Файл: Документационное обеспечение деятельности Пенсионного фонда Российской Федерации районного пункта уполномоченных.docx
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 189
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Также в Управлении применяются унифицированные формы приказов, что обеспечивает специалисту- эксперту (по кадрам и делопроизводству) быстрое и эффективное выполнение своих обязанностей.
-
Информационно-справочные документы
в деятельности УПФР в г. Добрянке Пермского края
Принятие управленческих решений базируется на обработке информации, которая свидетельствует о фактическом положении дел в системе управления и содержится в различных источниках, эту группу документов принято называть – информационно-справочная документации [65, c. 255].
Сущность информационно-справочных документов заключается в том, что они выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым документам, они не содержат поручений и не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы. Эти документы инициируют управленческие решения, то есть сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения [65, c. 236].
Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основанием для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа [76, c. 11].
Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов, применяемых в деятельности Управления, показано на Рисунке 7.
Рис. 7. Виды ИСД функционирующие в Управлении
Для фиксирования хода расширенных совещаний Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края, а также заседаний постоянно действующей экспертной комиссии применяют протоколы.
Протоколысоставляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Управления, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа [76, c. 12].
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на специалиста – эксперта (по кадрам и делопроизводству) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола готовится в течение трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются ответственным за его подготовку специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству).
Подлинники документов по вопросам, рассмотренных на заседании, подшиваются в дело специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседания и материалов к заседаниям уничтожаются по минование надобности в них, причем копии протоколов уничтожаются, только после составления соответствующего акта.
Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части содержится следующая информация:
-
Председатель или председательствующий; -
Секретарь; -
Список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих; -
Повестка дня; -
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, в отдельных случаях приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству). Датой протокола является дата заседания.
Протоколу присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номер постановления (решения), принятого на заседании, состоит из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса [53, c. 24].
Протокол имеет следующие реквизиты:
-
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; -
Дата и номер протокола – дата оформляется цифровым способом и печатается через два интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата протоколируемого события; -
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами, полужирным шрифтом и выравнивается по левому краю. -
Подпись – отделяется от текста тремя интервалами и включает наименование должностного лица, председательствовавшего на заседании (совещании) и секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).
В необходимых случаях для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа и их исполнения оформляется выписка из протокола. Непосредственно под реквизитом «Наименование организации» прописными буквами печатается реквизит «Наименование вида документа» - слова «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация, которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Оформляются слова «Председатель» и «Секретарь» и их фамилии с инициалами. Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется специалистом – экспертом (по кадрам и делопроизводству) для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита «Подпись».
Информировать начальника Управления об имевших место событиях, фактах, явления, сложившейся ситуации, требующей дальнейшего разрешения, призвана служебная (докладная) записка. Она может быть составлена как по указанию начальника, или структурного подразделения Управления, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника.
Служебная (докладная) записка бывает внешней и внутренней [74, 17].
В Управлении чаще применяют внутреннюю служебную (докладную) записку, она оформляется на трафаретных формах по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения или составителем.
В состав реквизитов внутренней служебной (докладной) записки входят:
-
Наименование структурного подразделения; -
Наименование вида документа – печатается прописными буквами полужирным шрифтом; -
Дата – дата подписания записки; -
Регистрационный номер; -
Адресат; -
Заголовок к тексту; -
Текст – оформляется от первого единственного числа и состоит из двух частей. В первой указывается основанием или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации. -
Подпись.
Нарушение трудовой и технологической дисциплины, невыполнение какого-либо поручения и его причины отражаются в объяснительной записке. Она составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом [38, с. 10].
В Управлении встречаются объяснительные записки, оформленные рукописным и печатным способом на стандартном листе бумаги. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат и подпись. Объяснительная записка подписывается составителем, датой является дата ее подписания [38, с. 12].
Следующий вид информационно-справочных документов Управления ПФР в г. Добрянке, являются Служебные письма, они служат средством общения с органами исполняющими обязанности государственной власти, организациями и частными лицами.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Управления ПФР (Начальника Управления) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению Управления ПФР (Начальника Управления).
Тексты ответных писем полностью соответствуют заданиям, зафиксированным в резолюции Управления ПФР (Начальника Управления). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами [34, c. 115].
Текст служебного письма, как правило, раскрывает содержание одного вопроса, но не исключается отражение нескольких вопросов, но при условии, что они взаимосвязаны и рассматриваются в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (например, «Управление ПФР считает …», «Управление ПФР рассмотрело …»).
В Управлении для оформления служебных писем применяется также бланк должностного лица. Если письмо оформлено на таком бланке, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу …», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием его подготовки. Вторая часть выделяется абзацем и содержит выводы, предложения, просьбы, решения [34, c. 120].
Содержание письма представляет собой краткую, ясную, аргументированную информацию, которая обеспечивает точное и однозначное восприятие ее содержания. Письма характеризуются использованием простых распространенных предложений. Неточность и двусмысленность изложения отсутствуют.
Неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц не наблюдается.
Проведенный анализ служебной корреспонденции показал, что Управление ПФР в г. Добрянке осуществляет переписку с органами исполняющими обязанности государственной власти, муниципальными районами Пермского края, с юридическими лицами.
Как правило, при обращении в организацию одновременно по разнородным вопросам, составляются отдельные письма по каждому из них.
Письма по объему не превышают одну – две машинописных страниц.
В УПФР при составлении служебной корреспонденции применяется следующее оформление реквизитов писем. В качестве адресата выступают организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
Реквизит «Адресат» располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок.
Применяются несколько способов оформления этого реквизита:
1) адресование документа в организацию и ее структурное подразделение:
Отделение Пенсионного фонда Пенсионный фонд
Российской Федерации Российской Федерации
2) адресование документа конкретным должностным лицам. Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. Например:
Генеральному директору
объединения «Строймаш»
В.Д.Иванову
При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.Иванову
Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указание в составе адресата все занимаемые им должности не допускается [34, c. 135].
3) адресование документа физическому лицу. Например:
Смирнову И.П.