Файл: Документационное обеспечение деятельности Пенсионного фонда Российской Федерации районного пункта уполномоченных.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 187
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (Приложение 10) в составе пачки входящих документов, представляемых, начиная с 2002 года, а также в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года.
Следующие формы индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1) (Приложение 11) и индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3) (Приложение 12) предоставляются за отчётные периоды. Также вначале необходимо указать тип формы:
"исходная" - форма, первый раз подаваемая работодателем о застрахованном лице за данный отчетный период;
"корректирующая" - форма, подаваемая с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованном лице за данный отчетный период;
"отменяющая" - форма, подаваемая с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период;
"назначение пенсии" - форма, подаваемая о застрахованном лице, выходящем на пенсию.
Немаловажное значение имеют сведения касающиеся о страховом стаже застрахованного лица. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1) (Приложение 13) и индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма (СЗВ-4-2) (списочная форма) (Приложение 14). Эти формы представляются страхователем на застрахованных лиц, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, либо отдельных периодов работы (например, работа по договорам), периодов ухода за детьми (наличие в течении расчетного периода отпуска по беременности и родам и (или) отпуска по уходу за ребенком) и т.д.
Также в отделе персонифицированного учёта функционируют специальные бланки, которые заполняются органами социальной защиты населения -
запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2а) (Приложение 15). Затем заполненные запросы по отдельному реестру будут переданы органами социальной защиты населения в управление ПФР по месту жительства застрахованного лица.
При этом застрахованным лицам будут даны соответствующие разъяснения, что сформированную выписку из индивидуального лицевого счета они смогут получить в Управлении ПФР в г. Добрянке.
Таким образом при анализе специфической документации Управления ПФР в г. Добрянке, можем заметить что это документы характерные только для отдела персонифицированного учёта. И все формы документов имеют унифицированную форму, что даёт работникам отдела быстро и эффективно вводить данные о застрахованном лице. Отдел персонифицированного учёта ведёт учёт сведений не только о страховом стаже застрахованного лица, но и сведения касающиеся трудового. Также застрахованное лицо, при желании может посмотреть свои накопления за трудовой и страховой стажи.
в Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края
в УПФР в г. Добрянке Пермского края
Пенсионный фонд. Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с ФЗ от 15.12.2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» [9], Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации (России), утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 21.12.1991 г. № 2122-1, а также иными правовыми актами Российской Федерации.
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края (далее – Управление) создаётся постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации. Управление входит в структуру Пенсионного фонда РФ и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) (далее – Отделение) по Пермскому краю.
Руководство УПФР осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Пермскому краю.
В деятельности Управления ежедневно создаются документы, но их количество не велико. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству, в УПФР учёт документооборота возлагается на специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству).
В УПФР функционируют следующие системы документации: организационно-правовая (положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.), распорядительная (распоряжения, приказы и т.д.), и информационно-справочная (докладные и служебные записки, факс и т.д.).
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [38, c. 8].
В Управлении используются ручные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота в УПФР относятся следующие:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в Управление всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из Управления, обрабатываются специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству).
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении и исходящие – при создании; регистрация документов в Управлении ПФР осуществляется специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству));
- организация предварительного рассмотрения документов в УПФР (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
Проводя анализ документооборота Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток [38, c. 9].
В УПФР выделяют только два основных документопотока, т.к. в учреждении не ведётся внутренняя регистрация документов. Следствием чего может быть утрата или потеря документов. В основном это такие виды документов, как приказы по основной деятельности (регулируют порядок производственной деятельности Управления, его финансирования, материально-технического оснащения и т.п.) , приказы по личному составу ( приказы о приеме работника на работу, об увольнение работника, о переводе работника на другую работу, о продлении отпуска и т.п.).
Итак, основные документопотоки Управлении ПФР:
- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Входящие документы Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края образуют три направления: начальнику УПФР, руководителям структурных подразделений и непосредственно исполнителям. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен таблицей на рисунке 8.
Рис. 8. Состав корреспондентов
Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в УПФР и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от технологии печатания текста, регистрации и отправки. Исходящие документы готовят специалисты в структурных подразделениях Управления Пенсионного фонда РФ в г.Добрянке Пермского края. Переписка ведётся с теми же основными организациями, что и во входящем документопотоке (Пенсионный фонда РФ в г. Москве, Отделению ПФР по Пермскому краю в г. Пермь, Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС), Отдел Федеральной службы судебных приставов(ФССП), Записи актов гражданского состояния (ЗАГС), Добрянский Районный Суд, Мировой Судья.
А для того, чтобы увидеть какие именно организации входят в состав корреспондентов и являются входящим документопотоком Управления, обратим внимание на рисунке 9, где представлен состав входящих документопотоков в Управлении Пенсионного фонда в г.Добрянке Пермского края.
Рис.9. Наименования корреспондентов
Рассматривая документооборот Управления ПФР, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших в учреждение и созданных ею за определенный период.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период [38, с. 11]. Величина документооборота нужна для:
- расчета необходимой численности персонала;
- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При исследовании документооборота в УПФР был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2007 года.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 1814/3375 [38, с. 12].
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, и исходящих документов. В Управлении ПФР при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об
Следующие формы индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1) (Приложение 11) и индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3) (Приложение 12) предоставляются за отчётные периоды. Также вначале необходимо указать тип формы:
"исходная" - форма, первый раз подаваемая работодателем о застрахованном лице за данный отчетный период;
"корректирующая" - форма, подаваемая с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованном лице за данный отчетный период;
"отменяющая" - форма, подаваемая с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период;
"назначение пенсии" - форма, подаваемая о застрахованном лице, выходящем на пенсию.
Немаловажное значение имеют сведения касающиеся о страховом стаже застрахованного лица. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1) (Приложение 13) и индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма (СЗВ-4-2) (списочная форма) (Приложение 14). Эти формы представляются страхователем на застрахованных лиц, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, либо отдельных периодов работы (например, работа по договорам), периодов ухода за детьми (наличие в течении расчетного периода отпуска по беременности и родам и (или) отпуска по уходу за ребенком) и т.д.
Также в отделе персонифицированного учёта функционируют специальные бланки, которые заполняются органами социальной защиты населения -
запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗВ-2а) (Приложение 15). Затем заполненные запросы по отдельному реестру будут переданы органами социальной защиты населения в управление ПФР по месту жительства застрахованного лица.
При этом застрахованным лицам будут даны соответствующие разъяснения, что сформированную выписку из индивидуального лицевого счета они смогут получить в Управлении ПФР в г. Добрянке.
Таким образом при анализе специфической документации Управления ПФР в г. Добрянке, можем заметить что это документы характерные только для отдела персонифицированного учёта. И все формы документов имеют унифицированную форму, что даёт работникам отдела быстро и эффективно вводить данные о застрахованном лице. Отдел персонифицированного учёта ведёт учёт сведений не только о страховом стаже застрахованного лица, но и сведения касающиеся трудового. Также застрахованное лицо, при желании может посмотреть свои накопления за трудовой и страховой стажи.
-
Организация и технология работы с документами
в Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края
-
Анализ документооборота и документопотоков
в УПФР в г. Добрянке Пермского края
Пенсионный фонд. Российской Федерации осуществляет свою деятельность в соответствии с ФЗ от 15.12.2001 г. №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» [9], Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации (России), утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 21.12.1991 г. № 2122-1, а также иными правовыми актами Российской Федерации.
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края (далее – Управление) создаётся постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации. Управление входит в структуру Пенсионного фонда РФ и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) (далее – Отделение) по Пермскому краю.
Руководство УПФР осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Пермскому краю.
В деятельности Управления ежедневно создаются документы, но их количество не велико. В связи с этим, согласно Инструкции по делопроизводству, в УПФР учёт документооборота возлагается на специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству).
В УПФР функционируют следующие системы документации: организационно-правовая (положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.), распорядительная (распоряжения, приказы и т.д.), и информационно-справочная (докладные и служебные записки, факс и т.д.).
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата [38, c. 8].
В Управлении используются ручные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота в УПФР относятся следующие:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в Управление всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из Управления, обрабатываются специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству).
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении и исходящие – при создании; регистрация документов в Управлении ПФР осуществляется специалистом-экспертом (по кадрам и делопроизводству));
- организация предварительного рассмотрения документов в УПФР (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист-эксперт (по кадрам и делопроизводству);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
Проводя анализ документооборота Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток. Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток [38, c. 9].
В УПФР выделяют только два основных документопотока, т.к. в учреждении не ведётся внутренняя регистрация документов. Следствием чего может быть утрата или потеря документов. В основном это такие виды документов, как приказы по основной деятельности (регулируют порядок производственной деятельности Управления, его финансирования, материально-технического оснащения и т.п.) , приказы по личному составу ( приказы о приеме работника на работу, об увольнение работника, о переводе работника на другую работу, о продлении отпуска и т.п.).
Итак, основные документопотоки Управлении ПФР:
- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Входящие документы Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края образуют три направления: начальнику УПФР, руководителям структурных подразделений и непосредственно исполнителям. Любой документопоток можно проанализировать по различным показателям, в том числе с позиции корреспондентов. Состав корреспондентов представлен таблицей на рисунке 8.
Рис. 8. Состав корреспондентов
Исходящий документопоток включает документы, создаваемые в УПФР и отправляемые за его пределы. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от технологии печатания текста, регистрации и отправки. Исходящие документы готовят специалисты в структурных подразделениях Управления Пенсионного фонда РФ в г.Добрянке Пермского края. Переписка ведётся с теми же основными организациями, что и во входящем документопотоке (Пенсионный фонда РФ в г. Москве, Отделению ПФР по Пермскому краю в г. Пермь, Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС), Отдел Федеральной службы судебных приставов(ФССП), Записи актов гражданского состояния (ЗАГС), Добрянский Районный Суд, Мировой Судья.
А для того, чтобы увидеть какие именно организации входят в состав корреспондентов и являются входящим документопотоком Управления, обратим внимание на рисунке 9, где представлен состав входящих документопотоков в Управлении Пенсионного фонда в г.Добрянке Пермского края.
Рис.9. Наименования корреспондентов
Рассматривая документооборот Управления ПФР, остановимся на такой его характеристике как объем, то есть количество документов, поступивших в учреждение и созданных ею за определенный период.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период [38, с. 11]. Величина документооборота нужна для:
- расчета необходимой численности персонала;
- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При исследовании документооборота в УПФР был рассмотрен его объём за последние три года, то есть с 2007 года.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 1814/3375 [38, с. 12].
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, и исходящих документов. В Управлении ПФР при подсчёте объёма документооборота учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, не подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому можно сделать вывод, что сведения об