Таким образом, в настоящее время существуют множество различных компьютерных программ, которые позволяют эффективно вести документационное обеспечение управления. Электронный документооборот является высокотехнологичным и прогрессивным подходом к существенному повышению эффективности работы. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.

2 Анализ и оценка системы документационного обеспечения в УК «Три кита»
2.1 Характеристика объекта и методов исследования
Основные направления деятельности УК «Три кита» рассмотрены и выявлены методом анализа различных документов и прямого включенного наблюдения.

Метод исследования – это способ построения и обоснования социологического знания, совокупность приемов, процедур и операций эмпирического и теоретического познания социальной реальности [46].

Наблюдение - преднамеренное и целенаправленное восприятие, обусловленное задачей деятельности. Трудность наблюдения заключается в том, что результаты наблюдения в большой мере зависят от личности наблюдателя, его установок и отношения к наблюдаемому явлению. Различают простое (или обычное) наблюдение, когда события регистрируются со стороны, и соучаствующее (или включенное) наблюдение, когда исследователь включается в определённую социальную среду, адаптируется к ней и анализирует события как бы «изнутри». В данной работе наблюдение мы проводили «изнутри» - работая в компании.

Анализ документов – это процесс аналитико-синтетического изучения текстов и подготовки вторичной информации, отражающей наиболее существенные элементы содержания этих документов [47]. Изучение документов дает возможность увидеть многие важные стороны документационного обеспечения управления.

УК «Три кита» осуществляет свою деятельность на территории Кыштымского городского округа. Юридический адрес: г. Кыштым, ул. Республики, д. 3. Офис компании расположен по тому же адресу.

Высшим органом управления ЗАО является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО генеральный директор. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию генерального директора входит совершение всякого рода сделок; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников компании; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.

---

УК «Три кита» действует на основании Устава. В процессе изучения Устава организации УК «Три кита» установлено следующее.

УК «Три кита» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

УК «Три кита» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

Основной вид деятельности Общества, заявленный в Уставе: эксплуатационно – техническое обслуживание зданий и сооружений, находящихся по адресам:

• 
  тер. ТНПГ Профилакторий Южный, д. 1, Кыштым
  
• 
  тер. ТНПГ Профилакторий Южный, д. 2, Кыштым
  
• 
  тер. ТНПГ Профилакторий Южный, д. 3, Кыштым
  
• 
  ул. Дзержинского, д. 1, Кыштым
  
• 
  ул. Кольцова, д. 2, Кыштым
  
• 
  ул. Комарова, д. 3, Кыштым
  
• 
  ул. Комарова, д. 5, Кыштым
  
• 
  ул. Кооперативная, д. 4, Кыштым
  
• 
  ул. Ленина, д. 43, Кыштым
  
• 
  ул. Металлистов, д. 10, Кыштым
  
• 
  ул. Металлистов, д. 1А, Кыштым
  
• 
  ул. Металлистов, д. 8, Кыштым
  
• 
  ул. Мира, д. 6, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 1, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 10, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 1А, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 2, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 3, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 4, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 7, Кыштым
  
• 
  ул. Набережная, д. 9, Кыштым
  
• 
  ул. Огнеупорная, д. 14, Кыштым
  
• 
  ул. Октябрьская, д. 15, Кыштым
  
• 
  ул. Октябрьская, д. 8, Кыштым
  
• 
  ул. Победы, д. 6, Кыштым
  
• 
  ул. Республики, д. 3, Кыштым
  
• 
  ул. Республики, д. 4, Кыштым
  
• 
  ул. Республики, д. 8, Кыштым
  

Для осуществления данного вида деятельности обществом предусмотрено:

• 
  выполнение строительно – монтажных и ремонтно – строительных работ;
  
• 
  оказание услуг по предоставлению парковочных мест возле зданий;
  
• 
  выполнение заявок по содержанию здания;
  
• 
  заключение договоров с подрядчиками.
  

Для достижения цели деятельности Общество имеет право:

• 
  развивать сотрудничество с другими юридическими и частными лицами, в том числе с зарубежными, в сфере производственной хозяйственной деятельности и в иных не запрещенным законом сферах;
  
• 
  самостоятельно устанавливать цены на реализацию услуг.
  

