Файл: Лекция. Тема Понятие и методологические основы регламентации и нормирования труда.pdf

10
создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования, прежде всего, следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов – (далее – Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.
5
Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий.
Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
5
Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.:
МАРТИТ, 2012.-69 с.

11
Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:
- о наименовании формы документа;
- о присвоенном этой форме коде;
- о наличии общегосударственной формы документа;
- об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);
- о степени ограничения доступа к документу.
Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) – например, канцелярией – на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации.
Проект
Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других – к ее нехватке. Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе "Подготовка документов, организация документооборота"
Инструкции.
Здесь рассматриваются состав реквизитов документов и правила их написания, виды бланков документов, особенности подготовки отдельных

12
групп документов (например, организационных, распорядительных, информационно-справочных и т.д.), порядок придания документам юридической силы.
Отдельно должен быть затронут вопрос о согласовании проекта документа как с ответственными работниками организации, так и с представителями других организаций (внутреннее и внешнее согласование).
В самостоятельный подраздел желательно выделить требования к языку и стилю служебных документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и
Сборник типовых и трафаретных текстов документов.
Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит
Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее – Сборник).
Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.
Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, должностных инструкций, договоров и т.д.
Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов
ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы.
Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

13
"Для прохождения производственной практики в 20__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.
Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях:
Рассмотрим локальные нормативные акты, принятие которых обязательно для организации.
Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору.
Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:
- порядок введения суммированного учета рабочего времени;
- перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;
- места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;
- порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре.
К обязательным локальным нормативным актам относятся также:

14
- документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников;
- права и обязанности работников в этой области;
- порядок хранения и использования персональных данных работников в организации;
- порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации;
- перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.
Также обязательны – штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.
Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда.
Они регламентируют:
- информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;
- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.
Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео – дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью.

15
Например, по причинам неуведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д.
6
Лекция. Тема 2. Классификация форм регламентации труда
персонала и система нормативных документов.
Второй блок
Исходя из содержания и характера выполняемых функций выделяют следующие категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
Труд руководителей по своему характеру является административно- управленческим и представляет собой комплекс систематических и целенаправленных действий по организации и координации деятельности подчиненных им сотрудников. К числу выполняемых ими функций относятся: служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные и др. Руководитель наделен определенными полномочиями в принятии решений по конкретному кругу вопросов и несет всю полноту ответственности за результаты работы возглавляемого им коллектива.
Труд специалистов связан с выполнением работ аналитического и конструктивного характера, требует предоставления широких возможностей для творчества как при постановке целей и задач, так и при определении путей и методов их осуществления.
Труд технических исполнителей состоит из относительно несложных, стереотипных, постоянно повторяющихся операций по информационному обеспечению управления.
К ним относятся:
6
Савельева Е.В. «Регламентация и нормирование труда». : учебное пособие.-М.:
МАРТИТ, 2012.-69 с.

16
документационные, первично-счетные и учетные, коммуникационно- технические, вычислительные и формально-логические.
Система нормативных документов по регламентации труда.
Исходя из содержания и характера выполняемых функций выделяют следующие категории служащих: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).
Труд
руководителей
по своему характеру является административно-управленческим и представляет собой комплекс систематических и целенаправленных действий по организации и координации деятельности подчиненных им сотрудников. К числу выполняемых ими функций относятся: служебно-коммуникационные,
распорядительные, координационные, контрольно-оценочные и др.
Руководитель наделен определенными полномочиями в принятии решений по конкретному кругу вопросов и несет всю полноту ответственности за результаты работы возглавляемого им коллектива.
Труд специалистов связан с выполнением работ аналитического и конструктивного характера, требует предоставления широких возможностей для творчества как при постановке целей и задач, так и при определении путей и методов их осуществления.
Труд технических исполнителей состоит из относительно несложных, стереотипных, постоянно повторяющихся операций по информационному обеспечению управления.
К ним относятся:
документационные, первично-счетные и учетные, коммуникационно- технические, вычислительные и формально-логические.
Различия в содержании труда требуют разного подхода при регламентации трудовой деятельности каждой из указанных категорий служащих. Труд руководителей менее всего поддается жесткой регламентации, так как именно на них лежит ответственность за качественную подготовку и принятие обоснованного и своевременного решения. Управление – процесс многогранный, неоднозначный, зависящий

