Файл: Нссуз нп Региональный финансовоэкономический техникум организация коммерческой деятельности (Учебный курс).pdf

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
Однако вы чувствуете, что физическое окружение работает против вас. Вы подозреваете, что неудоб- ное помещение выбрано, может быть, намеренно,
чтобы вы стремились побыстрее закончить перегово- ры и были готовы уступить по первому требованию.
Что делать?
Скажите, что вам неудобно. Предложите устроить перерыв, перейти в другое помещение или встретить- ся в другое время.
Личные выпады: «Похоже, вы не понимаете, о чем идет речь?» и т. п. Партнер может пренебрежи- тельно отнестись к вашему общественному положе- нию, заставить себя ждать, прерывая переговоры для других дел, дать вам понять, что вы невежественны,
не слушать вас и несколько раз заставлять повторить только что сказанное, наконец, намеренно не смот- реть вам в глаза.
Такое поведение партнеров следует рассматри- вать как один из приемов психологической борьбы и не обращать внимание на личные выпады (быть выше этого и понимать, что идет психологическая атака).
Деловой протокол. Это порядок проведения де- ловых встреч. Он особенно важен при осуществле- нии переговоров.
Условливаться о встрече при переговорах принято не ранее чем за 2 – 3 дня. При этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые на обсуждение, а так- же продолжительность встречи.
Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами (во всех запад- ных странах точность считается признаком хорошего тона). Опоздание свыше 15 минут считается большим нарушением правил вежливости. Поэтому необходимо найти способ предупредить о задержке.
Нежелательно приходить на встречу и раньше наме- ченного времени, поскольку ранним появлением можно поставить в неудобное положение пригласив- ших вас на переговоры.
Деловые переговоры проводятся в специально от- веденном и приспособленном для этой цели помеще- нии. Перед каждым участником желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя, отче- ство и фирма, которую он представляет.
Не должно быть нехватки мест (стульев). При необходимости переговоры обслуживаются специ- ально выделенными работниками или приглашенны- ми специалистами.
На столах участники должны найти бумагу и пись- менные принадлежности, желательно иметь прохла- дительные напитки. Хорошим тоном будет подать чай,
кофе с печеньем. Организацию деловых встреч цели- ком берет на себя сторона- инициатор.
Зачастую переговоры проводятся в форме прото- кольных мероприятий, таких как коктейль, фуршет,
ужин, ленч, шведский стол, бокал шампанского. Так,
ленч – это завтрак в промежутке между 12 – 13 ч
(продолжительностью 1 – 1,5 ч); чай – с 16 до 18 ч проводят только для женщин (1 – 1,5 ч); коктейль – с
17 до 18 ч проводится стоя (около 2 ч); обед – наи- более почетный вид приема – проводится вечером в
20 – 21 ч (продолжительность 2 – 3 ч); шведский стол представляет собой угощение по принципу самообслуживания, является менее официальным,
нежели обед; ужин, как правило, начинается после
21 ч и продолжается около 3 ч; бокал шампанского назначается на 12 – 13 ч дня и продолжается не бо- лее одного часа.
Подготовка приема включает выбор вида приема,
составление списка приглашенных, рассылку пригла- шений, составление плана распределения гостей за столом, составление меню, подготовку помещений,
сервировку стола, обслуживание гостей, подготовку тостов, речей.
Глава 2.5. Деловые письма в коммерческой работе
Помимо устных переговоров коммерсанты парт- неры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма со- ставляются при заключении и выполнении коммерче- ской сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.
По своему функциональному назначению выделя- ют три вида коммерческой переписки:
•
запрос – ответ на запрос;
•
предложение (оферта) – ответ на предложе- ние (акцент);
•
рекламация (претензия) – ответ на реклама- цию (претензию).
Запрос – коммерческий документ, представляю- щий собой обращение покупателя к продавцу, им- портера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименова- ние товара и условия, на которых партнеру жела- тельно получить товар, например, количество и каче- ство товара, его модель, марка, цена, сроки постав- ки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.
Пример 1
Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. полу- чателя.