---

Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

Штат акционерного общества состоит их 13 единиц: директор и его заместитель, бухгалтер, два менеджера, системный администратор – программист, секретарь, начальник административно – хозяйственного отдела, слесарь – сантехник, электрик, вахтер, уборщица, парковщик (рисунок 1).

Генеральный директор

---

Заместитель генерального директора




Офис

Административно-хозяйственный отдел




Бухгалтер

Менеджер

Менеджер

Секретарь

Программист

Начальник АХ отдела




Электрик

Слесарь-сантехник

Вахтер

Уборщица

Парковщик



Рисунок 1 – Структура кадрового состава организации
Офис компании и начальник отдела работают пять рабочих дней по восьмичасовому режиму работы. Сотрудников административно – хозяйственного отдела имеют сменный график работы.

Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях, как УК «Три кита», создание службы нерентабельно, поэтому вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручена секретарю. Секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.

В своей работе с документами секретарь руководствуется следующей нормативной базой:

• 
  Трудовой кодекс РФ от 30 сентября 2006 г.;
  
• 
  ФЗ РФ от 23 ноября 1994 года «Об обязательном экземпляре документов»;
  
• 
  ФЗ РФ от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи;
  
• 
  ФЗ РФ от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
  
• 
  ФЗ РФ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в РФ»;
  
• 
  ФЗ РФ от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
  
• 
  ФЗ РФ от 27 июля 2006 г «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  
• 
  Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области»;
  
• 
  ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
  
• 
  ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  
• 
  ОК 001-93. Общероссийский классификатор стандартов;
  
• 
  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
  
• 
  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  

---

2.2 Организация документационного обеспечения управления УК «Три кита»
Согласно «Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления» к функциям службы ДОУ относятся:

• 
  учет и регистрация, контроль;
  
• 
  совершенствование работы с документами и внедрение технических средств;
  
• 
  экспедиция;
  
• 
  рассмотрение корреспонденции;
  
• 
  передача дел в архив.
  

Как отмечалось ранее, документационным обеспечением управления в «Общее Дело» занимается секретарь. На него возложены следующие функции:

• 
  ведение делопроизводства;
  
• 
  ведение и оформление кадровой документации и учета;
  
• 
  организация приема посетителей;
  
• 
  обеспечение работы офиса, снабжение необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами;
  
• 
  оперативно-организационное обслуживание руководства;
  
• 
  оперативная связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия;
  
• 
  прием звонков, факса, писем;
  
• 
  контроль чистоты и порядка в офисном помещении.
  

Делопроизводство в компании составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы общества закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. В документационном обеспечении компании произошло деление документооборота на документопотоки. Было выделено три группы документопотоков: входящие, исходящие, внутренние.

Входящие – наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, акты, счета, счета – фактуры, товарные накладные. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций.

Для точности и сохранности в получения документа, организацией было сформирована схема направления движения потоков входящих документов (рисунок 2).

Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам в данной организации отнесены:

• 
  графики;
  
• 
  документы по материально-техническому снабжению;
  
• 
  материалы справочного и информационного характера;
  
• 
  отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;
  
• 
  письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т. д.);
  
• 
  поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;
  
• 
  проекты планов;
  
• 
  проекты смет расходов;
  
• 
  расчеты;
  
• 
  сообщения о различных заседаниях, совещаниях;
  
• 
  технологические карты;
  
• 
  технические условия;
  
• 
  учебные планы и программы;
  
• 
  чертежи.
  

---

Смотрите также файлы

• Предел функции.docx

• аза тілі пнінен 3тосан бойынша жиынты баалау тапсырмалары.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Атаманская Елизавета Дмитриевна.pptx

• Удк 5 Формирование навыков функциональной грамотности на уроках математики в основной школе. Харьковская Валентина Григорьевна, Кудинова Валентина Ивановна, учителя математики огбоу Новоуколовская сош.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Выбрала я эту тему потому что хотела узнать и раскрыть творчество виктора цоя разобраться о чем и ком он поет, в этом деле мне помог мой руководитель проекта. Цель моей работы это.docx