Файл: Лекция Требования к оформлению организационнораспорядительных документов гостр 972016.pptx

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

• В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").
• В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем","решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

• - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");
• - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

• В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
• При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
• В деловых (служебных) письмах могут использоваться вступительное обращение:

19 - отметка о приложении

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

• если приложение (приложения) сброшюрованы:
• если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
• - если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
• При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

• В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
• - в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);
• - на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

• Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
• Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

20 - гриф согласования документа

• Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.
• Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
• - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• - на последнем листе документа под текстом;
• - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

• Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

• Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

21 - виза

• Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

• В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
• В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
• По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

22 - подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример -

Пример -

 В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

или:

Не допускается:

• ставить косую черту,
• надпись "за" перед наименованием должности лица подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

23 - отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

• "Документ подписан электронной подписью",
• номер сертификата ключа электронной подписи,
• фамилию, имя, отчество владельца сертификата,
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать:

• изображение герба,
• эмблемы органа власти (организации),
• товарного знака (обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

• Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
• Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

24 - печать

• Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
• Документы заверяют печатью организации.
• Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном
• "МП" ("Место печати").

25 - Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает :

• фамилию, имя и отчество исполнителя,
• номер его телефона.
• Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

26 - отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

28 - резолюция

Резолюция включает:

Резолюция включает:

• фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу,
• при необходимости - срок исполнения,
• подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

29-Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Пример:

30 - Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:

• слова "В дело",
• индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение,
• с указанием года,
• должности лица,
• оформившего отметку,
• подписи,
• даты.