ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 259
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Все исполненные документы, не подлежащие уничтожению, должны храниться в специальных папках-скоросшивателях. Такая Папка с документами называется «Дело». Каждое дело должно иметь на титульной стороне регистрационный номер, краткое название, указание на принадлежность, год начала ее ведения и срок хранения. Все папки с регистрационными номерами подлежат учету в главном документе делопроизводства «Номенклатура дел предприятия».
Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел с указанием номера дела, его названия, количества томов и сроков их хранения. Обязательно указывается номер статьи, на основании которой установлены эти сроки хранения.
Делопроизводство подразделяют на общее и специальное. Общее делопроизводство для всех типов предприятий, независимо от их статуса, ведомственной принадлежности и вида собственности распространяется на пять видов обязательных документов: организационные документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы и переписка, документы по личному составу предприятия, документы бухгалтерского учета и отчетности.
Особенность выставочной деятельности порождает специфические виды документов, нигде более не встречающиеся. При регистрации вновь создаваемой выставочной фирмы в органах государственной статистики она будет зарегистрирована сразу по нескольким кодам отраслевой классификации поскольку выставочную деятельность нельзя отнести к какой-то одной отрасли ( культура, музеи и выставки, информация, образование, торговля и ярмарки). Нигде больше, кроме выставочной практики, не встречаются документы типа: «Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке-ярмарке», «Тематический план», «Тематико-экспозиционный план» и другие.
Группировка документов и формирование дел. Формирование дел — это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с титулом «Дело №». Поэтому прежде чем начать формирование дел, нужно решить, какие виды документов и по каким признакам будут в них направляться. Основные признаки группировки документов следующие: номинативный — документы группируются по наименованиям документов (протоколы, приказы, акты и т.п.); предметный — по предмету переписки; номенклатурный — по номенклатуре и ассортименту продукции; территориальный — по городам деловых связей; географический — по странам; проблемный; отраслевой; хронологический; авторский и т.д.
Какие признаки лучше выбрать для группировки документов и формирования дел предприятия — определяет служба документационного обеспечения по согласованию с руководством и исполнителями. Каждый направляемый в дело документ должен иметь номер и дату регистрации, подпись и отметку об исполнении.
Документы долговременного хранения группируются по папкам со сроками хранения: 10, 25, 50, 75 лет, постоянно.
Организационные и распорядительные документы. В «Номенклатуру дел предприятия» разделы с этими документами включаются первыми как основополагающие.
Организационные документы — это комплект документов, необходимых для учреждения самого предприятия, а также документация, используемая для организации его производственно хозяйственной деятельности, например, для учреждения ярмарок или регистрации планируемых выставок. Основными организационными документами являются: устав предприятия, протокол собрания учредителей, учредительный договор, должностные инструкции, инструкция о внутреннем распорядке, структура предприятия положения о структурных подразделениях, штатное расписание бизнес-план и т.п.
Распорядительные документы — разновидность организационных документов, имеющих персонифицированные указания кому что и в какой срок сделать. Основные виды распорядительных документов: постановление, приказ, распоряжение, указание, поручение. В качестве распорядительного документа может выступать протокол собрания, заседания, совещания и других аналогичных мероприятий, если в нем по результатам голосования дается поручение кому-либо что-то сделать, и указаны сроки исполнения.
Поскольку процесс подготовки и проведения выставки связан с большими затратами материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансов, ни одна выставка не должна проводиться без соответствующего юридического документа, разрешающего эти затраты. С другой стороны, каждая выставка преследует определенные цели, которые не могут быть достигнуты без четко установленного задания, — как организаторам выставки, так и организациям-участникам. Эти и другие вопросы четко определяются соответствующим распорядительным документом о проведении выставки. Чаще всего это приказ, в котором констатируется принятое решение организовать выставку, устанавливаются цели, задачи, место и сроки ее проведения, ориентировочная программа подготовительных мероприятий, ответственные исполнители и очерчивается предварительный круг обязательных (или потенциальных) участников выставки.
Практика показывает, что целесообразно этим же приказом создать организационный комитет, рабочую группу и дирекцию выставки, что не исключает возможности последовательного и самостоятельного решения данных вопросов дополнительными распорядительными документами устроителя выставки или специальными решениями оргкомитета. Важно, чтобы эти органы были созданы и были определены их полномочия и состав, так как на них ложится конкретная исполнительская функция по координации всех видов работ. Нужно также, чтобы в подобном документе были установлены источники финансирования, сроки списания затрат и отчетности по выставке. Очень действенным бывает изложение уже в данном приказе основных принципов подведения итогов выставки и установление форм поощрения для наиболее отличившихся работников и организаций.