Основываясь на переговорах с вашим представи- телем в апреле ______ г., просим выслать нам коммер- ческие предложения на люстры из прессованного хру- сталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры,
подвески, настенные лампы) с указанием максимально- го количества поставки по всем предлагаемым типам.
Ответ на запрос должен быть дан, как правило, в
10-дневный срок, в котором продавец сообщает необходимую информацию, в частности:
19
УЧЕБНЫЙ КУРС

ОРГАНИЗАЦИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
•
принятие вопроса к рассмотрению;
•
выяснение возможности поставки интересую- щего покупателя товара;
•
отказ поставить интересующий покупателя товар;
•
изменение условий поставки (изменение ко- личества товара, модели, марки, сроков по- ставки и т. п.);
•
обещание направить предложения на постав- ку интересующего покупателя товара.
Пример ответа па запрос.
Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. полу- чателя.
Благодарим за запрос на поставку столовых фарфо- ровых сервизов. В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложе- ния на интересующий вас товар. Наше решение сооб- щим в ближайшее время.
С уважением ____________ (подпись)
В случае, если продавец может сразу удовлетво- рить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту),
т. е. заявление о желании заключить сделку с указа- нием ее конкретных условий.
Предложение (оферта) — формальное предложе- ние заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, ко- личество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.
Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе про- давца.
При этом, как правило, указывается наименова- ние предлагаемого товара, количество, качество,
цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.
Пример 2
Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. полу- чателя.
Мы можем предложить вам цветные телевизоры фирмы «Сони» с экраном по диагонали 51 см (указыва- ются количество, качество, упаковка, условия поставки,
цена, срок поставки, условия платежа).
С уважением ____________ (подпись)
При ответе на предложение, в случае если поку- патель согласен со всеми его условиями, он подтвер- ждает принятие предложения продавцу, и тогда сдел- ка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключение договора (контракта).
Если покупатель не согласен с условиями предло- жения или не заинтересован в закупке предлагаемо- го товара, он в письменной форме отклоняет его
(сейчас по факсу идут коммерческие предложения,
но многие коммерческие работники не считают нуж- ным отвечать, тем самым они теряют своих потенци- альных партнеров на будущее).
Если покупатель не согласен с каким-либо услови- ем предложения (например, с количеством товара,
ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается пере- писка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.
Рекламация (претензия) – коммерческий доку- мент, представляющий собой предъявление претен- зии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки,
платежей и других условий договора (контракта).
Рекламация должна содержать следующие дан- ные:
1.
Основание для предъявления претензий;
2.
Доказательства – ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки,
коммерческий акт);
3.
Конкретные требования стороны, предъяв- ляющей претензию, например, о замене некаче- ственного товара качественным или об уценке това- ра; о расторжении контракта и возмещении убытков в связи с невыполнением контракта.
Рекламация предъявляется в письменном виде (за- казным письмом) с приложением всех документов,
подтвержу дающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в опреде- ленный срок. Если рекламация не может быть урегу- лирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательны- ми и обязательным для обеих сторон.
Пример 3
Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. полу- чателя. О возмещении убытков
26 марта 2007 г. ваша фирма отгрузила лобовые стекла для автомобилей «Вольво» по железнодорожной накладной № 248 в количестве 100 штук по счету
№ 86-516, который был нами оплачен в полной сумме.
При проверке вагона на погранстанции было обна- ружено 56 дефектных стекол, которые были вам воз- вращены, о чем свидетельствует коммерческий акт
№ 226695/289.
В связи с изложенным просим вас возместить поне- сенные нашей фирмой «Илона» убытки в размере
5600 долл. США.
Сумму следует перечислить на наш валютный счет
№ 128345 в КБ «Альфа-банк» код 45 МФО 14.5
Приложение: коммерческий акт № 226695/289.
УЧЕБНЫЙ КУРС
20

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
Пример 4
Дата, адрес получателя, должность, Ф. И. О. получа- теля. О выплате штрафа за просрочку поставки товаров.
