Файл: Лекция Требования к оформлению организационнораспорядительных документов гостр 972016.pptx

СОДЕРЖАНИЕ

Делопроизводство

Лекция 4. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

ГОСТР 7.0.97-2016

Структура лекции

Справка

Важно!

Общие требования к созданию документов

 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Требования к шрифту документов

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Требования к межстрочному интервалу документов

Требования к тексту документа

Требования к тексту документа

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Реквизиты документа

01 - герб

Государственный герб Российской Федерации я вляется официальным государственным символом Российской Федерации.

Размещение реквизита - 01

Размещение реквизита - 01

Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

02 – эмблема организации

03 - товарный знак

04 - код формы документа

05 - наименование организации - автора документа

Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении).

; 06 - наименование структурного подразделения - автора документа

09 - наименование вида документа

Проставляется прописными буквами на всех служебных документах, кроме писем

10 - дата документа

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

13 - место составления (издания) документа

15 - адресат

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации,

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

16 - гриф утверждения документа

17 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

18 - текст документа

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

19 - отметка о приложении

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

20 - гриф согласования документа

21 - виза

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

22 - подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример -

Пример -

 В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

или:

Не допускается:

23 - отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

24 - печать

25 - Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает :

26 - отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

28 - резолюция

Резолюция включает:

Резолюция включает:

29-Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Пример:

30 - Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: