Файл: Особенности налогового учета и отчетности субъектов малого предпринимательства, применяющих упрощенную систему налогообложения.pdf

Книгу учета могут запросить внешние пользователи – налоговики и собственники.

Налоговые инспекторы могут запросить Книгу учета доходов и расходов в ходе камеральных и выездных налоговых проверок [п. 12 ст. 89 и ст. 93 НК РФ]. На основе Книги учета контролеры проверят правильность расчета единого налога при упрощенной системе налогообложения. Представить Книгу учета в налоговую инспекцию необходимо в течении 10 рабочих дней с момента, как поступило соответствующее требование. Вручить требование могут лично, по почте или по телекоммуникационным каналам связи.

Если налогоплательщик отправляет Книгу учета через Интернет, ее необходимо подписать квалифицированной электронной подписью. Если на бумаге, то нужно снять копию, прошить все листы и заверить подшивку у руководителя. Если не предоставить Книгу учета доходов и расходов по требованию ИФНС, компании могут выписать одновременно два штрафа:

• на организацию или предпринимателя – в размере 200 рублей [п. 1 ст. 126 НК РФ];
• на руководителя или главного бухгалтера – в сумме от 300 до 500 рублей [ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ].

Но следует учесть важный момент. Если ранее руководителя и главного бухгалтера компании не привлекали за подобное нарушение, то от штрафа по КоАП РФ из могут освободить. А выпишут только предупреждение. Такая льгота предусмотрена с 4 июля 2016 года для всех субъектов малого и среднего бизнеса, которые совершили административное нарушение впервые [Федеральный закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ, далее Закон № 316-ФЗ]. Первое это правонарушение или нет, чиновники определят по своей внутренней базе. Компании не придется доказывать, что нарушение совершено впервые.

Учредители организации могут попросить бухгалтера ознакомиться с любыми документами, связанными с работой компании. Это нужно им для того, чтобы принимать верные решения для бизнеса на УСН. Книга учета доходов и расходов на Упрощенной системе налогообложения не является исключением. Поэтому, если собственники попросили Книгу учета доходов и расходов, ее необходимо представить для ознакомления.

Если организация не предоставит Книгу учета учредителям, они вправе обратиться в суд. Тогда суд обяжет компанию показать Книгу учета.

2. Учет и отражение расходов на заработную плату

Если организация или ИП применяет УСН с объектом доходы минус расходы, то можно учесть выданную работникам зарплату, включая начисления стимулирующего характера (премии и зарплаты) в расходах на оплату труда [подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 и ст. 255 НК РФ]. Однако, можно признать только премии, которые носят производственный характер. Например, поощрения за высокие показатели работы. Премии, которые не связаны непосредственно с выполнением работником трудовых обязанностей, нельзя считать обоснованными. Например, премию к празднику или ко дню рождения. Что касается доплат, то их можно включить в расходы, если они предусмотрены законодательством. Это суммы, выдаваемые за сверхурочно отработанные часы, а также работу в выходные, праздники или ночью.

Организации или ИП на УСН ведут налоговый учет кассовым методом, поэтому отражают расходы в день оплаты [п. 2 ст. 346.17 НК РФ]. Но не все виды выплат сотрудникам можно учесть в день оплаты. Например, авансы по заработной плате за первую половину месяца сами по себе расходами не являются. Ведь к моменту выдачи аванса зарплата еще даже не начислена. Поэтому в Книге учета доходов и расходов авансы отражаются в последний день того месяца, когда они были выданы. Так как именно в последний день отработанного месяца начисляется зарплата. А вот все остальные выплаты отражаются в расходах при УСН по факту выдачи этих сумм.

НДФЛ с заработной платы при УСН с объектом доходы минус расходы учитывается в составе расходов на оплату труда [подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ]. Но включить налог в расходы можно при условии, что и зарплата, и сам налог с нее уплачены. Соответственно, если налог перечислен в день выплаты работнику зарплаты, в Книге учета можно сделать одну запись на общую сумму начисления с учетом налога. Если НДФЛ перечислен позднее, следует одной строкой показать сумму выданной заработной платы (без НДФЛ), другой – сумму уплаченного налога.