По контракту № 48 от 10 марта 2007 г. вы обязаны были поставить фирме (АО) «АМО» морозильные каме- ры по цене 400 долл. США в количестве 50 штук.
Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с опозданием на 10 дней.
На основании § 4 контракта фирма начисляет вам штраф в размере 5% стоимости не поставленного в срок товара на сумму 20 000 долл. США согласно сле- дующему расчету: 5% от 20 000 долл. США = 1000
долл. США.
Просим указанную сумму штрафа перевести в трех- дневный срок на наш расчетный счет № 348591 в
«Альфа-банк». В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок дело будет передано в арбитраж.
При ответе на рекламацию возможны следую- щие варианты:
1. Если решение не принято, сообщается инфор- мация о принятии претензии к рассмотрению.
2. В случае принятия претензии полностью или ча- стично указывается срок и способ ее удовлетворе- ния, если она не подлежит денежной оплате. При де- нежной оплате указывается признанная сумма, но- мер и дата платежного поручения.
3. Если претензия отклоняется полностью или ча- стично, указываются мотивы отказа с соответствую- щей ссылкой на нормативные акты и другие докумен- ты, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу – при удовле- творении претензии, заказным письмом с приложе- нием всех документов – при отказе в удовлетворении претензии.
Примеры ответов па рекламации.
1. Подтверждаем получение вашей претензии
№ 48 от 15 мая 2007 г. О результатах рассмотре- ния нами указанной претензии сообщим дополни- тельно.
2. В удовлетворение вашей претензии № 48 от
15 мая 2007 г. переводим на ваш валютный счет
1000 долл. США.
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет состав, ления деловой корреспонденции и за рубежом, и ему придается большее значение, чем у нас. Например, за рубежом принято на полученное письмо давать ответ в течение недели, поздравитель- ное письмо по случаю какого-либо приятного собы- тия высылать в течение недели со дня получение со- общения об этом событии и т. д.
Деловое письмо пишется на бланке фирмы отпра- вителя, на котором изображают эмблему фирмы (или название фирмы), помещают ее полное название,
почтовый и телеграфный адрес, номер телефона,
телекса и банковские реквизиты.
Деловое письмо, как правило, состоит из 6 ча- стей:.
•
дата, №;
•
адрес получателя, должность, Ф. И. О. полу- чателя;
•
вступительное обращение («уважаемый или дорогой Алексей Иванович»);
•
основной текст;
•
заключительная формула вежливости (желаю успехов»);
•
подпись (наименование должности,
Ф. И. О.).
Иногда еще следует постскриптум или приложе- ния к письму.
Глава 2.6. Коммерческий риск и способы его уменьшения
Риск — важнейший феномен реальной рыночной экономики, обусловленный могущими происходить постоянными изменениями на потребительском рын- ке, рынке услуг, финансовой сфере, валютными ко- лебаниями и т. п.
При административно-правовой системе риск ком- мерческой деятельности практически исключается.
Риск в рыночной экономике – это возможное по- несение ущерба или убытков вследствие занятия ком- мерческой деятельностью. Коммерсант рискует мно- гим. Но в то же время наличие фактора риска являет- ся мощным стимулом повышения ответственности за принимаемые коммерческие решения, экономии средств и ресурсов (справедливо считается: кто не рискует, тот не выигрывает).
Коммерческий риск возникает как следствие рис- кованной коммерческой сделки. Кроме того, может быть риск, связанный с действиями конкурентов;
риск, связанный с изменением цены; риск, связанный с непредвиденными политическими событиями, имею- щими тяжелые последствия для торгового бизнеса.
Помимо этого, в практике торгового бизнеса мо- гут возникнуть:
•
риск потери товара от пожара и других сти- хийных бедствий;
•
риск уничтожения или порчи груза при транс- портировке;
•
риск потери товара от небрежности работни- ков предприятия (бой);
•
риск от вероятной нечестности служащих, что может нанести материальный ущерб фирме;
•
риск невыполнения договорных обязательств партнера (контрагента), от чего зависит при- быль предприятия;
•
риск приостановки деловой активности пред- приятия.
