Файл: Управление запасами (Понятие, сущность системы управления запасами организации).pdf

Отдел заказа товара находится в зоне бюро магазина. Остальные отделы находятся на закрытой для посетителей территории склада. Вход на склад возможен только для сотрудников логистики и осуществляется по специальным пропускам.

3 зоны этих отделов имеют строгое разграничение. Это зона отдела приемки товара, зона склада, зона отдела доставки. Товар на общей территории склада размещается строго по зонам хранения. Эти зоны можно увидеть на топологической карте склада. В каждом магазине своя топологическая карта, согласно которой товар расположен на складе.

Есть 6 основных промаркированных зон, маркировка которых сопровождается плакатной разметкой: зона грубой приемки, зона точной приемки, склад товара, уличная зона склада, зона доставки, зона самовывоза.

Отдел заказа товара ежедневно следит за наличием товара в магазине. Делается это как при помощи программы, так и лично, выходя в зал и на склад для мониторинга запасов. От руководителей отделов поступают запросы на заказ товара. Для достаточного заказа товаров и корректного подсчета используется программа «Basis 3». Каждый день обработанные программой и проверенные сотрудниками заказы отправляются поставщику.

В зоне грубой приемки происходит визуальный контроль приходящих машин (пломбы, замки, тенты) и визуальный контроль самого товара в машине (внешний вид приходящих паллет), пересчет паллет, проверка всех документов, сопровождающих поставку (реквизиты и адрес магазина, печати).

В зоне точной приемки происходит вскрытие паллет, пересчет и проверка товара, занесение в программу «Basis 3». Именно благодаря точной приемке товар становится виден в системе. После этого товар можно перемещать в торговый зал. К точной приемке относится и сверка документов, сопровождающих поставку, с фактическим количеством пришедшего товара.

Если поставленный товар не совпадает с количеством по документам происходит взаимодействие с поставщиками по возникшим вопросам.

Не все поставки проходят грубую и точную приемку. Только часть машин проверяется так тщательно. Есть календарь точной приемки. Это специально запрограммированная система в программе «Basis 3», которая просчитывает и выборочно указывает, какую из поставок нужно принять только через грубую приемку, а какую через грубую и точную.

Процесс приемки товара происходит следующим образом:

1) машина подъезжает к зоне разгрузки товара, водитель приносит документы на проверку;

2) после проверки документов машина заезжает в зону разгрузки товара;

3) грубая приемка (проверка машины на отсутствие повреждений и вскрытия – пломбы, замки, тенты);

4) грубая приемка (визуальный контроль пришедших паллет);

5) грубая приемка (выгрузка товара);

6) точная приемка (пересчет товара в паллетах, занесение информации в программу);

7) точная приемка (сверка количества фактически пришедшего товара с количеством, заявленным в документах);

8) утверждение поставки и перемещение товара на склад в зону принятого товара.

Распределительный центр (РЦ)– центральная складская площадка, которая производит для российских магазинов «ОБИ» следующие виды логистических операций: объединение поставок от различных поставщиков для всех магазинов с последующей отгрузкой, объединение поставок собственного импорта (т.е. поставка собственного бренда в магазины), склад временного хранения (т.е. внешнее хранение товаров).

Отгрузки с РЦ производятся в основном в ночное время фурами, реже авто класса «десятитонник». При выходе транспортного средства с РЦ в магазин автоматически приходит письмо-отбивка об этом. Именно так магазины получают дополнительную информацию о том, какой товар и в какие сроки придет в магазин с РЦ.

Процесс выкладки товара в магазине происходит следующим образом:

1) сотрудник торгового зала делает заявку на склад о необходимости вывезти товар;

2) специалист отдела склада и выкладки принимает заявку и находит необходимый товар;

3) специалист склада и выкладки вывозит необходимый товар в торговый зал;

4) сотрудник торгового зала принимает вывезенный со склада товар на выкладку.

Осуществляя свое развитие, предприятию нужны новые, более адаптированные и конкретные механизмы для снижения издержек. Технология управления - это непрерывный процесс поддержания стабильного режима работы предприятия путем принятия и осуществления экономических решений. Технологический процесс управления состоит из серии последовательных действий или этапов, кульминацией которых является решение.

Технология управления запасами в ООО «ОБИ» г.Москва включает ряд конкретных, логически взаимосвязанных видов работ (рисунок 7).

Отдел закупок компании исследует предложения поставщиков и конкурентоспособные цены. Выбор поставщиков является одной из основных проблем при покупке строительной продукции.

Важность выбора поставщика объясняется не только тем, что многие поставщики таких продуктов работают на современном рынке, но главным образом потому, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации своей логистической стратегии. ООО «ОБИ» г.Москва решает эту проблему в два этапа.

Поиск потенциальных поставщиков. Изучение рекламных материалов: каталогов фирм, объявлений в средствах массовой информации и т.п.; посещение выставок и ярмарок; переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате всестороннего поиска создается список потенциальных поставщиков строительной продукции, по которым осуществляется дальнейшая работа.

Анализ потенциальных поставщиков. Составленный список потенциальных поставщиков анализируется по специальным критериям отбора подходящих поставщиков. В отделе закупок ООО «ОБИ» г.Москва были разработаны критерии, не ограничиваясь ценой и качеством поставляемой продукции.