3. Учет и отражение основных средств

Любой серьезный бизнес, пусть и малый, предполагает наличие каких-либо основных средств. Это может быть компьютерная техника, производственное оборудование, автомобили и даже недвижимость. Порой компании берут все необходимое в аренду, но нередко принимают решение и самостоятельно купить основные средства либо построить. Кроме того, основные средства фирма может получить от своего учредителя – при формировании уставного капитала или в дальнейшем, в качестве финансовой помощи.

В налоговом учете основными средствами с 1 января 2016 года признается имущество, которое можно отнести в состав амортизируемого по правилам главы 25 НК РФ, предназначенной для плательщиков налога на прибыль [п. 4 ст. 346.16 НК РФ]. Понятие амортизируемого имущества закреплено в пункте 1 статьи 256 НК РФ. Там сказано, что амортизируемым является тот объект, который находится у фирмы на праве собственности, используется для получения дохода, служит более 12 месяцев, а его стоимость превышает 100 000 рублей.

Рассмотрим способы отражения основных средств при упрощенной системе налогообложения, полученных фирмой разными способами. Стоимость объекта, полученного в качестве вклада в уставный капитал нельзя списать на расходы при УСН. Так как за такое имущество компания не платит. А экономические субъекты, применяющие упрощенную систему, вправе учитывать затраты только при условии их оплаты [п. 2 ст. 346.17 НК РФ]. Дохода в данном случае так же не возникнет, так как поступивший объект выводится из-под налогообложения, независимо от того, какова доля учредителя, внесшего имущество.

Основное средство может быть выявлено в ходе проведения инвентаризации. На расходы при УСН цену выявленного объекта отнести нельзя, так как организация его не оплачивала [п. 2 ст. 346.17 НК РФ]. А вот в доходы придется включить рыночную стоимость имущества.

Основное средство, приобретаемое за плату можно отнести на расходы при УСН, можно только после того, как оно будет полностью оплачено и введено в эксплуатацию. Если же куплен объект недвижимости, то потребуется еще сдать документы на государственную регистрацию права собственности. Кроме того, имущество должно использоваться в производственной деятельности, иначе расходы на его приобретение не будут экономически обоснованными [п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ]. Если соблюдены все условия для учета основного средства, затраты на его покупку включаются в расходы по УСН ежеквартально равными долями в течение первого календарного года использования объекта.

Стоимость имущества, купленного в рассрочку, списывается на затраты при УСН по мере его оплаты [подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ]. Но учитывать уплаченную сумму следует не сразу в текущем квартале, а распределяя ее по кварталам, оставшимся до конца года. При этом нужно относить цену на затраты в последнее число каждого отчетного (налогового) периода. Если до конца года задолженность по объекту осталась не погашенной (такое возможно, когда рассрочка дана на несколько лет), то неоплаченные части переносятся на следующий год. И далее продолжает учитываться в таком же порядке, то есть после оплаты распределяется по кварталам.

Расходы на покупку основных средств отражаются в разделе II Книги учета – отдельно по каждому объекту. Записи делаются на последнее число отчетного (налогового) периода в размере фактически уплаченных сумм. Итоговые данные из раздела II переносятся в раздел I Книги учета – графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы». В Книге учета цена объектов отражается вместе с НДС. Отдельной строкой налог не фиксируется, так как он учитывается в стоимости имущества.

Для того, чтобы списать на строительство объекта основных средств при Упрощенной системе налогообложения, должны быть выполнены следующие условия: все расходы по строительству объекта и имущество введено в эксплуатацию. А если был построен объект, право собственности на который нужно зарегистрировать, то следует еще сдать документы на госрегистрацию [п. 3 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ]. При выполнении всех условий затраты относят в расходы при УСН ежеквартально равными долями в течение первого календарного года использования объекта.

Расходы на ремонт основных средств при УСН (как на текущий, так и на капитальный) можно списывать единовременно [подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ]. При этом, если работы выполняет стороннее лицо, организация вправе учесть их стоимость после подписания акта выполненных работ и оплаты. Если же организация или ИП проводит ремонт своими силами, то все траты, включая материалы, купленные для ремонта, списываются в обычном порядке. То есть, например, стоимость материалов можно списать сразу после того, как ценности получены и оплачены. Также не стоит забывать, что траты должны быть обоснованными. Например, расходы на ремонт помещения можно принять при УСН, только если оно используется в хозяйственной деятельности. В Книгу учета цена ремонта записывается после его фактического выполнения на дату оплаты и фиксируется в графе 5.

