Файл: Руководство пользователя по ведению учета 7 1 Каталогизация и электронный каталог 7 2 Учет требований Федерального.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 30.10.2023
Просмотров: 140
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО ВЕДЕНИЮ УЧЕТА
Каталогизация и электронный каталог
Учет требований Федерального списка экстремистских материалов
Планирование и комплектование фондов
Учет, актуализация и хранение фонда
Взаимодействие со сторонними информационными системами
Настройка сводных статистических показателей
Включение/отключение проверки орфографии
Сейчас мы на его основе создадим планфакторный показатель. Он отображает, сколько документов было создано пользователями по факту и сколько необходимо создать для того, чтобы выполнить план. Нажимаем на кнопку «Редактировать», чтобы внести изменения в
показатель. В открывшейся форме выставляем «Вид элемента» - «План/Факт» и в поле
«Плановый показатель» вписываем число. Допустим, что плановый показатель для нас – 150 документов. Название можно не писать, так как оно не будет отображаться в этом показателе. Далее открываем конструктор запроса.
Так как в результате запроса мы должны получить одно единственное поле, в котором будет содержаться количество фактически созданных документов, нам необходимо удалить лишние поля. Во вкладке «Таблицы и поля» удаляем все выбранные поля, кроме
«Количество». Во вкладке «Группировка» должно остаться только Суммирующее поле. Группировочное поле будет пустым, так как мы удалили остальные поля. Во вкладке
«Условия» мы оставляем неизменными: нам по-прежнему нужны документы за определенный период, проведенные и не созданные администратором. Во вкладке
«Объединения/Псевдонимы» также все оставляем неизменным. Сохраняем изменения.
Планфакторный показатель в предварительном просмотре недоступен. Увидеть его мы сможем только на Начальной странице. Записываем изменения в нашем статистическом показателе и переходим на Начальную страницу.
Так как документов создано больше планового значения
, фактическое число обозначено зеленым цветом. Если бы документов было создано меньше плана, то число было бы красным.
Созданиесравнительногоаналитическогографика
Еще один вид показателя, который доступен пользователям – сравнительный аналитический график. Данный вид показателя позволяет сравнивать между собой различные графики без построения дополнительных сложных запросов.
Для его создания открываем Администрирование статистических показателей и выбираем один из существующих показателей. Для примера отредактируем элемент «Взаимосвязи» и добавим в него новый показатель. В открывшемся окне пишем название показателя и открываем «Конструктор аналитического графика». Мы видим древовидный список, в
котором отображаются все отдельные показатели, которые имеют вид «график». Они сгруппированы аналогично панели отбора на Начальной странице и Справочнику по статистическим показателям.
В колонке с чекерами выбираем те показатели, которые хотим проанализировать. К примеру, сравним созданный нами график «Количество документов по неделям» с графиком «Создано записей по неделям пользователями». После сохранения изменений мы увидим, что Система автоматически создает запрос и заполняет параметры. Записываем и закрываем изменения. В окне предпросмотра график отображается некорректно, так что открываем его на Начальной странице, выбрав соответствующий показатель на панели отбора.
Созданиезапросадляпоказателя
В поле
«Запрос данных для статистики» нажимаем в свободном месте правую кнопку мыши и в контекстном меню выбираем «Открыть конструктор запроса». Во вкладке «Таблицы и поля» Конструктора находим документ «ПоступлениеВФонд» и двойным щелчком выбираем из этой группы поля «Ссылка» и «Дата».
На вкладке «Условия» Конструктора ограничиваем состав документов условиями: документ принят к учету (проведен) и создан в задаваемый пользователю период.
Для того, чтобы подсчитать, сколько проведенных документов поступает в фонд за определенный период и построить график, необходимо сгруппировать поля. Группировка полей осуществляется на вкладке Конструктора «Группировка».
Таким образом мы сформировали сам запрос данных. У нас есть отборы по датам, некоторые ограничения, а также поля группировки и суммирования. Для того, чтобы система понимала, как строить график, нам необходимы 4 поля: точка, серия, название точки и название серии. Для показателей вида график точкой являются даты, а серией – значения, рассчитываемые на точку.
ВНИМАНИЕ! Для каждого вида диаграмм параметры будут отличаться! Приведенные ниже примеры подходят только для создания диаграммы с типом «График».
Переходим во вкладку «Объединения/Псевдонимы» Конструктора и переименовываем поля «Дата» и «Ссылка» в «Точка» и «Серия» соответственно. Системе необходимы еще два поля: «название точки» и «название серии». При этом значение поля «название точки»
должно быть нулевым.
