Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретико-методологические подходы к анализу проблемы «коммуникации»).pdf

Введение

Актуальность исследования обусловлена тем, что в условиях организации коммуникация охватывает все формальные и неформальные средства, на базе которых происходит передача информации между работниками вверх, вниз, и по горизонтали. Данные способы взаимодействия используются работниками и руководством для распространения официальной информации, сплетен или слухов.

В организационных условиях возникает проблема с направлением многочисленных сообщений таким образом, чтобы они способствовали улучшению отношений с клиентами, поддерживали удовлетворенность сотрудников, развивали обмен знаниями в рамках всей организации, а самое главное, повышали ее конкурентоспособность и общую эффективность деятельности.

Различные формы коммуникации, или же их отсутствие, могут выражаться в специфических последствиях. Коммуникацию необходимо рассматривать как непрерывный, систематический процесс, в рамках которого заинтересованные стороны в компании узнают то, что им необходимо знать. Несмотря на то, что не каждая информация может быть представлена широкому кругу людей, однако открытое и свободное общение в организационных условиях на всех ее уровнях необходимо поощрять.

Роль коммуникации в организации велика. Значительная роль в формировании рабочей деятельности, выраженной в планировании, организации, управлении и контроле отводится эффективной коммуникация, которая оказывает существенную помощь в выполнении менеджерам и руководителям собственных обязанностей. Руководители доводят информацию до своих подчиненных, которым она необходима для достижения командных целей.

Таким образом, эффективная коммуникация на всех уровнях является неотъемлемым залогом успеха и процветания всей организации.

Цель исследования: изучить особенности коммуникаций в организации

Объект исследования: коммуникации.

Предмет исследования: особенности коммуникаций в организации.

Гипотеза исследования: эффективность деятельности организации зависит от таких особенностей коммуникации как:

• высокий уровень общительности;
• ориентация в процессе взаимодействия на людей, где принимаются в учет потребности, мотивы и чувства сотрудников;
• ориентация на действие, связанное с обсуждением результатов, конкретных вопросов, поведения, ответственности, опыта, достижений, решений.

Задачи исследования:

1. Раскрыть сущность понятия «коммуникация»;

2. Определить коммуникативные барьеры;

3. Рассмотреть коммуникацию как функцию управления организацией;

4. Описать систему внутренних коммуникаций в организации;

5. Провести диагностику особенностей коммуникации на примере организации;

6. Описать построение эффективной системы внутренних коммуникаций.

Методы исследования:

1. Теоретический анализ литературных источников;

2. Эмпирический анализ методик: тест уровня общительности Ряховского, тест «Ваш стиль общения»;

3. Количественный анализ.

Теоретической базой исследования послужили работы таких авторов как: Г.М.Андреева, Е.Борисова, А.Л.Гапоненко, В.А. Мельма, Е.П.Жарковская, У.Брэддик и др.

Практическая значимость исследования, заключатся в использовании материалов исследования в построении эффективных систем внутренних коммуникаций для различных организаций.

1. Теоретико-методологические подходы к анализу проблемы «коммуникации»

1.1 Сущность понятия «коммуникации»

Если рассматривать понятие «коммуникации» в узком значении, то подразумевается факт межличностного обмена различными идеями, интересами, представлениями, установками между субъектами. Изначально данный процесс выделялся только в рамках совместной деятельности, затем процесс приобрел семиотическую спецификацию. Информация представляет собой набор сведений, которыми субъекты обмениваются между собой, и тогда сам процесс коммуникации можно рассматривать как процесс обмена информацией. Следовательно, можно рассматривать весь процесс человеческой коммуникации в рамках концепции информации, такое рассмотрение характерно для некоторых систем социально-психологического знания. Тем не менее, с точки зрения методологии данный подход не является корректным, так как не принимаются в учет определенные важнейшие характеристики коммуникации, которая не связана напрямую с процессом передачи информации. Так же, в данном подходе обращается внимание, главным образом, на одно направление потока информации - от коммуникатора к слушателю. Рассмотрение человеческой коммуникации с позиции информации обращает внимание только на формальную сторону дела, в то время как в рамках взаимодействия информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

В связи с этим используя определенные положения теории информации при рассмотрении коммуникации, следует четко расставить все акценты и определить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми^[1].

Главными элементами коммуникационного взаимодействия выступают: отправитель, сообщение, канал, получатель.

• Отправитель, это человек который генерирует идею или собирает информацию и передает ее.
• Сообщение – информация, закодированная в виде символов.
• Канал – средства передачи информации.
• Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация^[2].

Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

Таблица 1

Классификация коммуникации

При создании информационной подструктуры организации деятельности управление должно решить три задачи:

1. организация коммуникативных сетей;

2. повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

3. полноценное использование информации для решения задач управления.

Данные задачи тесно связаны с познавательно-коммуникативными факторами. Для повышения эффективности управления следует принимать в учет и совершенствовать данную группу психологических факторов.

Информационное сообщение - содержание информации, которая передается от одного лица другому. Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений.

Различают индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, которые выполняются определенным лицом в коммуникативной сети^[3].

Коммуникативная сеть является сложной системой коммуникативных информационных потоков, которые постоянно циркулируют по всем элементам организации и обеспечивают ее деятельность. Схема циркуляции информации задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации^[4].

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами^[5].

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный и невербальный);

-различия в восприятии информации;

-различия в статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю;

-диалога – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

-обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

Выделяют следующие способы коммуникации:

-разговорный (устный, вербальный);

-письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

-невербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения)[6]

Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Известно, что использованию речи сопутствуют процессы, препятствующие достижению взаимопонимания:

• возможность использования двух типов значений: денотативных (формальные определения, дефиниции: «молоток» - инструмент для забивания гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями: «молоток» - нечто тяжелое, холодное);
• полисемия (многозначное толкование одного и того же слова) и синонимия (использование разных слов для обозначения одного и того же явления).

Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие ^[6]

1. оптико-кинетическая;

2. пара- и экстралингвистическая;

3. организация пространства и времени коммуникативного процесса;

4. визуальный контакт.