Файл: Отчет по практике производственная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) пао Пролетарский завод.docx

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные правила ведения телефонных переговоров.

Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
логичность (последовательность в изложении материала);
средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);
сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).
Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон:

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
ответы абонентам;
фильтрация вызовов;
соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

8. Составление отчета по практике.

Отчет составляется в соответствии с данными методическими рекомендациями и должен содержать приложения.

Список использованных источников

Нормативно-правовые акты

Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954.
О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017.

Основные источники

Байкова, И.Ю. Полное руководство секретаря - референта. - Москва: Рид - Групп, 2013. - 208 с.
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - Москва: КноРус медиа, 2017.
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016.

Приложение 1. Продольный бланк письма

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПОЗИТИВ»

Тверская ул., д. 12 оф. 3, Н-ск,

Тел. (322) 234-55-66,

E-mail: pozitiv@mail.ru,

ОКПО 123456789, ОГРН 654789231, ИНН/КПП 32165498712/

_________________ № ___________________

На №_____________ от ___________________

Приложение 2. Продольный бланк приказа

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПОЗИТИВ»

ПРИКАЗ

_____________

№_______

Н-ск

Приложение 3. Угловой бланк письма организации

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПОЗИТИВ»

Тверская ул., д. 12 оф. 3, Н-ск,

Тел. (322) 234-55-66,

E-mail: pozitiv@mail.ru,

ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,

ИНН/КПП 32165498712/

_________________ № ___________________

На №_____________ от ___________________

Приложение 4. Угловой бланк приказа организации

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПОЗИТИВ»

Тверская ул., д. 12 оф. 3, Н-ск,

Тел. (322) 234-55-66,

E-mail: pozitiv@mail.ru,

ОКПО 123456789, ОГРН 654789231,

ИНН/КПП 32165498712/

_________________ № ___________________

На №_____________ от ___________________

Приложение 5. Приказ

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ПОЗИТИВ»

ПРИКАЗ

22.12.2019

№ 255/ од

Н-ск
Об образовании рабочей группы по доработке проекта «Квант»
В целях обеспечения организации работ по доработке проекта «Квант»:
ПРИКАЗЫВАЮ

Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе:

- П.П. Платова, инженера-проектировщика;

- А.И. Смелова, ведущего специалиста;

- И.И. Хромовой, начальника правового отдела.
2 . Рабочей группе доработать указанный проект с учётом замечаний до 25 мая 2020г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста Смелову А.И.

Директор Рудницкий С.П.

Приложение 11. Протокол

Общество с ограниченной ответственнолстью

«Городская стройка»

ПРОТОКОЛ

совещания руководителей структурных подразделений

«23» января 2017 № 8К

г. Актюбинск

Председатель	Директор ООО «Городская стройка», В.И. Шумаков
Секретарь	И.С. Павлюченко
Присутствовали:	Д.В. Крылов, С.С. Ляписов, И.П. Стасиков, С.И. Шашкова

Повестка дня

1. Выбор приоритетных объектов строительства
ПОСТАНОВИЛИ:

1. В качестве приоритетного направления в строительной деятельности фирмы назначается строительство домов индивидуальной жилой застройки и ремонтные работы.

2. Все прочие направления временно закрываются.

Голосование: единогласно «За». Проголосовавших «Против» и воздержавшихся нет.

Председатель	И.О. Фамилия
Секретарь	И.О. Фамилия

Приложение 6. Обложка дела
________________________________________________________

(полное наименование государственного архива, куда передаются на хранение документы АФ РФ, если организация является источником комплектования данного архива)