Было выявлено множество существенных критериев выбора поставщика, не менее важных для компании: надежность поставок; удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения заказа; периодичность поставок; наличие услуг; репутация поставщика; финансовое положение поставщика; его кредитоспособность и тому подобное.

Рис. 7. Технология управления запасами в ООО «ОБИ» г.Москва

По результатам анализа потенциальных поставщиков создается список конкретных поставщиков, с которыми ведется работа по налаживанию сотрудничества.

Приобретение строительной продукции осуществляется различными способами, в зависимости от типа продукта. Основными методами закупок являются:

- покупка продуктов одной крупной партии одновременно;

- регулярные покупки товаров в небольших партиях, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые доставляются ему сторонами в течение определенного периода времени;

- ежедневные (ежемесячные) покупки. Метод используется там, где покупаются дешевые и быстро используемые товары;

- при необходимости получать товар;

- покупка товаров с немедленным воздействием. Это исключительные случаи, когда их невозможно получить по мере необходимости.

Чтобы проанализировать деятельность ООО «ОБИ» г.Москва, с позиции руководства и оценить его, был использован экспертный метод, был проведен опрос руководителей четырех отделов: закупки, продажи, хранения и транспортировки.

Они в десятибалльной шкале оценили некоторые показатели, характеризующие качество управления коммерческой деятельностью предприятия.

Результаты опроса представлены в таблице 2.

Таблица 2

Оценка показателей системы управления запасами ООО «ОБИ» г.Москва

Данные табл. 2 свидетельствуют, что в целом руководители четырех основных отделов оценивают показатели системы управления выше среднего: средняя общая оценка составляет 7,4 балла, что безусловно говорит о нормальном функционировании отделов торгового предприятия. Однако существуют определенные показатели, которые незначительно отличаются от общей картины, это такие показатели как коммуникация между отделами и работа с клиентами, соответственно получили среднюю оценку на уровне 6,5 и 7 баллов.

Проблемы с коммуникацией между отделами могут быть связаны с тем, что на предприятии используется линейная организационная структура, при которой руководители отделов отчитываются только перед высшим руководством и мало взаимодействуют с руководителями других отделов.

Низкая оценка такого показателя как работа с клиентами скорее всего вызвана тем, что каждый из отделов работает с клиентами только относительно определенных вопросов, что также вызвано плохой коммуникацией между отделами.

Следует обратить внимание на то, что средняя оценка по отделу закупок ниже средней оценки по всем отделам. Это свидетельствует об определенной обособленности этого отдела в системе управления коммерческой деятельностью и может быть причиной его не всегда эффективной работы.

Существующая технология управления запасами демонстрирует, что в ООО «ОБИ» г.Москва отсутствует прямое направление к формированию и сохранению запасов, есть недостатки номенклатурных единиц, также существует потребность в персонале отдела технического обеспечения.

Главный недостаток данной технологии управления запасами является недостаток или избыток запасов, таким образом, очень важной является задача оптимизации материальных запасов, так как минимальные запасы материальных ресурсов могут привести к убыткам, связанным с простоями, неудовлетворенным спросом, и в результате к потере прибыли, а еще потери потенциальных клиентов.

С другой стороны, накопление излишних материальных запасов связывает оборотный капитал компании, снижая вероятность его альтернативного применения и растягивая его круговорот, что отражается на величине единых издержек производства и на финансовых результатах компании.

Актуальность проблемы оптимизации материальных запасов компании и эффективного управления ими обусловлена тем, что положения запасов характеризует влияние на конкурентоспособность компании, его экономическое положение и финансовые результаты.

Исходя из анализа видно, что существует определенное количество пробелов в становлении и функционировании ООО «ОБИ» г.Москва.

Один из основных недостатков, это то, что к концу года на складе накапливается огромное количество неликвидной продукции, что является недостатком устаревшей системы управления процессами на предприятии.

Главный фактор такого чрезмерного запаса заключается в том, что подготовительная заявка продукта производится на основании плановых продаж, установленным менеджером по продажам, исходя из информации прошлых периодов.

Компания терпит убытки, как на складских помещениях, так и на снижении оборачиваемости денежных средств.

Основные пути сокращения запасов сводятся к их рациональному использованию; ликвидации сверхнормативных запасов; совершенствованию нормирования; улучшение организации снабжения, в т.ч. путем установления четких договорных условий поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта.

Таким образом, основными недостатками в деятельности предприятия является отсутствие анализа остатков запаса перед осуществлением их закупки.

В связи, с чем на складе предприятия образуются большие остатки запасов по некоторым позициям и отсутствуют остатки запасов товаров, которые требует предприятие.

На предприятии наблюдалась недостаточная информационная слаженность работы менеджера по продажам, и менеджера по закупке товара, что приводило к дополнительным затратам на закупку продукции, которой не хватает. Также было выявлен недостаточный обмен информацией в рамках предприятия, данная проблема также наблюдалась при оформлении заказа клиентом.

2.3. Оценка эффективности управления запасами торговой фирмы ООО «ОБИ»

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества. Важнейшее значение имеет комплексное использование материальных ресурсов, их рациональный расход, применение более дешевых и эффективных материалов в целях улучшения финансового состояния предприятия.