Файл: Руководство для выполнения практических работ по дисциплине Документационное обеспечение управления.doc

Методические указания

Среди разнообразия деловых документов организационно-распорядительные документы (ОРД) занимают особое место.

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

К организационным документам относятся: устав организации, правила внутреннего трудового распорядка организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.

Должностная инструкция является одним из основных документов, защищающих работника в его служебной деятельности. Должностная инструкция делопроизводителя, как правило, разрабатывается на основе квалификационной характеристики¹ и практики работы делопроизводителя в организации.
Задание № 1.

Составьте и оформите (подпишите, утвердите, доведите до исполнителя) должностную инструкцию на делопроизводителя – сотрудника общего отдела публичного акционерного общества «Русский лен».
Порядок выполнения задания № 1

1. 
   Должностная инструкция кроме разделов, указанных в Квалификационном справочнике, как правило, включает в себя следующие разделы: «Общие положения», «Функции», «Права», «Ответственность», «Взаимосвязи».
   
2. 
   Раздел «Общие положения», как правило, имеет типовую информацию, включающую пункты о порядке приема и увольнения делопроизводителя, его подчиненности, квалификационных требованиях к образованию и стажу работы, документах, о которых он должен знать и которыми руководствоваться в работе (ОРД, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об общем отделе, должностной инструкцией).
   
3. 
   Раздел «Должностные обязанности» является одним из главных в производственной деятельности делопроизводителя. На основе этого раздела делопроизводителя ежедневно выполняет достаточно широкий круг обязанностей, в первую очередь по работе с документами (занимает 70-75% рабочего времени), «делопроизводственные» обязанности.
   
4. 
   Для составления должностной инструкции воспользуйтесь квалификационной характеристикой делопроизводителя ²:
   

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов,

---

осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Решение:

_______________________________________	УТВЕРЖДАЮ
_______________________________________	_________________________________
(_____________________________________)	_________________________________
	_________________________________
Общий отдел	_________________________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
___________________ № ______
________________________________
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель является сотрудником _______________________________________ _______________________________________________________________________________.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности _________ _______________________________________________________________________________.
1.3. Делопроизводитель должен иметь _______________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
1.4. Делопроизводитель подчиняется начальнику общего отдела.
1.5. В практической деятельности делопроизводитель должен руководствоваться __________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
1.6. Делопроизводитель должен знать: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
1.7. Делопроизводитель должен уметь: вести учет прохождения документов; обеспечивать быстрый поиск необходимых документов; готовить документы для передачи в архив организации; работать со средствами связи и вычислительной техникой.
2. Функции делопроизводителя
2.1. Участвует в этапах обработки документов.
2.2. Обеспечивает контроль прохождения служебных документов.
2.3. Обрабатывает документы для передачи в архив организации.
3. Обязанности делопроизводителя
3.1. ____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности отдела по вопросам делопроизводства, относящимся к его компетенции.
4.2. Готовить и представлять начальнику общего отдела свои предложения по совершенствованию работы по вопросам, относящимся к его компетенции.
5. Ответственность работника
Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную, уголовную и материальную ответственность за:
5.1. Нарушение положений руководящих документов по делопроизводству.
5.2. Невыполнение указаний начальника общего отдела, касающихся делопроизводства и порученных задач.
5.3. Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов, содержащих конфиденциальные сведения.
5.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
6. Взаимосвязи
Делопроизводитель взаимодействует со всеми структурными подразделениями ПАО «Русский лен» по вопросам обработки входящих, исходящих и внутренних документов, контроля исполнения документов, их поиска и подготовки для передачи в архив организации.
7. Оценка работы делопроизводителя осуществляется
7.1. Начальником общего отдела регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих полномочий.
7.2. Аттестационной комиссией ПАО «Русский лен» - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
7.3. Основными критериями оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Начальник общего отдела ___________________ _______________
Начальник отдела кадров
_______________________________
_______________________________
Юрисконсульт
_____________________________
_____________________________
С инструкцией ознакомлен ____________________ _________________
____________________

---

Вопросы для зачета:

1. Перечислите реквизиты должностной инструкции.

2. Кто разрабатывает должностную инструкцию?

3. С какими должностными лицами согласовывается должностная инструкция?

