В качестве первоочередных задач руководство определило автоматизацию управления закупками товаров и услуг для проектов и для внутренних нужд организации, а также организацию информационного обеспечения документального и финансового сопровождения закупок, учета и контроля расходования денежных средств.

Требования к функциональности ECM-системы были поставлены следующие:

- простое управление для пользователей любого уровня;

- быстрый полнотекстовый поиск документов;

- отслеживание и сравнение различных версий документов;

- разграничение прав доступа пользователей;

- автоматизация бизнес-процессов;

- интеграция с электронной почтой, ERP-системой и бухгалтерской системой 1С;

- безопасный веб-доступ и мобильный доступ.

Эффект, как известно, это результат. Соответственно эффективность - это результативность, соотношение результата и усилий по его достижению. Для объективной оценки эффективности необходимо измерить результат и сопоставить его с затратами. В экономической науке это отношение называют экономической эффективностью. Основной смысл этого отношения заключается в том, чтобы оценить, насколько получаемые доходы от предпринимательской деятельности превышают расходы. Если подсчитать доход от реализации продукции, все понесенные организацией затраты и разделить первую величину на вторую, то полученный коэффициент должен быть больше единицы, а разность между этими величинами покажет прибыль. Еще один показательный коэффициент - рентабельность. Хотя показателей рентабельности довольно много, наиболее характерным является отношение прибыли к выручке от реализации продукции. Чем больше этот показатель, тем выгоднее реализация соответствующей продукции, или выше экономическая эффективность деятельности организации в целом

Лица, принимающие участие в процессе выдвижения требований и реализации проекта:

Для решения задач внедрения руководство компании ожидало следующую функциональность от новой системы: автоматизацию бизнес-процессов, интеграцию с электронной почтой, ERP-системой компании и бухгалтерской системой 1С, веб-доступ и мобильный доступ. Все это позволяет реализовать 1С.

Выбор был остановлен на 1С, в первую очередь, благодаря наличию готового решения для управления закупками на базе данной ECM-системы. Т.к. предполагалось использовать систему и в офисе, и на промышленных площадках, немаловажным фактором выбора стала способность системы сохранять полную функциональность при удаленном доступе и работе с мобильных устройств. При расчете окупаемости ECM-системы по сравнению с другими решениями 1С оказалась финансово привлекательнее для компании.

---

Информационная система «1С»: Конкурентные закупки» помогает управлять закупочной деятельностью компании и облегчает подготовку и проведение тендеров (конкурентных закупочных процедур).
Таблица 3.1.1.

Информационная система «1С»

Кому необходима система	В чем помогает система
	При планировании закупок	При осуществлении закупок
Руководству	Распределить функции и задачи закупочной деятельности между сотрудниками/подразделениями, контролировать сроки и качество их выполнения; Контролировать ход закупочной деятельности в режиме реального времени при помощи мониторинга целевых показателей; Анализировать результаты и статистику закупочной деятельности; Утверждать и согласовывать план закупок, финансирование закупок и договоры с поставщиками.
Производственникам и хозяйственникам	Информировать закупщиков о товарах, работах и услугах (продукции), которые требуются компании; Предоставлять закупщикам всю информацию, необходимую для закупки требуемой продукции; Отслеживать процесс закупки продукции, которая была затребована.	Вести учет всех необходимых реквизитов и условий договоров с поставщиками; Контролировать исполнение договоров поставщиками, вести учет фактических сроков и качества исполнения обязательств; Вести учет и контроль платежей поставщикам.

Продолжение таблицы 3.1.1.

Закупщикам и снабженцам	Формировать лоты на основании требуемой продукции; Разрабатывать и согласовывать план закупок; Формировать детальные план-графики подготовки и проведения закупочных процедур; Выгружать данные и документы для утверждения и публикации плана закупок.	Организовывать работы по созданию закупочной документации, публикации процедур, сбору заявок участников, экспертной оценке заявок, выбору победителя закупочной процедуры; Вести учет информации о ходе проведения закупочных процедур.
	Формировать отчеты о закупках для руководства, вышестоящих организаций и государственных органов; Сохранять и, впоследствии, быстро находить любые документы, сформированные в ходе закупочной деятельности; Быстро и удобно размещать на официальном сайте www.zakupki.gov.ru сведения о закупках (план закупок, извещения о закупках, закупочную документацию и т.д.); Автоматизировать работу с ЭТП (электронными торговыми площадками).

---

Особенности:

• 
  Система не навязывает правил, а дает инструменты для решения задач закупочной деятельности;
  
• 
  По запросу предоставляется организационная и техническая поддержка внедрения системы и обеспечим закупочную деятельность компании методической и организационной документацией;
  
• 
  Внедрение системы не требует серьезных временных затрат для настройки - система может быть введена в промышленную эксплуатацию в течение нескольких дней.
  

Функционал и элементы системы организованы в соответствии с ключевыми этапами и задачами закупочной деятельности компаний, активно применяющих конкурентные закупки.

1. Монитор руководителя.

Для оперативного управления в системе предусмотрен монитор контрольных показателей, на котором в режиме реального времени отображаются цели и текущие значения контрольных показателей закупочной деятельности.

2. Отчеты и аналитика.

Для анализа результатов и статистики закупочной деятельности, в систему включен ряд отчетов с гибкими системами фильтрации и группировки данных.

Инструменты распределения прав доступа к функциям и данным системы помогут разграничить ответственность между участниками закупочной деятельности.

В системе организовано хранение истории изменений основных документов/объектов системы, что позволяет определять когда, кем и какие данные были(или не были) внесены в систему и использовать эту информацию для анализа качества работы сотрудников.

Этап 1. Формирование потребности в продукции.

1.1. Сбор информации о продукции, которую необходимо закупить.

Для управления закупками, необходимо их планировать. Для осуществления такого планирования, потребуется выяснить в каких товарах, работах и услугах (продукции) нуждается компания. Такой информацией располагают сотрудники, работающие в отделах, департаментах, филиалах и прочих подразделениях компании.

Планирование закупок в системе начинается с формирования подразделениями компании заявок на закупку. Каждое подразделение может сформировать несколько заявок, каждая заявка может содержать несколько позиций/строк требуемой продукции, в которых указано:

• 
  сколько и какой продукции требуется подразделению;
  
• 
  куда необходимо поставить продукцию и в какие сроки;
  
• 
  под какой проект или заказ клиента требуется продукция;
  
• 
  как долго такая продукция будет изготавливаться (или как долго она обычно изготавливается);
  
• 
  будет ли данная продукция закупаться централизованно (система может определить это автоматически по заранее заданным правилам);
  
• 
  значение начальной(плановой) стоимости и сведения о финансировании закупки требуемой продукции;
  
• 
  прочая информация о требуемой продукции.
  

---

1.2. Финансирование закупок.

Закупка требует денег, которые распределяются в компании путем планирования финансов. Задача финансового планирования может быть значительно облегчена, если для каждой требуемой продукции, как можно раньше, будет определена плановая (начальная) стоимость ее закупки и статья, по которой будет финансироваться закупка.

В систему можно вносить сведения о финансировании закупки, такие как статья финансирования закупки и сумма финансирования на текущий период, если затраты по закупке присутствуют в нескольких финансовых периодах. Статьи финансирования закупок должны быть заранее внесены в соответствующий справочник системы.

Для контроля за превышением сумм финансирования закупок в систему необходимо внести финансовые документы (бюджеты, инвест. программы) в которых указываются лимиты (суммы) по статьям финансирования закупок.

Этап 2. Планирование закупок.

2.1. Формирование лотов.

На следующем шаге планирования закупок, мы предлагаем озадачиться консолидацией однородных потребностей разных подразделений, к примеру, для получения скидки за объем при последующей закупке. В терминах конкурентных закупок, такая консолидация будет означать создание лотов, каждый из которых представляет собой неделимый предмет закупки, и, в случае ее успешного завершения, определяет предмет договора с поставщиком.

В системе лот формируется путем включения в него одной или нескольких строк требуемой продукции и указания наименования лота.

2.2. Планирование закупочных процедур.

План закупок тем лучше, чем больше в нем выгодных для компании закупок, и чем меньше времени было затрачено на его разработку. Причем, выгода от закупки – ее эффективность зависит не только от того, что закупаем, но в том числе от того как и когда мы совершим закупку. Следовательно, специально обученному человеку придется принимать решения о том когда следует закупить, стоит ли применить конкурентный способ закупки и какой из них будет наиболее выгоден.

---

Часть задач по формированию плана закупок можно решить при активной помощи компьютера, например так, как это реализовано в системе:

• 
  Заранее сообщаем системе какие способы закупки применяются в компании и для каждого способа заполняем типовой план закупочной процедуры, содержащий последовательность стадий проведения процедуры и их длительность;
  
• 
  При планировании новой закупочной процедуры, выбираем лоты, входящие в процедуру и указываем основные атрибуты процедуры;
  
• 
  Далее выбираем способ закупки, которым будет проведена процедура и дату завершения опорного этапа(например дата заключения договора), в ответ - система автоматически создает план, который содержит все этапы процедуры и плановые даты их завершения.
  

При необходимости можно скорректировать автоматически сформированный план процедуры, изменив даты завершения этапов, добавив новые или удалив имеющиеся этапы процедуры.

После того как в систему внесены все закупочные процедуры на период планирования, можно распечатать план закупок для утверждения в бумажном виде, выгрузить данные для размещения на сайте компании, официальном сайте(zakupki.gov.ru) или электронных торговых площадках (ЭТП). Открытая и простая архитектура позволит быстро интегрировать систему со смежными информационными системами и осуществлять обмен данными автоматически.

Этап 3. Проведение закупочных процедур.

Если закупочные процедуры запланированы, то наверняка придется их проводить. Для увеличения пользы от данного процесса, предлагается по каждому этапу процедуры вести учет фактической даты завершения этапа и подтверждающих документов. При этом система будет информировать о возможном отставании или опережении графика.


На определенных этапах проведения закупочной процедуры, могут появляться данные об участниках процедуры, их заявках и выбранном победителе. Эта информация может быть внесена в систему по каждому лоту входящему в процедуру.

Если в компании, для проведения закупочных процедур, применяются ЭТП, то система позволяет организовать интеграцию с такими системами и осуществлять автоматический обмен данными.

Этап 4. Заключение и контроль исполнения договоров.

---

Смотрите также файлы

• Решение данных задач поможет в дальнейшем перейти к началу тестирования лабораторного образца сначала в лабораторных, а потом и реальных условиях, провести анализ ошибок,.docx

• Вопросы для экзамена по курсу Политическая социология.docx

• Рабочая программа дисциплины (модуля) Семейное право, включая оценочные материалы.pdf

• 14 вопрос Что такое восприятие пространства.docx

• Задание Сравнительный анализ фгос ооо, фгос соо разных поколений.docx