмы ограничивают число участников коммуникации определенным кругом лиц.

Вместе с базовыми коммуникационными потоками, в организации могут быть дополнительные, которые проявляются «по – диагонали», т.е. между руководителями и работниками различных подразделений, между работниками и руководителями различных организаций - «в сторону». Значительную роль играет в том числе неформальная коммуникация на всех уровнях, вроде неформальных групп вне рабочего времени (игра в теннис / футбол; «чаепития», «утренники», «вечера» и т. п.) ^[17].

Неформальные, дружеские или сопернические отношения могут, как тормозить выполнение задач организации, так и способствовать их выполнению. В отличии от западной организационной коммуникации отечественная характеризуется существенным превосходством неформальной стороны. Порой в деловом процессе возникает стоппер в силу неприятельских отношений взаимодействующих сторон. Неформальная коммуникация выполняет одну ведущих ролей в разрешении кризисных и конфликтных ситуациях, в результате того, что неформальные каналы действуют быстрее формальных, и фактически всегда доверие к неформальной информации значительно выше, нежели к формальному источнику.

В рамках процесса принятия решений структуру организации обслуживает система внутренних коммуникаций (СВК). Необходимо постоянно проводить анализ коммуникаций, в силу того, что отношения между специалистами различных рангов оказывают непосредственное и ощутимое влияние на деятельность предприятия, оказывая так же воздействие на мотивацию, на системы ценностей, позиции групп и конкретных работников. Помимо этого, в полной мере охватить внутриорганизационные отношения не представляется возможным без основательного изучения каналов, по которым происходит распространение информации.

Одной из ведущих проблем коммуникаций выступает проблема точности, своевременности, качественности достаточности информации. Все виды коммуникации, будь то формальные или неформальные подчиняются некоторым базовым законам:

1. Перед тем, как общение установится, с обеих взаимодействующих сторон должны быть определены его цели.

2. Прочность коммуникации формируется в том случае, когда обе стороны могут размеренно и постепенно добиваться результатов, без лишней спешки.

3. Для эффективности коммуникаций значительную роль выполняют физическое и психологическое их окружение, в том числе и способность быстрого приспособления к определенным условиям.

4. При использовании невербальных способов общения (интонации, тембр голоса, положение тела) коммуникации являются наиболее эффективными.

5. Эффективность коммуникаций повышает ценная и полезная для реципиента информация, даже при отрывочных контактах.

6. Для контроля качества и содержания информации, а так же качества коммуникации необходима рефлексия.

7. В рамках организации коммуникации должны строиться на долгосрочных интересах и целях. Данные аспекты повышают их устойчивость и гибкость в ежедневной работе.

8. Значительную роль для коммуникаций выполняет практика активного слушания, которая в первую очередь связана с прекращением собственной речи, доброжелательным вниманием к собеседнику, отсутствием спора и посторонних занятий в процессе беседы и попытке принять точку зрения собеседника (или хотя бы понять ее).

Из устойчивых двусторонних и односторонних каналов в организации образуется коммуникационная сеть. Она опирается на внутрифирменное общение и в основном носит неформальный характер, как и общение в небольшом коллективе в целом. Современное психологическое управление утверждает, что руководство должно принимать активное участие в неофициальном общении. Кроме того, руководитель может воспользоваться неформальными коммуникационными каналами для быстрого распространения важной информации. Этот подход представляется эффективным в условиях существования небольшого коллектива. С его помощью можно с высокой степенью достоверности определить внутренние пружины личностного общения — цели и мотивы общения.

Все личные взаимоотношения имеют, по крайней мере, одну из четырех основных целей ^[18]:

- формирование правильного представления об окружающем мире и обществе, в том числе — и о себе самом;

- выражение чувств и эмоциональный контакт с окружающими;

- влияние на поведение других, в том числе — его изменение в желательную сторону;

- деловые цели.

В каждом конкретном случае общение преследует несколько целей,__ но определяющую роль будет играть одна из указанных.

Отметим, что, с точки зрения каждой отдельной личности, деловые цели являются отнюдь не единственной составляющей человеческих взаимоотношений. Более того, по мнению П. М. Дизеля и У. Маккинли Раньяна, самой важной и широкой функцией человеческих личных отношений можно считать формирование правильного представления об окружающем мире, обществе и себе самом, что также подтверждается исследованиями в области мотивации. Именно реализация этой цели общения позволяет каждому человеку удовлетворить целый ряд потребностей высшего уровня.

Для идентификации мира, общества и самосознания решающее значение имеют следующие факторы: восприятие, коммуникации, роль человека в организации. Таким образом, построение эффективной системы внутренних коммуникаций в организации является важным и необходимым условием ее процветания.

Система внутренних коммуникаций (СВК) — совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между сотрудниками. При этом можно выделить в качестве субъектов коммуникаций топ-менеджеров, линейных менеджеров и сотрудников специализированных подразделений, осуществляющих работу с СВК в организации.

В идеале СВК в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать следующим принципам:

- открытости;

- простоты и понятности;

- регулярности;

- достаточности;

- комплексности;

- достоверности;

- своевременности.

Коммуникации должны быть ясными, точными, давать необходимую информацию, относящуюся к профессиональной деятельности. Они должны создавать атмосферу доверия, улучшать социально-психологический климат в коллективе.

Основными критериями оценки эффективности системы внутренних коммуникаций являются^[19]:

- количество коммуникационных каналов;

- качество выполнения совместных работ, требующих усилий разных подразделений компании одновременно;

- количество промежуточных звеньев при передаче информации;

- своевременность распространения информации;

- адекватность применения информационных каналов сферы деятельности предприятия;