Файл: Вводной инструктаж и техника безопасности на рабочем месте. Режим и распорядокка рабочего времени Структура управления организации.doc

9) дата документа - это дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Например: датой постановления, решения, приказа, распоряжения, письма является дата их подписания; протокола и акта - дата события; датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату.


Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца,
месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 20 мая 2019 года следует оформлять следующим образом: 20.05.2019. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 марта 2019 года.

При оформлении приказов, распоряжений, решений, протоколов и финансовых документов применяется только словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 2019 года.

Дата пишется на специально отведенном месте на бланке. Например, на бланке письма место для даты обозначается чертой и располагается от левого поля документа, без отступа:

___________________ № _____;

10) регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Регистрационный номер документа проставляется на специально отведенном месте на бланке;

11) ссылка на регистрационный номер и дату документа предусматривается на бланке письма. Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Располагается под реквизитом "Регистрационный номер", через два межстрочных интервала, от левого края, без отступа. Например:

---

На № _____ от 20 мая 2019 года или На № _____ от 20.05.2019 г.;

12) место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка. Оно указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения: г.Бишкек. Располагается на одном уровне с реквизитами "Дата и регистрационный номер документа", выравнивается по правому краю:

___________________ № _____

г.Бишкек;

Бланк документа

15. Документы учреждения должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Служебные документы составляются на бланках форматов А4 (210⨯297) и А5 (148⨯210), реже используется формат А6 (105⨯148). Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 (297⨯420).

16. Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению службы делопроизводства. В учреждениях применяются следующие бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа:

1) общий бланк содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование ведомства, наименование учреждения (приложение 7);

2) бланк письма содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефакса, телефона, адрес электронной почты; наименование банка и номер счета (указываются по усмотрению учреждения); код учреждения (указывается по усмотрению учреждения), идентификационный номер налогоплательщика (указывается по усмотрению учреждения), дата и номер документа, ссылка на исходящий документ, контрольное окно (приложение 8);
3) бланк конкретного вида документа содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата и номер документа, место составления или издания документа (приложение 9).

17. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - продольный и угловой. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документа (

---

приложение 8). При угловом - у границы левого поля в верхнем углу (приложение 10).

18. Наименование и адрес учреждения печатаются на государственном и официальном языках. При продольном расположении реквизитов слева печатаются реквизиты на государственном языке, справа - на официальном языке. При угловом расположении сначала печатаются реквизиты на государственном языке, ниже - на официальном языке. При необходимости, на бланках допускается печатать реквизиты на иностранном языке. В этом случае порядок языков должен быть следующим: государственный, официальный, иностранный.

Допускается оформление бланков представительных органов местного самоуправления исключительно на государственном языке при условии проживания на территории соответствующей административно-территориальной единицы преобладающего числа лиц, владеющих государственным языком.

19. Бланк изготавливается в одну краску, предпочтительно черную, на бумаге белого цвета. При отсутствии бланков, на документах проставляется оттиск штампа учреждения.

Бланки с изображением Государственного герба изготавливаются типографским способом, по заказам учреждений, и являются бланками строгой отчетности. На гербовых бланках в правом нижнем углу типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. При достижении нумерации бланков номера 1 000 000, необходимо начинать следующую нумерацию с цифры 1.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководителя учреждения не могут передаваться другим учреждениям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя учреждения. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

Печатание и оформление документов

20. Печатание и оформление документов в учреждениях осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

- шрифт гарнитуры - Times New Roman (Times New Roman Cyr) или Arial, обычный, размер 12-14. В таблицах допускается уменьшение до 10 (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 1,25 см;

- выравнивание по ширине и без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

---

- номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула (первая страница не нумеруется).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

21. Реквизиты документа отделяют друг от друга двойным интервалом. Составные части многострочных реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения") отделяют друг от друга полуторным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 70 мм.

Подготовка и оформление отдельных видов ОРД

Приказ, распоряжение

22. Приказами и распоряжениями оформляются решения организационно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы учреждения.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя учреждения, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласования с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

23. Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшего проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, руководителями подразделений, заинтересованных в решении вносимых вопросов, и руководителями службы делопроизводства и юридической службы.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он с учетом изменений вносится на повторное согласование.

Если в процессе согласования возражения по проекту приказа (распоряжения) не были учтены, они излагаются в сводной таблице, которая подписывается руководителем подразделения, внесшего проект приказа (распоряжения), и прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

---

Протокол

30. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель (председательствующий), секретарь, список присутствовавших (отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек) и повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из пронумерованных разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Регистрация документов

43. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, создаваемые внутри учреждения, направляемые в другие учреждения и поступающие от вышестоящих, подведомственных и других учреждений, а также частных лиц, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется, его дальнейшее движение отражается

в регистрационных формах.


Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится централизованно.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например: 05-2/250, где: 05 - индекс структурного подразделения

---