Файл: Лекция. Тема Понятие и методологические основы регламентации и нормирования труда.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 267
Скачиваний: 7
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Контрольные вопросы
1.
В каком году развернулось стахановское движение? В чем его сущность?
2.
В чем заключается главная проблема создания единой общеотраслевой нормативной базы?
3.
Какой основной фактор в нормировании труда выделил Г.Ф.
Ориентлихер?
29 4.
Назовите основные вехи этапа централизации в организации и нормировании труда на государственном уровне.
5. Какие ученые и когда внесли значительный вклад в разработку теории управления.
6. Дайте определение регламенту и регламентации.
7. На какие нормативно-правовые акты опирается регламентация труда.
8. Какова цель системы регламентов труда, назовите формы регламентации труда.
9. Какие документы относятся к распорядительным.
10. Каковы задачи и функции возникают при формировании системы управления новой организацией.
11. Дайте определение и назовите цели должностной инструкции.
12. Что включают в себя профессиональные стандарты.
Контрольные задания
1. В России впервые попытку применения научных методов оценки труда предпринял: а.
И.М. Сеченов;
б.
И.П. Павлов;
в.
В.М. Бехтерев.
2. Теория В.М. Бехтерева строится на: а. комплексном изучении отношений человека и окружающего его физического, биологического и социального мира; б. процессах возбуждения и торможения реакций в коре головного мозга, что обосновало закономерности трудовых процессов; в. формировании научной базы для исследования человека в процессе труда.
3.Регламентация труда – это управленческий процесс, который обеспечивает: а). установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления; б). упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач; в). затраты времени на выполнение элементов (или комплексов) работы, а также необходимой численности работников для выполнения объема работы, принятого за единицу; г). время, необходимое в определенных организационно-технических условиях на обслуживание в течение смены одной единицы оборудования.
1
Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда
персонала и система нормативных документов.
В первом блоке раскрываетсяформы регламентации труда, регламентирующие документы, виды регламентов, качественные и количественные параметры трудовой деятельности.
Во втором блоке раскрывается система нормативных документов по регламентации труда.
Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда
персонала и система нормативных документов.
Первый блок
Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда, т. е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т. п., которые можно разделить на документированные и недокументированные.
К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т. д. Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.
Регламентация труда требует определения совокупности регламентирующей документации.
Проблема определения форм регламентации труда обуславливается, с одной стороны, спецификой труда, а
2
с другой – неопределенностью границ делимости составляющих процессов.
В научной и методической литературе по организации управления отсутствуют полные классификационные схемы регламентов труда. Поэтому вопрос о принципах классифицирования исходного множества определенных предметов требует теоретического осмысления.
Классификация – это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам
(классам) на основании общего признака или группы признаков.
Регламент можно классифицировать:
- регулирующие деятельность предприятия (устав, учредительный договор);
- по информационному обеспечению: формы документов – делопроизводство;
- регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение);
- нормирование процесса управления – организационные процессы, графики производства;
- регулирующие работу персонала – положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты, если данные положения отсутствуют, то для наёмника есть крайне большой риск.
Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой – упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда – т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Как видно, регламенты труда занимают
3
ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.
1
К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий
(ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники,
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д.
Для регламентирования труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной.
В этой связи следует обратиться к нормированию труда – установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности.
Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов.
Регламентирование труда, как правило, рассматривается по следующим направлениям: организационно-правовое; экономическое; социально-психологическое.
1
Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.: МАРТИТ, 2012.-69 с.
4
Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих:
- нормативный характер (например, положение о структурном подразделении, положение об организации, должностные инструкции и др.);
- характер административного указания, которое является обязательным, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам
(например, приказ, распоряжение, инструкция);
- рекомендательный характер (например, распорядок рабочего дня руководителя и т.п.).
Эти документы имеют различную степень регламентации и детализации, но общее для них – четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица.
Экономические направления и формы регламентирования определяют границы и порядок экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников организации, положение о премировании и т.п.
Социально-психологическое направление регламентирования устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования труда.
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. В текст
5
положения о персонале рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, правила делового поведения персонала.
2
Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.): его задачи, функции, права, ответственность.
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Штатное расписание описывает совокупность должностей персонала; это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и
1.