Первый приказ обычно издается: по местным и региональным выставкам — за 3—6 месяцев до их проведения; по международным выставкам и ярмаркам — за 12—18 месяцев.
5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
В выставочном менеджменте сегодня нужны профессиональные менеджеры, руководители и управляющие, так как этот бизнес теперь представляет собой очень важную часть общественной жизни. Этот бизнес для успешного ведения должен возглавляться лидерами, преданными делу и обществу, в котором они живут и работают.
Мы живем в мире быстро меняющейся моды и привычек, — когда стало в порядке вещей ежедневное появление технических и культурных новшеств, когда экономика и торговля постоянно переживают взлеты и падения. В такой ситуации организация форумов и выставочных проектов является достаточно рискованным мероприятием, как для их устроителей, так и для инвесторов. Поэтому роль руководителя выставочных программ сегодня резко возросла. Сегодня одна из наиболее существенных тенденций в выставочном бизнесе — резко возрастающая значимость роли и влияния его руководителей. Хорошо, если они ранее уже зарекомендовали себя в других областях индустрии, сталкиваясь с решением сходных проблем. Но, прежде всего, они должны обладать определенным опытом именно в этом бизнесе.
Можно выделить три важнейшие предпосылки для успешного проведения массовых мероприятий, напрямую связанные с уровнем профессионализма работников:
• достаточный уровень знаний и опыта руководящего звена;
• постоянное повышение квалификации работников;
• активная творческая работа каждого менеджера.
Проведение выставочного мероприятия — это, прежде всего, предоставление услуг. А общая задача каждого мероприятия — ориентироваться на запросы потребителей. Значит, все служащие должны знать, что ждут потребители (участники и посетители выставки) от данного мероприятия и уметь довести его до необходимого уровня, стараясь максимально оправдать и даже превосходя их ожидания.
Необходимо осознавать также, что клиенты могут иметь разные запросы, потребности и желания. В процессе подготовки и проведения выставки необходимо выработать эффективные пути построения первоначального диалога с участниками и посетителями, для выяснения и понимания их проблем, чтобы затем решать их.
Выставочному персоналу, и, в первую очередь, руководителю (администратору, менеджеру), необходимо соблюдать разумную степень гибкости
, поскольку недостаток ее может подорвать сотрудничество с клиентом или партнером. И все-таки наиболее важным залогом успеха дела является искусство эффективного управления персоналом и ресурсами.
Эксперты по менеджменту приводят неутешительную статистику: 80% людей в свои 30 лет не обладают организаторскими способностями. А на долю настоящих, прирожденных руководителей приходится всего лишь 20% населения 30—40 летнего возраста. Такие личности в большой цене, и они должны использоваться как можно эффективнее. Кроме высокого коэффициента интеллекта (IQ), коэффициента эмоциональности (EQ), они должны держать высокий уровень качества общения (SQ), т.е. проявлять такие черты характера, которые располагают к себе собеседников. При этом им нужно постоянно развивать свои личностные качества: самосознание, саморегуляцию, мотивацию, эмпатию; постоянно обогащать свой социальный опыт.
Основная задача хорошего руководителя заключается в том, чтобы собрать сплоченную команду, члены которой «болеют» за успех дела также как и он сам. Он должен найти стратегически верный компромисс во всех вопросах, касающихся выполнения главной задачи.
Хороший менеджер — прагматичен, сдержан, обладает аналитическим умом, но хороший руководитель отличается от него еще и чувством интуиции и способностями предвидения.
Поэтому именно менеджер, развивающий в себе эти способности, чаще других становится руководителем (топ-менеджером).
Менеджер может научить и мотивировать. Но руководитель, кроме того, может (по крайней мере, должен уметь) вдохновить и заинтересовать. Менеджер может быть хорошим исполнителем, но лишь руководитель может наделить его определенными полномочиями.
От решений руководителей во многом зависит успех всего дела.
Удачное решение - это результат длительного сознательного и подсознательного процесса анализа информации, итерации уровней знания ситуации и варьирования логикой до того, как будет поставлена окончательная точка.
Другие руководители приходят к какому-то определенному выводу, изучая мнения и точки зрения коллектива своих специалистов, т.е. практикуют выработку решений путем коллективного обсуждения проблемы, проведения специальных совещаний, иногда прибегая к «мозговым атакам». Но и здесь успех не всегда гарантирован. Потому что есть другие составляющие творческого процесса.
Наиболее удачные решения рождаются, когда обе крайности (интеллектуальное творчество руководителя и различные мнения специалистов или экспертов) синтезируются в едином информационно-аналитическом процессе. Потому что необходимо принимать во внимание все составляющие выработки решения: