Файл: Отчет по практике производственная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) пао Пролетарский завод.docx

3.Организация рабочего дня секретаря и руководителя.

Для выполнения этого задания необходимо перечислить основные принципы составления распорядка дня секретаря и руководителя.
Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

1. 
   приведение в порядок рабочего места руководителя;
   
2. 
   подготовка к работе своего рабочего места;
   
3. 
   обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;
   
4. 
   просмотр контрольной картотеки;
   
5. 
   доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.
   

---

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 12:30, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12:50 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата.

В настоящее время наиболее актуальными являются Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, которые включают нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов.

---

Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Хотя нормы времени и предназначены для управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, указанные виды работ проводятся в организациях различной организационно-правовой формы и, следовательно, могут быть использованы в работе любых подразделений и работников, занимающихся документированием и делопроизводственным обслуживанием, а также в работе секретарей.

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

---

4. Оформление документов при направлении сотрудника в командировку.

Для выполнения этого задания необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку на основании представленной ситуации. Все недостающие данные и реквизиты указываете самостоятельно.

На основании запроса от ООО «СЕРВИС» от 23.12.2019 № 02-10/123 ПАО «ПОЗИТИВ» направляет в командировку в г.Омск с 10.01.2020 по 15.01.2020 для установки аппарата по переливанию крови в МБУ «Поликлиника № 5» главного инженера Петра Петровича Комарова. Секретарь ПАО «ПОЗИТИВ» - Б.Б. Белочкина, директор ПАО «ПОЗИТИВ» - П.В. Гришаев.

Виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку:

приказ – этот документ закрепляет сам факт командировки, содержит следующую информацию:

• 
  полное наименование организации;
  
• 
  ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
  
• 
  место назначения;
  
• 
  длительность командировки;
  
• 
  цель поездки и ее основание (служебное задание);
  
• 
  Служебное задание
  

Служебное задание – его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);

Для этого документа существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять ее нужно в два этапа. Первый из них осуществляется еще до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Расходный кассовый ордер – на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить. В расходном кассовом ордере должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

Согласие на работу в выходные – если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);

---

Авансовый отчет – по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Для авансового отчета существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

• 
  название компании;
  
• 
  дату и номер отчета;
  
• 
  отдел и должность командированного сотрудника;
  
• 
  причину поездки;
  
• 
  сумму аванса.
  

К документы прикладываются различные подтверждения затрат.

Для составления приказа на командировку можно использовать форму Т-9, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, или разработать свой вариант документа и правильно оформить документ, то есть включить в него все обязательные реквизиты:

• Ф.И.О. и должность сотрудника;

• место поездки;

• сроки нахождения в командировке.

Приказ можно составить на одного или нескольких сотрудников.

Если проездка будет осуществлена на служебном автомобиле или на личном транспорте сотрудника, решение о выборе такого способа проезда должно быть зафиксировано письменно. Поэтому его можно включить в приказ о направлении в командировку (п. 7 положения с учетом разъяснений, данных в письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.

Оформить командировку сотруднику можно, выполнив следующие действия.

1. Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).

2. Выдать аванс на оплату проезда, проживания, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточные (п. 10 положения). Размер суточных может быть любым. Он должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения). Предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

• не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

---