21
УЧЕБНЫЙ КУРС

ОРГАНИЗАЦИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Для определения степени риска используют два основных метода: статистический и экспертный. В
основе статистического метода лежат приемы мате- матической статистики (расчет вариации, дисперсии и стандартного отклонения по показателям финансо- во-хозяйственной деятельности предприятия). В каче- стве показателей финансово-хозяйственной деятель- ности, как правило, используют отношение прибыли к затратам или к инвестициям (показатели рента- бельности).
Статистический метод относительно точен, но тре- буем значительного объема ретроспективных данных и в то же время не учитывает резких изменений в ин- вестиционной политике предприятия и влияния внеш- них факторов. Для преодоления этих недостатков ис- пользуют экспертный метод. Он основан на усредне- нии экспертных оценок риска.
При данном методе, как правило, выявляются ве- роятные, маловероятные и случайные группы факто- ров риска. К вероятным относятся хорошо известные и ожидаемые предпринимателем обстоятельства; к маловероятным — известные факторы, степень появ- ления которых крайне мала. В группу случайных включаются факторы, которые не учитывались экс- пертами. В ходе анализа эксперты могут давать оцен- ки вероятности возникновения различных потерь
(в де нежном или процентном выражении), степени вероятной риска. По степени риска выделяют:
•
допустимый риск – вероятность потери при- были;
•
критический – вероятность потери прибыли и недополучения части дохода;
•
катастрофический – возможность банкрот- ства.
Практика показала, что для определения степени риск надежнее всего использовать комбинацию ста- тистического экспертного методов.
Для того, чтобы уменьшить степень вероятного риска и одновременно обеспечить достижение за- данных уровней рентабельности, необходимо:
1. Искать партнеров, располагающих информа- цией о рынке и достаточными финансовыми сред- ствами. В случае успеха с ними придется разделить часть прибыли;
2. Обращаться к услугам внешних консультантов- экспертов, например, для проведения научно обос- нованных пpoгнозов изменения цен, спроса, дей- ствий конкурентов;
3. Образовывать специальный резервный фонд за счет части прибыли для самострахования;
4. Передавать часть риска другим лицам и орга- низациям путем страхования торгового бизнеса.
В России в настоящее время работает масса част- ных страховых компаний (частично создана законо- дательная база), страхующих коммерческие опера- ции (коммерческий риск) перевозки грузов. Кроме того, имеется страхование от пожаров, грабежей и других случаев, в результате которых происходит по- теря материальных ценностей.
В рыночной экономике распространенным спосо- бом снижения риска является хеджирование. В широ- ком смысле под хеджированием понимают создание встречных требований и обязательств (валютного,
коммерческого или кредитного характера). При за- ключении фьючерсных контрактов и опционов хеджи- рование выступает формой страхования цены и при- были от нежелательного для продавца снижения или невыгодного для покупателя повышения цены. Как ре- зультат — сглаживание резких колебаний цен.
На простом примере проиллюстрируем один из ва- риантов хеджирования с заключением контракта на продажу товара с поставкой в будущем. Предполо- жим, что на фьючерсной бирже 1 июня цена товара,
который должен быть поставлен 1 ноября, установи- лась на уровне 980 тыс. руб. за 1 т. Продавец заклю- чает контракт, но из-за превышения предложения над спросом текущая цена падает уже в августе до 890
тыс. руб. за 1 т. Соответственно и цена на фьючерс- ном рынке снижается до 920 тыс. руб. за 1 т.
В подобной ситуации продавец реализует товар на наличном рынке по 890 тыс. руб. за тонну, выку- пает контракт и получает следующие результаты:
Текущая цена 890 тыс. руб./т.
Разница в ценах на фьючерсной бирже
60 тыс. руб./т.
Итого 950 тыс. руб./т.
Таким образом хеджер-продавец сгладил сниже- ние цены и реально получил за тонну товара цену,
которая превышает текущую рыночную на
60 тыс. руб. и биржевую цену – на 30 тыс. руб.
УЧЕБНЫЙ КУРС
22

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