ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 265
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
3. Оценить отобранные мероприятия с позиций:
- количественно-качественного состава экспонентов-конкурентов;
- престижа выставки-ярмарки;
- изменения по времени ведущих параметров, включая изменения экспозиционных площадей;
- места ее проведения;
- стоимости представляемых обязательных и дополнительных выставочных услуг.
4. Выбрать подходящую выставку как результат совпадения целей маркетинга и открывающихся возможностей участия в выставке.
Если внутренние возможности предприятия и цели участия соответствуют теме выставки, если на выставке представлен репрезентативный спектр предлагаемых продуктов/услуг и при этом охвачены целевые для предприятия группы покупателей или выставка открывает выход на них, выбор будет эффективным.
Косвенными факторами этого выбора служат качественные характеристики места проведения выставки/ярмарки, а именно:
- географическое положение и транспортное обслуживание;
- количественный и качественный уровень услуг выставочного сервиса, гостиничного обслуживания и т.д.;
- общественная безопасность и состояние криминогенной обстановки в городе или регионе;
- доброжелательность местного населения;
- культурная и туристическая инфраструктура;
- качественный уровень служб сопровождения (таможенная служба, страхование, транспортные услуги, медицинское обслуживание и т.д.);
- возможности для осуществления покупок и развлечений и т.д.
Эти факторы можно считать психологическими.
Последней заключительной фазой осуществления выбора является принятие окончательного решения, которое доводится до коллектива предприятия.
Учитывая, что в зависимости от характера, имиджа выставки экспонент должен разработать технические и качественные детали своего участия до принятия окончательного решения, полезно для «подстраховки» нанести вышеуказанный визит-разведку на очередную выставку.
Лекция 7. ПЛАНИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
План
1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ
2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
4. Документационное обеспечение выставочной деятельности
5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ
Планирование подготовки и управления процессом работ на базе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной практике используются три метода планирования:
• планирование по контрольным срокам;
• метод линейных диаграмм;
• сетевое планирование.
Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной деятельности.
Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования.
К сожалению, этот метод не дает детальной картины организационных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану выполняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руководителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.
Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направлениям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого метода. Исключает необходимость разработки множества планов с контрольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает «пищу» для анализа и оценки, как идет дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении. Графическое оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вывешенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в целом, делает процесс управления более демократичным.
Метод сетевого планирования. Многие возникающие проблемы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совещания и уточнять детали несходимости или причины рассогласования. Метод сетевого планирования работ — наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же получающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагментом, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозначается событие (факт), а линией — процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями — фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана напоминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, выполняемые параллельно.
Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколько линий начинающихся здесь процессов.
Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», то есть все они должны заканчиваться до какого-нибудь финального контрольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки».
Стержнем сетевого графика является «критический путь» — кривая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лимитирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выставочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориентируются на критический путь.
При систематическом контроле хода работ выполнение отдельных заданий периодически отмечается на графике сети. Систематическая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратившись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складывающиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.
Еще одно достоинство сетевого графика — на нем можно нанести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это позволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктирными линиями и называются «фиктивными графами».
Специальные методики расчетов лимитов времени позволяют с высокой степенью достоверности и качества спланировать и контролировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «от начала работ» и «от конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков работ. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на отдельных участках.
Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зависит это от детальности проработки плана.
Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:
1) период подготовка выставки;
2) период работы выставки;
3) закрытие, демонтаж и анализ результатов.
Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, подэтапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы материальные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответствующие платежи и вознаграждения.
Выставочным работникам приходится иметь дело также с тематическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к традиционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, определяющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание выставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.
2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
По сути дела, крупные выставочные комплексы сегодня представляют собой гигантские предприятия, с полным набором соответствующих хозяйственно-производственных функций, таких, как планирование, проектирование, производство, поставки, сбыт, финансы, документооборот и т.п. И, как на любом крупном предприятии, за кажущейся простотой и удобством для клиента всегда скрывается сложный, но хорошо отлаженный организационным механизм, требующий выверенного и четкого управления. Решение столь сложной задачи трудно сегодня представить без использования современных технологических инструментов. К счастью, они существуют и уже много лет эффективно используются многими выставочными комплексами мира. Давно компьютеризированы процессы планирования и проектирования выставочного пространства, учет и контроль документационных потоков, процессы сбора и обработки информации для маркетинга и рекламы Но автоматизация управления материальными, административно организационными, техническими, транспортно-экспедиторским, гостиничными и другими ресурсами, людскими и грузовыми по токами — на складах, в движении и на рабочих местах и т.п. — и выставочном деле долго отставала от уровня автоматизации других отраслей.
ERP-системы управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planing), которые уже давно помогают крупным предприятиям во всем мире эффективно решать подобные задачи.
Каким образом это применимо к выставочно-ярмарочной деятельности, хорошо видно на примере компании Messe Frankfurt. Организатору Международного Франкфуртского автосалона и других крупных форумов несколько лет назад стала просто необходима система, которая бы обеспечила эффективное управление: основными средствами предприятия и его финансовыми потоками; материальными потоками; реализацией контроллинга; продажей выставочных площадей; техническим обслуживанием и ремонтом оборудования; персоналом (на фирме работает около 44 тыс. сотрудников); планированием производства; проектами и инвестициями; другими функциями.
Сегодня все эти и многие другие задачи успешно решает внедренная в организацию работ мощная ERP-система компании «SAP AG» — мирового лидера в разработке и внедрении подобных систем.
Технологии «SAP AG» сегодня используют для управления выставочными комплексами компания «Feria Muestrado Internacional» (г. Валенсия, Испания), «Amsterdam RAI» (г. Амстердам, Нидерланды) и др. Технологии «SAP AG» внедряются уже более 10 лет в России, странах СНГ и Балтии. Здесь системы управления фирмы «SAP AG» работают уже более чем на 200 предприятиях с 30 тысячами пользователей ее решений. Представительство «SAP AG» F обосновалось в Москве с 1992 г., а чуть позже — в Санкт-Петербурге, и уже успело хорошо зарекомендовать себя.