Файл: Конспект лекций раздел Введение. Компьютерные информационные технологии в управлении Тема Информационные аспекты управления.pdf

26 располагает организация;
− готовность руководства и сотрудников к внедрению системы;
− опыт фирмы-разработчика программного продукта.
Среди организаций-потребителей АСДОУ выделяют следующие группы: организации, относящиеся к сложным иерархическим структурам; органы местного управления и самоуправления; коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Система должна соответствовать стратегии развития организации и выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: создание документов, регистрация, выбор маршрута движения, контроль исполнения, хранение и поиск документов, организация защищенного документооборота и т.д.
Цель и задачи внедрения определяют и тип внедряемой системы управления документами. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство, то внедряется система электронного документооборота.
Если первоочередной задачей является создание единого информационно пространства, то внедряется система управления корпоративным контентом.
Человеческий фактор является одним из ключевых факторов при выборе системы. Персонал организации и прежде всего персонал службы ДОУ должен быть хорошо знаком с компьютерными информационными технологиями, понимать требования, предъявляемые к таким информационным системам, и получаемые в результате реализации проекта выгоды.
При анализе фирмы-разработчика следует обращать внимание на деловую репутацию компании, наличие квалифицированных кадров, положительный опыт работы в аналогичных проектах.
Вопрос 3. Критерии выбора АСДОУ и их характеристика. Перечень требований к программному продукту (критериев), как правило, достаточно обширный, поэтому рекомендуется тщательная проработка и объединение их в группы/подгруппы на основании каких-либо общих свойств, например:
− функциональные возможности;
− требования к программному и аппаратному обеспечению;
− эксплуатация и развитие системы;
− репутация фирмы-разработчика;
− стоимостные характеристики.
В каждой группе подкритерии необходимо ранжировать и установить шкалу или тип оценки. Если выбор системы осуществляют эксперты, то это могут баллы. Если же сотрудники организации самостоятельно выбирают систему, то могут быть использованы символы «+» (наличие возможности),
«−» (отсутствие возможности), «+/−» (опционально или внешним ПО) и
«−/+» (неполная функциональность возможности).
Требования к программному и аппаратному обеспечению включают указание платформы, на основе которой будет работать система;

27 приобретение сторонней системы управления базами данных, иного дополнительного программного обеспечения; наличие соответствующего системе технического обеспечения; наличие в организации программно- технических комплексов и их возможная интеграция с системой и т. п.
Критерии эксплуатации и развития системы содержат требования к. простоте установки и удобству настройки системы; ее дальнейшей модернизации; форме технической поддержки; обучению сотрудников; качеству сопроводительной документации и т.д.
Стоимость АСДОУ включает: стоимость рабочего места (один сервер и количество лицензий доступа: одна лицензия на одно рабочее место), стоимость обучения сотрудников, стоимость дополнительного аппаратного и программного обеспечения, стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации, стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой, стоимость реализации дополнительных функций согласно требованиям заказчика.
Вопрос 4. Предварительная оценка эффективности АСДОУ.
Рассмотрим пример расчета возможного экономического эффекта на основе оценки труда сотрудников при работе с документами (в гипотетических единицах измерения, берутся средние показатели).
Практика показывает, что работник выполняет в день 10 операций по поиску документов. Время поиска составляет две минуты. В 10 случаях из
100 (10%) сотрудник не находит документ и тратит на повторный поиск еще две минуты. Предположим, что годовая зарплата составляет 3600 в год, в месяц – 300; накладные расходы на одного сотрудника – 100%. Тогда за год затраты на одного сотрудника составляют 7200. Составим пропорцию и проведем вычисления: (10*2+10*10%*2)*1/(8*60)*7200=330
Получается 330 единиц экономии в год на одного сотрудника только за счет экономии на поиске документов. Для 100 сотрудников – 33000.
Пусть стоимость рабочего места внедряемой АСДОУ равна 140, стоимость 100 рабочих мест – 140000. Получается двух кратная окупаемость.
Такие вычисления проводят для всех отобранных систем. Кроме того, стоит определить и точку окупаемости проекта, используя один из методов оценки эффективности ИТ-проектов. Полученные показатели помогают выбрать необходимую для организации систему.
Тема 3.4. Внедрение АСДОУ в организации
1. Порядок, документационное обеспечение внедрения АСДОУ.
2. Факторы, определяющие успех внедрения АСДОУ.
3. Техническое задание на разработку и внедрение АСДОУ.
4. Методики внедрения АСДОУ
Вопрос 1. Порядок, документационное обеспечение внедрения
АСДОУ. Внедрение любой автоматизированной системы представляет собой инвестиционный проект: вложенные средства с течением времени должны

28 принести организации вполне реальные выгоды. Преимущества будут получены тогда, когда выбор системы был сделан осознанно, а внедрение ведется по определенным правилам.
Внедрение подразделяется на этапы, продолжительность которых зависит от типа внедряемой системы, масштаба организации, числа автоматизируемых мест и т.п. Содержание работ, временные рамки, ответственные за выполнение работ, результат этапов фиксируются в календарном плане внедрения, который утверждается в организации.
Результаты выполнения работ по каждому этапу могут фиксироваться в актах приемки работ.
На первом этапе внедрения разрабатывается техническое задание
(может быть разработано в процессе выбора системы) и проводится обучение пользователей и администраторов системы, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях новой технологии.
На втором этапе осуществляется настройка системы в соответствии с выработанными ранее рекомендациями и созданным техническим заданием.
За это время происходит настройка всех алгоритмов, справочных систем, вводятся все необходимые отчетные формы, виды и разновидности документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота, настраивается доступ для каждого из пользователей.
Параллельно может начинаться и работа с системой.
Третий этап – этап тестирования программного продукта. Обычно для тестирования запускается тестовая версия, вводятся тестовые данные в систему, выполняются все необходимые операции, согласно разработанным сценариям, выявляются и исправляются найденные ошибки.
Каждый пользователь в зависимости от должностных обязанностей должен протестировать систему. Результаты тестирования оформляются в виде таблицы. По результатам тестирования составляется протокол.
Сценарий тестирования оформляется в виде специального документа – плана тестирования.
Четвертый этап работы по внедрению системы автоматизации предусматривает ее опытную эксплуатацию (масштабное использование функциональных возможностей системы). Пользователи системы оперируют реальными данными, выполняются все необходимые операции, но при этом параллельно ведется работа и старыми методами.
Далее начинается промышленная эксплуатация системы, выделяемая в пятый этап внедрения. На этом этапе программа работает в полную силу, но нередко продолжают выявляться ошибки, погрешности, требующие исправления и отладки с помощью специалистов.
Вопрос 2. Факторы, определяющие успех внедрения АСДОУ.
Факторами, оказывающими влияние на успех внедрения автоматизированной системы управления документами, являются:
− готовность организации к внедрению;

29
− влияние сотрудников на ход проекта внедрения;
− степень профессионализма внедряющей компании.
К моменту внедрения АСДОУ в организации должно быт проведено обследование и оптимизированы процессы работы с документами.
Разработка новой политики мотивации труда является одним из способов, существенно уменьшающих сопротивление персонала. У сотрудников должно быть создано твердое убеждение неизбежности нововведения, высокого статуса проекта, важно обеспечить работников информацией о преимуществах новой технологии работы с документами. Все решения, связанные с реализацией проекта, должны закрепляться соответствующими распоряжениями и приказами руководства организации.
Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может быть создана специальная комиссия или рабочая группы из представителей руководства организации, профильных служб — объектов автоматизации, ИТ-специалистов, специалистов службы ДОУ, внедряющей компании, отвечающих за различные аспекты внедрения: информационный, организационный, технологический, программно- технический, кадровый. Например, в задачи сотрудников службы ДОУ входит решение кардинальных технологических вопросов, согласование интересов подразделений как пользователей системы, подготовка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.
Вопрос 3. Техническое задание на разработку и внедрение АСДОУ.
Техническое задание (ТЗ) — это первичный постановочный документ, являющийся основанием для разработки и внедрения автоматизированной системы. В ТЗ необходимо четко определить и прописать все требования к системе, включая конкретные описания форм, отчетов, справочников, охарактеризовать объект автоматизации, указать состав и содержание работ по ее созданию, алгоритмы взаимодействия всех элементов, порядок контроля и приемки системы, источники финансирования, сроки сдачи проекта и т. п.
Основу для написания
ТЗ составляет
ГОСТ 34.602-89.
«Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы».
Стандарт размещен в Национальном фонде технических нормативных правовых актов и распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т.п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы».

30
Вопрос 4. Методики внедрения АСДОУ. Для крупных проектов, когда количество пользователей и охваченных подразделений достаточно велико, обычно практикуется пилотное внедрение, когда система развертывается на ограниченных участках. При этом нивелируются неудобства переходного периода, минимизируется влияние негативных факторов, уменьшается нагрузка на рабочую группу. Однако период внедрения увеличивается. Для относительно небольших проектов, когда число пользователей и автоматизируемых подразделений не велико, может быть применен принцип
«большого скачка». В этом случае все подразделения переводятся в режим промышленной эксплуатации одновременно.
В зарубежных странах применяются три наиболее известные методики, описывающих те или иные аспекты внедрения:
DIRKS (Designing & Implementing a Recordkeeping System) – методика, представленная в сокращенном варианте в двух частях международного стандарта по управлению документами ISO 15489; изначально была разработана Национальным архивом Австралии совместно с Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс;
AVM (Accelerated Value Method) – методика, предложенная специалистами Lotus Consulting;
MIKE 2.0 (Method for an Integrated Knowledge Environment) – методика, распространяемая сообществом консультантов по принципу «открытого программного обеспечения».
Методики рассматривают внедрение как сложный многоэтапный процесс, требующий планирования, и включают ряд общих этапов: обследование, проектирование, внедрение, управление изменениями.
Ключевая особенность каждой из описанных в работе методик состоит в том, что каждая из них фокусируется на строго определенной сфере деятельности, процесс проектирования и внедрения системы рассматривается под разным «углом зрения» (особенности управления документами, управление проектами, управление ИТ-архитектурой).