Переходим во вкладку Конструктора «Таблицы и поля». В окне «Поля» щелкаем правой кнопкой мыши и добавляем новое поле. В нижней части открывшегося окна прописываем значение NULL. После этого переходим во вкладку Конструктуора
«Объединения/Псевдонимы» и переименовываем созданное «Поле1» в «НазваниеТочки».
Далее во вкладке «Таблицы и поля» таким же образом добавляем новое поле и в качестве значения указываем «Количество созданных документов по дням». Это значение будет отображаться в легенде графика. Во вкладке «Объединения/Псевдонимы» переименовываем новое поле в «НазваниеСерии».
Для графика точкой всегда является то, по чему происходит группировка (в нашем примере
– дата). Значения точки выводятся на горизонтальной оси. Серией в нашем случае является количество различных ссылок. Название серии будет выводиться в легенде графика, а название точки получает нулевое значение (NULL) и в легенде не отображается.
После того, как разобрались с полями, переходим во вкладку «Порядок» и добавляем в правое окно поле «Точка». В столбце «Сортировка» указываем значение «Возрастание». После этого внизу Конструктора нажимаем на кнопку «ОК» и сохраняем изменения. Возвращаемся обратно в «Форму изменения показателя». Все настройки, которые мы задавали в Конструкторе, отобразятся в виде кода.
Все графики строятся на основании запросов. В этом примере мы строили достаточно простую конструкцию запроса, но запросы могут быть и комплексными. Так, вы можете отбирать данные из внешних источников, создавать временные таблицы, группировать их
в процессе расчета и многое другое. Единственное условие – после всех операций со временными таблицами и расчетами мы должны получить таблицы с четырьмя полями:
«Точка», «Серия», «НазваниеТочки» и «НазваниеСерии».
Распределениеправдоступа
При создании показателя автоматически распределяются права доступа. Узнать, кто имеет доступ к просмотру конкретного показателя можно, нажав на кнопку пользователя с замком.
По умолчанию созданный показатель доступен только тому, кто его создал. Администратор имеет доступ ко всем показателям. Если мы хотим добавить дополнительного пользователя, то в открывшейся панели необходимо нажать кнопку «Добавить» и выбрать пользователя (или пользователей) из списка. После этого – сохранить изменения. В течение 1 минуты пользователи, получившие доступ, увидят данный показатель в панели отбора на Начальной странице Системы.
Что делать в том случае, когда нам нужно открыть одному пользователю доступ сразу к десятку показателей? В таком случае настраивать каждый показатель будет трудоемко, а быстрая настройка осуществляется с формы списка справочника «Статистические показатели» по команде «Управление доступом».
В открывшемся окне Назначение прав мы сможем выбрать Пользователя и просмотреть список показателей, которые он может видеть (отмечены галочками). Для того, чтобы открыть или ограничить доступ, нужно просто выбрать или внять выбор в чекере напротив названия показателя. После внесения изменений выбор нового
показатель. В открывшейся форме выставляем «Вид элемента» - «План/Факт» и в поле
«Плановый показатель» вписываем число. Допустим, что плановый показатель для нас – 150 документов. Название можно не писать, так как оно не будет отображаться в этом показателе. Далее открываем конструктор запроса.
Так как в результате запроса мы должны получить одно единственное поле, в котором будет содержаться количество фактически созданных документов, нам необходимо удалить лишние поля. Во вкладке «Таблицы и поля» удаляем все выбранные поля, кроме
«Количество». Во вкладке «Группировка» должно остаться только Суммирующее поле. Группировочное поле будет пустым, так как мы удалили остальные поля. Во вкладке
«Условия» мы оставляем неизменными: нам по-прежнему нужны документы за определенный период, проведенные и не созданные администратором. Во вкладке
«Объединения/Псевдонимы» также все оставляем неизменным. Сохраняем изменения.
Планфакторный показатель в предварительном просмотре недоступен. Увидеть его мы сможем только на Начальной странице. Записываем изменения в нашем статистическом показателе и переходим на Начальную страницу.
Так как документов создано больше планового значения
, фактическое число обозначено зеленым цветом. Если бы документов было создано меньше плана, то число было бы красным.
Созданиесравнительногоаналитическогографика
Еще один вид показателя, который доступен пользователям – сравнительный аналитический график. Данный вид показателя позволяет сравнивать между собой различные графики без построения дополнительных сложных запросов.
Для его создания открываем Администрирование статистических показателей и выбираем один из существующих показателей. Для примера отредактируем элемент «Взаимосвязи» и добавим в него новый показатель. В открывшемся окне пишем название показателя и открываем «Конструктор аналитического графика». Мы видим древовидный список, в
котором отображаются все отдельные показатели, которые имеют вид «график». Они сгруппированы аналогично панели отбора на Начальной странице и Справочнику по статистическим показателям.
