Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Также можно определить условия, которые СУБД будет использовать для обеспечения правильности ввода данных. Можно задать отношения между совокупностями данных (таблицы) и возложить на СУБД обеспечение совместимости и целостности данных.Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных, например: текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты) и представления данных для вывода на экран или печать.

Так как Access является современным приложением Windows, в распоряжении оказываются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange - Динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE позволяет выполнять функции и производить обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access можно использовать макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамического обмена данными с другими приложениями. Технология ActiveX является более совершенной технологией Microsoft, которая позволяет устанавливать связи с объектами другого приложения или внедрять объекты в базу данных Access. Это могут быть рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows, поддерживающих технологию ActiveX.Access воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open Database Connectivity - Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL Server.

Реляционная СУБД предоставляет разнообразные средства для работы с данными. Можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Он позволяет определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое возможностями средство графического построения запроса - запрос по образцу обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос.

Когда возникает необходимость коллективного использования информации, только настоящая система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из них не будет сохранено, либо будут сохранены все.

Для того чтобы успешно решить задачу об учете расхода металла на предприятии необходимо приложение Microsoft Office 2003 для Windows XP.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет Microsoft Office.

Приложение Microsoft Office объединяет удобные и простые в использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения регулярных повседневных задач.

Семейство Microsoft Office обладает широкой встроенной поддержкой технологий Интернета. В результате Office является наилучшим набором инструментов для создания и управления интранет-документами, а также для осуществления быстрого и удобного доступа к данным в интранет-сетях.Office разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей - возможность эффективного управления процессом установки и эксплуатации информационных систем и решений Microsoft Office.

В Microsoft Office панели инструментов являются таким же общим компонентом для разных приложений, как механизм проверки орфографии. Будучи установленным единожды, они используются всеми приложениями Microsoft Office, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений. Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

При сборе и регистрации информации особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций.

Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления компанией особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.

Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ЭВМ запроса на нужную информацию.

Обработка информации производится на ЭВМ в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов. Обработка может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране.

Сбор исходной информации осуществляется из следующих источников.

· первичные документы

· отчеты

· сводки

· инвентаризация

Основной задачей организации внедрения системы управления предприятием является интеграция и оптимизация всех основных бизнес-процессов, реализуемых предприятием, таких как закупки, запасы, производство, продажа, планирование, контроль над выполнением плана и т.д.

Рассмотрим подробнее процесс заказа покупателем определенного товара в компании "КЛАСС-СЕРВИС" в целом и процесс внутреннего учета заказов покупателей в частности.

В настоящее время в ООО "КЛАСС-СЕРВИС" данный процесс построен следующим образом:

1. Покупатель делает заказ менеджеру по продажам по телефону, e-mail или при личной встрече;
2. Менеджер по продажам формирует в Excel заявку для отдела снабжения с указанием количества и номенклатурных номеров требуемой заказчиком продукции. Направляет по электронной почте в отдел снабжения.
3. Отдел снабжения, получив заявку по электронной почте, определяет наличие товара на складе и в случае его присутствия в нужном количестве дает ответ о возможности отгрузки отделу доставок.
4. В случае отсутствия товара, формируется 1 раз в 3 дня сводная заявка на склад в г. Москву или Санкт-Петербург о потребностях компании в тех или иных товарах. Заявка обрабатывается на общем складе в Москве и 1 раз в неделю отправляется машина с товарами. В случае срочной доставки используется транспортная компания.
5. После подтверждения заказа, происходит его оплата.
6. Если товар оплачен и его можно отгружать, то служба доставки формирует общую ведомость поставки товара на день. Утром машину загружают, и она едет по заказчикам по оптимальному маршруту.
7. Далее происходит отгрузка клиенту.
8. Возврат документов, подписанных заказчиком в бухгалтерию организации.

Узким местом данной схемы является бесконтрольность ситуации на складе. Наличие или отсутствие товара не контролируется, вплоть до момента его заказа. Таким образом, возникает естественная задержка при поставке товара, которая не удовлетворяет покупателей. В рамках дипломного проекта предлагается решение данной проблемы с помощью разработки и внедрения автоматизированной системы управления заказами продукции и складского учета.

Система будет представлена базой данных и рядом форм, для работы с нею. Заполненная база данных будет служить источником гибкой отчетности.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекс задач, АРМ)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Информационная модель разработанной базы данных представлена на рисунке 2.1.

Рисунок.2.1 Информационная модель

Схема данных (Рисунок.2.1) позволяет установить связи между таблицами и обеспечить целостность данных. Из этой схемы видно, что главными таблицами является таблицы "Товары" и "Заказы", которым подчиняются остальных 5 таблиц. Каждая из них имеет код, по которому осуществляется связь с главными таблицами.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.