2
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов
– 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
6
составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений – положениями о них.
Таким образом, классификация форм регламентации труда может включать в себя бесконечное множество признаков и соответствующее множество классификационных схем. Количество признаков определяется целями и задачами, стоящими перед разработчиком. Так же отметим, что эффективная работа организации не может быть достигнута без регламентирующих документов, с помощью которых осуществляется результативная работа персонала.
От правильно разработанной регламентации труда персонала напрямую зависит успех организации.
3
Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации.
Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р
6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин – локальные нормативные акты.
3
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
7
Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов
(реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации – уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве – положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях – положения
(инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.
4
Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы
4
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
8
с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных
(функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).
Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:
- общие положения;
- состав документов организации;
- подготовка документов, организация документооборота;
- информационно-поисковая система организации;
- контроль исполнения документов;
- организация документов в делопроизводстве;
- передача документов на архивное хранение.
В "Общих положениях" указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.
В разделе "Состав документов организации" называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.
Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и
9
организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.
Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.
При работе с такой документацией предусматриваются:
- своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;
- заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
- внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации.
Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно
1.
В каком году развернулось стахановское движение? В чем его сущность?
2.
В чем заключается главная проблема создания единой общеотраслевой нормативной базы?
3.
Какой основной фактор в нормировании труда выделил Г.Ф.
Ориентлихер?
29 4.
Назовите основные вехи этапа централизации в организации и нормировании труда на государственном уровне.
5. Какие ученые и когда внесли значительный вклад в разработку теории управления.
6. Дайте определение регламенту и регламентации.
7. На какие нормативно-правовые акты опирается регламентация труда.
8. Какова цель системы регламентов труда, назовите формы регламентации труда.
9. Какие документы относятся к распорядительным.
10. Каковы задачи и функции возникают при формировании системы управления новой организацией.
11. Дайте определение и назовите цели должностной инструкции.
12. Что включают в себя профессиональные стандарты.
Контрольные задания
1. В России впервые попытку применения научных методов оценки труда предпринял: а.
И.М. Сеченов;
б.
И.П. Павлов;
в.
В.М. Бехтерев.
2. Теория В.М. Бехтерева строится на: а. комплексном изучении отношений человека и окружающего его физического, биологического и социального мира; б. процессах возбуждения и торможения реакций в коре головного мозга, что обосновало закономерности трудовых процессов; в. формировании научной базы для исследования человека в процессе труда.
3.Регламентация труда – это управленческий процесс, который обеспечивает: а). установление обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников аппарата управления; б). упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач; в). затраты времени на выполнение элементов (или комплексов) работы, а также необходимой численности работников для выполнения объема работы, принятого за единицу; г). время, необходимое в определенных организационно-технических условиях на обслуживание в течение смены одной единицы оборудования.
1
Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда
персонала и система нормативных документов.
В первом блоке раскрываетсяформы регламентации труда, регламентирующие документы, виды регламентов, качественные и количественные параметры трудовой деятельности.
Во втором блоке раскрывается система нормативных документов по регламентации труда.
Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда
персонала и система нормативных документов.
Первый блок
Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой - упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда, т. е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т. п., которые можно разделить на документированные и недокументированные.
К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т. д. Как видно, регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.
Регламентация труда требует определения совокупности регламентирующей документации.
Проблема определения форм регламентации труда обуславливается, с одной стороны, спецификой труда, а
2
с другой – неопределенностью границ делимости составляющих процессов.
В научной и методической литературе по организации управления отсутствуют полные классификационные схемы регламентов труда. Поэтому вопрос о принципах классифицирования исходного множества определенных предметов требует теоретического осмысления.
Классификация – это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества по подмножествам
(классам) на основании общего признака или группы признаков.
Регламент можно классифицировать:
- регулирующие деятельность предприятия (устав, учредительный договор);
- по информационному обеспечению: формы документов – делопроизводство;
- регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение);
- нормирование процесса управления – организационные процессы, графики производства;
- регулирующие работу персонала – положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты, если данные положения отсутствуют, то для наёмника есть крайне большой риск.