В колонке с чекерами выбираем те показатели, которые хотим проанализировать. К примеру, сравним созданный нами график «Количество документов по неделям» с графиком «Создано записей по неделям пользователями». После сохранения изменений мы увидим, что Система автоматически создает запрос и заполняет параметры. Записываем и закрываем изменения. В окне предпросмотра график отображается некорректно, так что открываем его на Начальной странице, выбрав соответствующий показатель на панели отбора.
Созданиезапросадляпоказателя
В поле
«Запрос данных для статистики» нажимаем в свободном месте правую кнопку мыши и в контекстном меню выбираем «Открыть конструктор запроса». Во вкладке «Таблицы и поля» Конструктора находим документ «ПоступлениеВФонд» и двойным щелчком выбираем из этой группы поля «Ссылка» и «Дата».
На вкладке «Условия» Конструктора ограничиваем состав документов условиями: документ принят к учету (проведен) и создан в задаваемый пользователю период.
Для того, чтобы подсчитать, сколько проведенных документов поступает в фонд за определенный период и построить график, необходимо сгруппировать поля. Группировка полей осуществляется на вкладке Конструктора «Группировка».
Таким образом мы сформировали сам запрос данных. У нас есть отборы по датам, некоторые ограничения, а также поля группировки и суммирования. Для того, чтобы система понимала, как строить график, нам необходимы 4 поля: точка, серия, название точки и название серии. Для показателей вида график точкой являются даты, а серией – значения, рассчитываемые на точку.
ВНИМАНИЕ! Для каждого вида диаграмм параметры будут отличаться! Приведенные ниже примеры подходят только для создания диаграммы с типом «График».
Переходим во вкладку «Объединения/Псевдонимы» Конструктора и переименовываем поля «Дата» и «Ссылка» в «Точка» и «Серия» соответственно. Системе необходимы еще два поля: «название точки» и «название серии». При этом значение поля «название точки»
должно быть нулевым.
Переходим во вкладку Конструктора «Таблицы и поля». В окне «Поля» щелкаем правой кнопкой мыши и добавляем новое поле. В нижней части открывшегося окна прописываем значение NULL. После этого переходим во вкладку Конструктуора
«Объединения/Псевдонимы» и переименовываем созданное «Поле1» в «НазваниеТочки».
Далее во вкладке «Таблицы и поля» таким же образом добавляем новое поле и в качестве значения указываем «Количество созданных документов по дням». Это значение будет отображаться в легенде графика. Во вкладке «Объединения/Псевдонимы» переименовываем новое поле в «НазваниеСерии».
Для графика точкой всегда является то, по чему происходит группировка (в нашем примере
– дата). Значения точки выводятся на горизонтальной оси. Серией в нашем случае является количество различных ссылок. Название серии будет выводиться в легенде графика, а название точки получает нулевое значение (NULL) и в легенде не отображается.
После того, как разобрались с полями, переходим во вкладку «Порядок» и добавляем в правое окно поле «Точка». В столбце «Сортировка» указываем значение «Возрастание». После этого внизу Конструктора нажимаем на кнопку «ОК» и сохраняем изменения. Возвращаемся обратно в «Форму изменения показателя». Все настройки, которые мы задавали в Конструкторе, отобразятся в виде кода.
Все графики строятся на основании запросов. В этом примере мы строили достаточно простую конструкцию запроса, но запросы могут быть и комплексными. Так, вы можете отбирать данные из внешних источников, создавать временные таблицы, группировать их
в процессе расчета и многое другое. Единственное условие – после всех операций со временными таблицами и расчетами мы должны получить таблицы с четырьмя полями:
«Точка», «Серия», «НазваниеТочки» и «НазваниеСерии».
Распределениеправдоступа
При создании показателя автоматически распределяются права доступа. Узнать, кто имеет доступ к просмотру конкретного показателя можно, нажав на кнопку пользователя с замком.
По умолчанию созданный показатель доступен только тому, кто его создал. Администратор имеет доступ ко всем показателям. Если мы хотим добавить дополнительного пользователя, то в открывшейся панели необходимо нажать кнопку «Добавить» и выбрать пользователя (или пользователей) из списка. После этого – сохранить изменения. В течение 1 минуты пользователи, получившие доступ, увидят данный показатель в панели отбора на Начальной странице Системы.
Что делать в том случае, когда нам нужно открыть одному пользователю доступ сразу к десятку показателей? В таком случае настраивать каждый показатель будет трудоемко, а быстрая настройка осуществляется с формы списка справочника «Статистические показатели» по команде «Управление доступом».
В открывшемся окне Назначение прав мы сможем выбрать Пользователя и просмотреть список показателей, которые он может видеть (отмечены галочками). Для того, чтобы открыть или ограничить доступ, нужно просто выбрать или внять выбор в чекере напротив названия показателя. После внесения изменений выбор нового