У компании может возникнуть необходимость модернизировать (реконструировать) имущество, еще не введенное в эксплуатацию. Тогда все расходы включаются в его первоначальную стоимость [абз. 9 п. 3 ст. 346.16 НК РФ]. А после того, как актив начнет использоваться, можно списать всю цену. Если же объект уже эксплуатируется, но стоимость его еще не учтена, то на сумму работ следует увеличить первоначальную цену. И списать ее вместе с затратами равными долями до конца года. Когда же стоимость объекта уже отнесена на расходы, затраты списывают сами по себе равными долями до конца года.

Организация может не только приобрести или построить основное средство, но и продать его, тогда встает задача как отразить продажу при Упрощенной системе налогообложения. В налоговом учете нельзя списать остаточную стоимость объекта, определенную по правилам бухгалтерского учета. Поскольку статья 346.16 НК РФ содержащая закрытый перечень затрат на УСН, не предусматривает учета остаточной стоимости объектов при их выбытии. Основные средства, купленные в период применения УСН, и так списываются полностью на расходы в первый же год их эксплуатации. А вот выручку от реализации имущества следует отнести на доходы [п. 1 ст. 346.15 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ].

Если фирма или ИП покупает и продает имущество в одном налоговом периоде, то следует восстановить ту стоимость объекта, которую уже успели списать. После чего можно отнести на расходы часть стоимости по менее выгодным нормам. А именно разрешено учесть амортизацию, рассчитанную по правилам установленных для плательщиков налога на прибыль [гл. 25 НК РФ]. То есть фактически налоговую базу по УСН придется пересчитать. Аналогично нужно поступить, когда основное средство сроком службы до 15 лет компания реализует раньше, чем прошло три года после того, как его стоимость была списана. Или если объект сроком эксплуатации больше 15 лет продан до того, как закончились 10 лет с момента, когда он был приобретен.

Считать амортизацию нужно исходя из установленного в учетной политике способа. Начисляются суммы ежемесячно со следующего месяца после того, как объект был оплачен продавцу и введен в эксплуатацию. Последняя сумма начисляется за месяц, в котором имущество продано. Таким образом, база пересчитывается за весь период пользования объектом вплоть до его выбытия. Оформить перерасчет следует бухгалтерской справкой на дату продажи объекта. В тот же день нужно отразить корректировки в Книге учета доходов и расходов. А именно в разделе I в графе 5 надо показать со знаком «минус» расходы, которые следует исключить из налоговой базы. А сумму амортизации, которую нужно добавить, надо записать в эту же графу как обычный расход. Соответствующие изменения следует внести и в раздел II Книги.

После этого можно рассчитать «упрощенный» налог, а также авансы по нему, которые нужно доплатить в связи с пересчетом. Перечислить в бюджет следует сумму недоимки и пени. Также нужно предоставить уточненную налоговую декларацию в ИФНС. Этого можно не делать, только если корректировки производились за год, по которому еще не сдавалась декларация. Тогда нужно учесть все поправки при оформлении первоначальной отчетности.

У организации или ИП может быть имущество со сроком службы более года, но стоимостью 100 000 рублей или ниже. Такое имущество в налоговом учете является материальным расходом. Его следует списать на затраты единовременно после оприходования, оплаты и ввода в эксплуатацию.

4. Учетная политика для целей налогообложения

Учетная политика – это совокупность выбранных организацией методов ведения бухгалтерского и налогового учета. В ней отражают положения, касающиеся случаев, когда для учета применима много вариантность. Например, есть несколько способов учета того или иного объекта, и организация вправе выбрать наиболее удобный для нее. Кроме того, есть вопросы, которые в законодательстве не раскрыты, и организациям приходится разрабатывать недостающие правила учета самостоятельно и фиксировать их в учетной политике. Учетную политику для целей налогообложения составляют все экономические субъекты, независимо от выбранного объекта налогообложения. Обособленное подразделение не вправе составлять свою учетную политику [п. 9 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, далее ПБУ 1/2008]. Представлять учетную политику не нужно, такого требования в НК РФ нет. Инспекторы могут попросить этот документ только во время выездной налоговой проверки.