Файл: Отчет по практике учебная практика (указать вид практики) пм. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации (индекс и наименование профессионального модуля) чпоу финансовоэкономический колледж.docx

2. МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

2.1. Анализ должностной инструкции секретаря.

Для выполнения данного задания необходимо проанализировать представленную должностную инструкцию (Приложение 2 в разделе «Приложения к заданиям») секретаря по следующему плану:

- квалификационные требования - на должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет;

- основные функции –

1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2. Ведение делопроизводства.

3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

- права –

Секретарь руководителя имеет право:

1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

- знание каких нормативных документов необходимо –

Секретарь руководителя должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;

- основы организации труда и управления;

- правила эксплуатации вычислительной техники;

- основы административного права;

- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила охраны труда и пожарной безопасности.

---

2.2 Организация рабочего места секретаря.

Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
В обязательный набор мебели должны входить:
канцелярский стол с придвижной тумбой;
подъемно-поворотный стул;
вспомогательный стол или подставка для оргтехники;
шкаф для хранения документации;
сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;
стулья для посетителей.
Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, часто используемые при работе с документами:
письменный прибор;
папка или лоток для текущих документов и бумаги;
справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;
дырокол, степлер (скрепкосшиватель);
нож для бумаги, ножницы;
корректирующая жидкость («штрих»), клей;
магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;
настенные часы;
папка с надписями «К докладу», «На подпись», «Документы в работе» и т.п.
Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени. Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.
Условия труда – совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.
К техническим факторам условий труда относятся оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует позаботиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностей.
Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т.д.

---

Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и т. п.
Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, т.е. психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам – все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою, сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.
Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, т.к. организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.
Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.
Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.
К условиям труда относится соблюдение эргонометрических требований. Этим требованиям должен соответствовать комплект секретарской мебели

Размещение мебели и оборудования должно соответствовать следующим принципам:
-  часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»;
-  расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется и делается правой рукой, слева – то, что берется и делается левой рукой);

---

-  каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.
Санитарно-гигиенические нормативы для работников офиса, оснащенного компьютерами и оргтехникой регламентируются «Гигиеническими требованиями к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03»

На поверхности рабочего стола следует расположить:
настольный офисный набор канцелярских принадлежностей, который обычно включает в себя ручки, карандаши простые, маркеры 2–3 цветов, скотч узкий, бумагу для записей, скрепки, закладки, наклейки, ластик, линейку и пр.;
табель-календарь на текущий год;
календарь-еженедельник для ведения текущих записей;
контейнер (лоток) для сортировки поступающей корреспонденции;
коробку для автономных машинных носителей (дисков, флеш-накопителей и т.п.).
В ящиках рабочего стола следует расположить:
бумагу (в том числе отдельно бумагу для черновиков);
бланки документов;
записную книжку или ежедневник для записи поручений руководителя предприятия;
портфель или папку для бумаг;
файлы, папки-уголки;
конверты, пакеты, тару для почтовых отправлений (посылок, бандеролей);
знаки почтовой оплаты;
печать «Для документов», датер-нумератор, штемпели
«На контроль», «Исх. №__», «Вх. №__»;
степлер, антистеплер, дырокол, ножницы;
запасные картриджи ко всем видам оргтехники.
Испорченные бланки, отработанную корреспонденцию, черновые и забракованные экземпляры распечатанных документов следует в течение рабочего дня накапливать в одном из ящиков стола, после чего перерабатывать в шредере (уничтожителе для бумаг). Мелкий мусор, образующийся в процессе работы, рекомендуется помещать в урну, регулярно опорожняемую при уборке.

---

2. 3. Организация рабочего дня секретаря и руководителя.

Важнейшая задача секретаря – разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

1. 
   Прийти на работу за 15 мин до прихода руко­водителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в поря­док, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
   
2. 
   Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
   
3. 
   Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По осталь­ным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю кор­респонденцию, предварительно не проработав ее. Ре­комендуется для облегчения ознакомления руководи­теля с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секре­тарь должен подобрать документы, относящиеся к во­просам,  содержащимся в корреспонденции, чтобы ру­ководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
   
4. 
   Доложить руководителю о корреспонденции.
   
5. 
   Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на сле­дующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих за­писях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последо­вательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выпол­нению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 — напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
   
6. 
   Передать по телефону или лично указания ру­ководителя соответствующим исполнителям, напом­нить исполнителям об истекающих сроках исполне­ния документов.
   
7. 
   Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руко­водитель и секретарь устанавливают постоянное вре­мя для этой работы в первой половине дня, продол­жительность около получаса.
   
8. 
   Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
   
9. 
   Подшивка документов в дела.
   
10. 
    Выполнение машинописных работ.
    
11. 
    Организация копирования и размножения до­кументов в соответствии с указаниями руководителя.
    

---