Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»..pdf

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Определим, какие типы данных будут присутствовать в наших таблицах:

Таблица 2.1. "Клиенты"

Таблица "Заказы" хранит информацию по всем сформированным заказам, включает код заказа, код заказанного товара, код кладовщика ответственного за отгрузку и номер договора, по которому осуществляется продажа товара

Таблица 2.2. "Заказы"

Таблица 2.3. "Товары"

Таблица 2.4. "Категории_товаров"

Таблица 2.5. "Кладовщики"

Таблица 2.6. "Склад"

Таблица 2.7. "Поставщики"

Для создания связи необходимы ключевые поля. Эти "связующие" поля называются внешними ключами.

В базе данных использование внешних ключей обеспечивает эффективность работы приложения. В процессе проектирования нужно внимательно следить за созданием внешних ключей. Задаваемые при создании таблиц в Access связи первичных ключей с внешними ключами используются для объединения данных из нескольких таблиц.

Отношение - способ, которым информация в одной таблице связывается с данными в другой таблице. В базе данных используется тип отношения: "один-ко-многим" (например, один клиент может разместить много заказов, но любой заказ относится только к одному клиенту).

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При получении и обработке информации важно представить ее в более компактной и удобной форме - присвоить определенные кодовые обозначения или коды определенным объектам, т.е. закодировать.

Кодирование - это присвоение объекту кодового обозначения.

Необходимость кодирования информации обусловлена:

ее большими объемами;

высоким удельным весом алфавитной информации;

преобладанием логических операций в процессе обработки информации;

возрастанием объемов информации, подлежащей передаче по каналам связи.

Коды облегчают распознавание признаков объектов и возможность их контроля, упрощают и ускоряют запись информации на любом носителе и наведение всевозможных справок. Применение кодов значительно облегчает группировку информации.

Системой кодирования называется совокупность правил кодирования элементов экономической информации. При кодировании элементов экономической информации широко используются порядковая, серийно-порядковая, разрядная, повторения и комбинированные системы.

При порядковой системе кодирования каждому элементу кодируемого множества присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска номеров, что обеспечивает сплошное использование емкости кода и его минимальную длину, но не оставляет резерва для включения дополнительных позиций.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования элементов множеств, имеющих неглубокую классификацию, например, по двум признакам.

Разрядная система кодирования применяется для кодирования сложных номенклатур. Все элементы кодируемого множества классифицируются по определенным признакам, и каждому из них отводится определенное число разрядов в соответствии с количеством элементов данной группировки.

Система повторения применяется для кодирования отдельных номенклатур. При этом кодовые обозначения позиций включают в себя цифровые и буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризующие данный объект.

Комбинированная система предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Код "Товара" относится к разрядной системе кодирования, т.к. содержит в себе некоторую информацию о товаре.

Код "Товара" обозначает следующее:

- Салфетка МикроТафф;

- Мягкая щетка для пола Хай-Спид;

… - Бумажные полотенца SCOTT;

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

База данных состоит из семи таблиц:

. Клиенты.

2. Товары.

. Заказы.

. Категории товаров.

. Поставщики.

. Склад;

. Кладовщики.

Таблица используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъекта, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

. Справочник Товаров - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров. рисунки справочников

5. Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

. Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

. Справочник Заказов

2.1.4 Характеристика результатной информации

Форма это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

С помощью форм значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных. В форме можно автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять отображаемые значения, скрывать или выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи или от выбранных пользователем параметров.

Формы предназначены для ввода информации в базу данных. С помощью этих форм очень удобно вносить и корректировать данные.

В системе реализованы четыре формы для ввода информации:

. Работа с заказами

. Работа с категориями товаров

. Работа с кладовщиками

. Работа с клиентами

. Работа с поставщиками

. Работа с товарами

. Работа со складом

Выходная информация представлена в запросах и отчетах.

Запрос это объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Отчет это объект, предназначенный для формирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Прежде чем выводить отчет на принтер можно предварительно просмотреть его на экране.

Отчет по заказам

Отчет по категориям товара

2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)

2.2.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

При работе с БД можно пользоваться меню, которое состоит из следующих пунктов:

ü таблицы,

ü формы,

ü запросы,

ü отчеты,

ü выход.

Рис.3 Структурная схема (дерево диалога)

Это меню позволяет более быстро передвигаться по базе данных, выполняя нужные команды.

2.2.2 Описание используемых компонент

VBA (Visual Basic for Applications) - это диалект языка Visual Basic, расширяющий возможности Visual Basic и предназначенный для работы с приложениями Microsoft Office и другими приложениями от Microsoft и других фирм.(Visual Basic for Application) - это язык программирования, поддерживаемый всеми приложениями пакета Microsoft Office, в состав которого входят такие популярные приложения, как Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и др. VBA - относительно несложный язык программирования, который очень прост и удобен в освоении и позволяет быстро получить ощутимые результаты - конструировать профессиональные приложения для решения практически любых задач в среде Microsoft Windows. Можно сказать, что язык VBA является прямым наследником языка программирования Basic, но, тем не менее, в сравнении с ним он шагнул далеко вперед. Поэтому и возможностей, как внутренних (например, в части вывода на экран всевозможных форм), так и в отношении взаимодействия с другими приложениями, у него гораздо больше.

Следует заметить, что, будучи развитым языком программирования, VBA также включает в себя полноценную интегрированную среду разработки с полным набором специализированных окон, упрощающих проектирование, отладку и тестирование программ. Интегрированная среда разработки VBA представлена приложением, называемым редактором Visual Basic. Этот редактор имеет типичное для приложений Windows окно с панелью меню и целым набором панелей инструментов, которые позволяют получить доступ к целому ряду окон, предоставляющих инструментальные средства, необходимые для создания программ. Кроме того, редактор VBA включает специализированные средства для быстрого создания пользовательского интерфейса, что превращает его в визуальную среду разработки приложений.

Макросы и их создание

Однако в Microsoft Office вместо многократного повторения одной и той же последовательности действий мы можем написать макрос (Macro), который будет автоматически выполнять требуемую последовательность действий. Таким образом, макросы представляют собой средство, с помощью которого можно описать произвольную последовательность действий пользователя с целью ее последующего многократного выполнения. Для многих VBA-приложений - среди них Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д. - макросы можно создавать с помощью языка Visual Basic for Application. Кроме того, в большинстве VBA-приложений имеется специальный инструмент для интерактивной записи макросов - программа MacroRecorder (макрорекордер). После включения макрорекордера он будет записывать все выполняемые пользователем действия в процессе его работы с приложением - до тех пор, пока запись не будет остановлена. После останова макрорекордер сохраняет записанную им последовательность действий в виде поименованного макроса, благодаря чему вы сможете пользоваться им каждый раз, когда потребуется повторить выполнение записанной в нем последовательности операций. Следует заметить, что независимо от того, работаете ли вы в Word, Excel или PowerPoint, создание нового макроса осуществляется одним и тем же способом. Выберите команду меню Сервис =>Макрос => Начать запись (Tools => Macros Record New Macro), в результате чего на экране раскроется диалоговое окно Запись макроса.

Хочу заметить, что хотя диалоговое окно Запись макроса в разных приложениях - Microsoft Word, - выглядит несколько по-разному, правила записи нового макроса для всех приложений одинаковы. В частности, надо помнить, что:

. имя макроса должно начинаться с буквы, хотя внутри имени могут быть и цифры;