Все многообразие регламентов труда может быть представлено как система, цель которой – упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентации труда – т.е. конкретное представление регламентов труда в виде совокупности документов, схем, графиков, таблиц и т.п., которые можно разделить на: документированные и недокументированные. К ним относятся: устав организации, положение о подразделении, должностные инструкции, личностные спецификации, схемы оргструктур управления, различные нормы: времени, численности, управляемости; правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Как видно, регламенты труда занимают
3
ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.
1
К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий
(ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники,
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, маршрутно-технологические карты производственного процесса, модели рабочих мест, контракт, правила по технике безопасности, правила эксплуатации оборудования, наряд-заказ на выполнение работы, нормы времени на ремонт оборудования и т.д.
Для регламентирования труда характерны не только качественные параметры трудовой деятельности, но и количественные показатели, хотя степень формализации этих процессов до сих пор остается проблематичной.
В этой связи следует обратиться к нормированию труда – установлению норм затрат рабочего времени на производство какого-либо продукта или выполнение определенной работы, а также нормативов численности.
Регламентирование и нормирование труда по сути являются двумя гранями одного и того же процесса, а именно совершенствования труда персонала организации. При этом нормирование характеризуется разработкой и установлением строго количественных параметров трудовых процессов, а регламентирование предполагает разработку не только количественных, но и качественных параметров трудовых процессов.
Регламентирование труда, как правило, рассматривается по следующим направлениям: организационно-правовое; экономическое; социально-психологическое.
1
Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.: МАРТИТ, 2012.-69 с.
4
Организационно-правовые формы регламентирования отражаются в ряде документов, имеющих:
- нормативный характер (например, положение о структурном подразделении, положение об организации, должностные инструкции и др.);
- характер административного указания, которое является обязательным, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам
(например, приказ, распоряжение, инструкция);
- рекомендательный характер (например, распорядок рабочего дня руководителя и т.п.).
Эти документы имеют различную степень регламентации и детализации, но общее для них – четкая дисциплина исполнения и административная ответственность, которые возможны только при наделении правами и обязанностями органа управления и конкретного должностного лица.
Экономические направления и формы регламентирования определяют границы и порядок экономических отношений в трудовом процессе. К ним относятся: положение об оплате труда, положение о материальном стимулировании работников организации, положение о премировании и т.п.
Социально-психологическое направление регламентирования устанавливает определенный порядок социально-психологических отношений (например, Кодекс деловой этики). А это, в свою очередь, способствует усилению и четкому использованию организационно-правовых и экономических форм регламентирования труда.
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. В текст
5
положения о персонале рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, правила делового поведения персонала.
2
Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.): его задачи, функции, права, ответственность.
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Штатное расписание описывает совокупность должностей персонала; это документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и
1.
2
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов
– 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
6
составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений – положениями о них.
Таким образом, классификация форм регламентации труда может включать в себя бесконечное множество признаков и соответствующее множество классификационных схем. Количество признаков определяется целями и задачами, стоящими перед разработчиком. Так же отметим, что эффективная работа организации не может быть достигнута без регламентирующих документов, с помощью которых осуществляется результативная работа персонала.
От правильно разработанной регламентации труда персонала напрямую зависит успех организации.
3
Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации.
Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р
6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин – локальные нормативные акты.
3
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
7
Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов
(реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина "делопроизводство", обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин "документационное обеспечение управления", акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации – уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве – положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях – положения
(инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.
4
Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы
4
Бухалков М.И. «Организация и нормирование труда». Учебник для ВУЗов – 2ое издание., М.: ИНФРА-М, 2009.-416 с.
8
с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных
(функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).
Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:
- общие положения;
- состав документов организации;
- подготовка документов, организация документооборота;
- информационно-поисковая система организации;
- контроль исполнения документов;
- организация документов в делопроизводстве;
- передача документов на архивное хранение.
В "Общих положениях" указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесение в нее изменений и дополнений.
В разделе "Состав документов организации" называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций. Создание документов, т.е. документирование принимаемых управленческих решений, является обязательной составляющей процесса управления любой организации.
Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и
9
организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.
Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.
При работе с такой документацией предусматриваются:
- своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;
- заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;
- внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью "привязки" их к особенностям деятельности конкретной организации.
Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, "жесткой" регламентации по форме и содержанию и ежедневно