17
от сложной и подвижной совокупности факторов, постоянно создающих нестандартные ситуации. Это требует от руководителя творческого подхода, широкого кругозора, высокой профессиональной квалификации, а также интуиции, здравого смысла, особых личных качеств, которые необходимы при принятии решений и руководстве людьми. Именно поэтому труд руководителя справедливо рассматривается многими исследователями как искусство, без которого невозможен процесс управления.
В связи с этим, чем выше уровень управления, тем более серьезное
внимание уделяется порядку подбора персонала и назначения на
должность. Уровень управления влияет также на содержание и сложность работы руководителя, меру его ответственности и самостоятельности,
объем полномочий. Чем ниже уровень управления, тем конкретнее они
могут быть определены и закреплены в нормативных документах.
Число уровней управления устанавливается под влиянием различных, в том числе противоположных по направленности, требований. С одной стороны,
такое влияние должно быть как можно меньше, так как с увеличением числа уровней управления возрастает опасность потери и искажения информации, а также увеличивается время ее прохождения по управленческой цепи. В результате снижаются оперативность и качество управления при росте затрат на содержание управленческого аппарата. С
другой стороны, при неоправданном сокращении числа звеньев теряется управляемость, т. е. возможность контроля и координации работ большого числа сотрудников. Для обоснованного решения этого вопроса применяются нормативы числа подчиненных.
Должностные обязанности руководителя прямо связаны с организационной структурой аппарата управления и вытекают из тех задач и функций, которые возложены на возглавляемое им структурное подразделение.
Организационная структура аппарата определяет состав и

18
взаимосвязь подразделений и должностных лиц. Она отражает специализацию каждого структурного подразделения, его место в общей системе управления, подчиненность и взаимодействие с другими подразделениями (по вертикали и горизонтали). Структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляются процессы управления на основе разграничения функций и специализации подразделений. Деятельность аппарата управления как единой системы обеспечивается путем регламентации, т. е. установления определенного порядка работы каждого его элемента (структурного подразделения,
должностного лица). Для этой цели разрабатываются положения о структурных подразделениях.
Положение о структурном подразделении – это документ,
предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого структурного подразделения. Положение определяет статус данного подразделения, его место и роль в системе управления,
внутреннюю организацию.
Взаимоотношение отдела кадров с другими подразделениями
предприятия
1. С цехами, отделами и подразделениями предприятияПолучает:
заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников,
представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины; графики отпусков работников подразделения.
Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины; изменения правил внутреннего трудового распорядка.
2. С юридическим отделом
Представляет: приказы на визирование.
3. С бухгалтерией
Получает: справки о заработной плате для оформления пенсии по

19
возрасту и инвалидности.
Представляет: табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц
(Из типового положения об отделе кадров).
На основе положения о структурном подразделении осуществляется повседневная деятельность его сотрудников по реализации тех задач и функций, за выполнение которых подразделение в лице его руководителя несет полную ответственность. Положение является базовым документом
для распределения функций и работ между исполнителями, установления
их персональных должностных обязанностей, составления штатного
расписания. Оно позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании работников.
Для разработки качественных положений важно, чтобы их подготовка и утверждение проводились одновременно для всех структурных подразделений или по строго установленному графику. Это обеспечит системность всего комплекса разрабатываемых документов, наиболее четкое распределение работ, ответственности и полномочий.
Проекты положений, как правило, поручают разрабатывать самим руководителям структурных подразделений, однако в процессе работы необходимо обеспечить совместное обсуждение вопросов, касающихся смежных подразделений. Это позволит подготовить целый комплекс документов, согласовать взаимосвязи между подразделениями и избежать дублирования, что неизбежно при автономной работе над каждым отдельным положением.
Составляя проекты положений, руководители структурных подразделений, как показывает практика, исходят из своих представлений о