Ответы: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Дата _______________________

Оценка ____________________ Подпись преподавателя _________________

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 3

ТЕМА: Организационно-распорядительные документы.

НАИМЕНОВАНИЕ РАБОТЫ: Составление и оформление распорядительных документов (приказы по основной деятельности, выписка из приказа).

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Отработать приемы составления и оформления приказов по основной деятельности, выписок из приказов.

ФОРМРУЕМЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ: ОК 1-5, 8; ПК 1.1-1.4, 2.1-2.4, 3.1-3.4, 4.1-4.4.

ПРИОБРЕТАЕМЫЕ УМЕНИЯ: Студенты смогут составлять и оформлять приказы по основной деятельности, выписки из приказов; оценивать правильность подготовки распорядительных документов.

ОСНАЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА: рабочая тетрадь, образцы документов.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: кабинет «Документационное обеспечение управления»

НОРМА ВРЕМЕНИ: 90 минут.

ЛИТЕРАТУРА:

1. 
   Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013. – С. 46-50.
   
2. 
   Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Издательский центр «Академия», 2012. – С. 77-85, 89-90.
   

Вопросы при допуске к занятию:

1. 
   Какие документы относятся к распорядительным документам? В каких случаях они составляются?
   
2. 
   Назовите основные стадии подготовки распорядительных документов.
   
3. 
   Какова структура текста приказа по основной деятельности?
   
4. 
   Как оформляется распорядительная часть приказа?
   
5. 
   Кто подписывает приказы?
   
6. 
   Для чего на приказах ставится отметка об исполнителе?
   

---

Методические указания

Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

Руководители организаций издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выписка из приказа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Порядок выполнения работы:

1. 
   Оформите приказы по основной деятельности на общем бланке организации, используя макет оформления приказа (прил. 2).
   
2. 
   Сформулируйте констатирующую часть приказа, в которой излагаются основания, причины издания.
   
3. 
   Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРКАЗЫВАЮ».
   
4. 
   В каждом пункте распорядительной части приказа укажите исполнителя и сроки исполнения задания.
   
5. 
   В последнем пункте распорядительной части приказа укажите должностное лицо, которое будет осуществлять контроль исполнения приказа в целом.
   
6. 
   После издания приказ доводится до исполнителей под роспись. Эта отметка включает слова «С приказом ознакомлен», личную подпись исполнителя, расшифровку подписи и дату.
   
7. 
   В конце документа располагают отметку об исполнителе (составителе документа) и номер его телефона.
   
8. 
   Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
   
9. 
   По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа.
   
10. 
    В выписке следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ привести слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
    
11. 
    Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункт), которая касается непосредственного конкретного исполнителя.
    
12. 
    Выписка заверяется ответственным должностным лицом (например, секретарем) и выдается исполнителю под расписку.
    

Задание № 1.

Директор предприятия ПАО «Русский лен» издал приказ об итогах ревизии по проверке финансового учета. В результате проверки были выявлены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала доверенностей. Составьте и оформите приказ. Доведите приказ до исполнителей (главный бухгалтер, старший бухгалтер) под роспись.

---

Решение:

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЙ ЛЕН» ПРИКАЗ
_______________	№ ________
г. Острогожск
О ____________________________________ ______________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Контроль исполнения приказа _______________________________________________ __________________________________________________________________________ Директор ____________________________ (фамилия исполнителя и номер его телефона) С приказом ознакомлены

Задание № 2.

Для обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1, 2 и 9 мая директор ПАО «Русский лен» издал приказ, в котором обязал провести тщательную уборку на территории предприятия; провести проверку состояния электропроводки, электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники; представить до 25 апреля список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни 1, 2 и 9 мая. Контроль исполнения приказа был поручен начальнику административно-хозяйственного отдела.

В роли ответственного исполнителя разработайте и оформите приказ по основной деятельности. Подготовьте выписку из приказа для инженера по технике безопасности.

Решение:

2.1. Приказ по основной деятельности:

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЙ ЛЕН» ПРИКАЗ
_______________ № ________
г. Острогожск
О ____________________________________ ______________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: __________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Контроль исполнения приказа _______________________________________________ __________________________________________________________________________ Директор ______________________ ________________________ ________________________________ (фамилия исполнителя и номер его телефона)

---