Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

2. имя макроса не может включать пробелы или знаки препинания;

. длина имени макроса в Microsoft Office Access может быть до 64 символов;

. длина имени макроса в Word может быть до 80 символов.

В зависимости от приложения (Редактор Visual Basic, Word, Excel) диалоговое окно Запись макроса может содержать различные поля и опции (например поле описания макроса, поле для указания места хранения текста макроса, назначаемое макросу сочетание горячих клавиш для его вызова и т.д.). Сочетание клавиш, в котором можно указать желаемую горячую клавишу для быстрого вызова данного макроса (сочетание клавиш <Сtrl+клавиша>). Горячая клавиша может пригодиться вам в том случае, если вы собираетесь часто использовать записываемый макрос. В приложении Microsoft Office Access в диалоговом окне Запись макроса в отличие имеются еще две дополнительные кнопки - Назначить макрос: Панели (Toolbars) и Клавишам (Keyboard). Эти кнопки позволяют либо приписать функцию вызова макроса новой кнопке на панели инструментов, либо назначить для него некоторое сочетание горячих клавиш. После щелчка на любой из этих кнопок раскроется еще одно диалоговое окно, в котором необходимо будет сделать соответствующие назначения.

Для всех приложений в диалоговом окне Запись макроса есть и некоторые общие элементы.

Поле Имя макроса (Macro Name) - здесь указывается имя записываемого нового макроса. По умолчанию VBA помещает в это поле значение Макрос 1

Поле Описание (Description) - в него записывается произвольный текст-комментарий о том, для чего предназначен данный макрос. По умолчанию VBA заполняет это окно информацией о том, где и кем был создан данный макрос (дата записи макроса и имя пользователя).

Список Макрос доступен для (Store macro in) - содержит перечень тех документов, в которых создаваемый макрос может быть сохранен. В Word макросы сохраняются в файлах документа (. doc) или в файлах шаблонов документов (. dot), а в Excel - в рабочей книге (. xls). Выберите в этом раскрывающемся списке тот документ, в котором следует сохранить создаваемый новый макрос.

Прямым указанием о начале записи макроса во всех приложениях является щелчок на кнопке ОК в диалоговом окне Запись макроса. После щелчка на кнопке ОК в окно приложения будет выведена плавающая панель Остановка записи (Stop Record) - это свидетельствует о том, что запись макроса началась. При этом указатель мыши будет дополнен небольшим изображением магнитофонной кассеты. С этого момента все ваши действия будут записаны и помещены в макрос.

После начала записи макроса последовательно выполните все те действия, которые впоследствии должны будут автоматически выполняться при каждом запуске данного макроса. Иначе говоря, выполнение требуемых команд того приложения, с которым вы работаете, выбор горячих клавиш или ввод необходимых данных с клавиатуры - все это будет записываться в макрос. Когда требуемая последовательность действий будет выполнена, а значит, и создаваемый макрос уже полностью записан, щелкните на кнопке Останов записи, которая находится слева на панели инструментов Останов записи. В результате запись макроса прекратится, а вся последовательность выполненных вами действий будет сохранена в виде VBA-программы.

Как видно, панель инструментов Останов записи помимо кнопки Остановить запись содержит еще одну кнопку, которая называется Пауза. Если при записи макроса (в Word или Excel) потребуется временно приостановить процесс записи, щелкните на кнопке Пауза. Это может понадобиться в том случае, если необходимо будет выполнить какую-то подготовительную операцию, которая не должна стать частью макроса.

Главное преимущество языка VBA состоит в том, что он относится к языкам объектно-ориентированного программирования. В основу программирования на VBA положено такое понятие, как объект. Объект позволяет инкапсулировать данные, описывающие некоторый элемент, вместе с кодом, предназначенным для обработки этих данных, т. е объединить их в нечто целое, называемое объектом. В каждом VBA-приложении есть свой уникальный набор объектов с их собственными свойствами (характеристиками данного элемента) и методами (командами обработки этих свойств). В результате доступ к свойствам (т.е. характеристикам состояния некоторого элемента) возможен только с помощью его собственных методов (т.е. команд обработки этих свойств). Управление состоянием элемента осуществляется с помощью посылаемых ему сообщений, указывающих объекту на необходимость выполнить тот или иной метод для достижения требуемого результата. Сами сообщения генерируются системой в ответ на действия пользователя или действия других функционирующих в системе программ, называемых в этом случае событиями.

Одно из важнейших понятий объектно-ориентированного программирования - это понятие класса, описывающее типовую структуру сходных по назначению элементов. В системе хранится программное описание каждого используемого класса, на основании которого при необходимости создаются экземпляры объектов, представляющих конкретные элементы программной среды. Например, в программе может быть описан класс кнопки, отображаемой в окнах приложения. Каждая отдельная кнопка (экземпляр объекта этого класса) в любом окне приложения создается на основании этого описания, но отличается от других своими свойствами (размером, цветом, надписью, выполняемой по щелчку операцией и т.д.).

В языке VBA класс обычно описывается как некоторый проект, на основе которого создается конкретный объект. Класс определяет назначение объекта, его свойства и те действия, которые могут быть выполнены над этим объектом. С точки зрения программы сам по себе объект не представляет большого интереса, гораздо важнее то, какие действия можно совершить над этим объектом и какими свойствами он обладает. Действия, выполняемые над объектом, определяются набором его методов, а свойства данного объекта определяют его различные характеристики (размер, цвет, положение на экране и т.д.). Управлять характеристиками объекта программа может только с помощью его же методов, предоставляющих доступ к свойствам этого объекта.

Кроме методов и свойств объекта существует такое понятие, как событие. Событие - это некоторое действие, которое может быть выполнено в отношении объекта и на которое, следовательно, необходимо запрограммировать ответную реакцию данного объекта (отклик). Например, событием может быть щелчок на изображении объекта, нажатие клавиши на клавиатуре или перемещение указателя мыши над изображением объекта. Другими словами, события в системе возникают в результате действий пользователя, данной или другой программы или действий самой операционной системы. На каждое возможное и интересующее нас событие в программе должен быть описан соответствующий отклик, иначе программа не сможет отреагировать на данное событие и оно остается безответным. В целом суть программирования на языке VBA состоит в создании кода программ (методов), которые генерируют необходимые отклики на интересующие нас события.

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполнить:

команду Файл → Создать

в открывшемся окне диалога "Создание" выбираем "Новая база данных". На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Готовая, затем "ОК". После этого появится окно базы данных.

Рис. Окно базы данных

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления →Создание таблиц в режиме конструктора.

Рис. Создание таблицы в режиме конструктора

Программа Microsoft Access 2003 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2003 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Множество мастеров Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard), который поможет их выполнить.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL - сервере.

Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2003 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.2000 входит в состав Microsoft Office 2003 (в варианты Professional, Premium и Developer) и, как и другие компоненты Office 2003,работает в любой операционной среде.

В Access обеспечивается все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле объекта, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

Интерфейс Accessимеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

Пользователь имеет возможность с помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel.

В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие, или найти нужный инструмент в Access.

Справочная система Access 2003 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окно Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки.

Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке курсора мыши на них. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?) (What's This?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. В диалоговых окнах для получения всплывающего определения об их элементах используется кнопка , называемая Справка.

Пользователь может создать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов.

Объекты Accessориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.