ВУЗ: Алтайский Государственный Университет
Категория: Учебное пособие
Дисциплина: Управление проектами
Добавлен: 23.10.2018
Просмотров: 14878
Скачиваний: 56
108 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров
делениям и службам аппарата управления проектом, а также обес
печить их комплексную реализацию.
Матрица разделения административных задач управления (мат
рица РАЗУ) представляет собой таблицу, в подлежащем которой рас
полагаются наименования должностей, подразделений и служб, а в
сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителя
ми. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделе
ния, службы или конкретного работника к решению определенной
задачи (см. табл. 3.2).
Матрицу разделения административных задач управления мож
но рассматривать как средство согласования входов и выходов сис
темы. В наименованиях столбцов располагаются входы — функци
ональные подразделения, службы, должности участников проекта.
В графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды де
ятельности, составляющие процесс управления проектом. В поле
матрицы условными знаками обозначаются функции преобразова
ния, связывающие совокупности входов и выходов.
№
п/п
1
1.
2.
...
...
Должностные лица
и структурные
подразделения
Задачи,
решаемые
в структурных
подразделениях
2
Разработка
перспективного
плана
Обеспечение
проекта
материально-
техническими
ресурсами
...
Загруженность
должностных лиц
и структурных
подразделений (С,)
к
1
3
...
Директо
р
4
' ! ' • '
-
...
Зам
. директор
а
5
РОК'
яо
...
Плановы
й
отде
л
6
ТП
п
...
Производственны
й
отде
л
7
П
Т
...
Лаборатори
я
№
1
8
П
П
...
9
...
...
...
Лаборатори
я
№
п
10
П
п
...
Таблица 3.2
Фрагменты матрицы РАЗУ
Модуль «Управление программами и проектами»
109
Деятельность по реализации функций управления при проек
тировании матрицы РАЗУ заключается в следующем:
ответственность за решение той или иной задачи управления
проектом;
содержание деятельности исполнителя по реализации задачи;
содержание деятельности исполнителя по подготовке и техни
ческому обслуживанию реализации задачи.
Предлагается список условных обозначений, которые символи
зируют те или иные аспекты деятельности по осуществлению функ
ций управления.
Для первого аспекта:
Я — единоличное решение и персональная ответственность за
решение той или иной задачи (с подписью); ! — персональная от
ветственность за решение той или иной задачи при коллегиальной
форме принятия решений (с подписью); Р — участие в коллегиаль
ном решении данной задачи без права подписи.
Для второго аспекта:
П — планирование; О — организация; К — контроль; X — коор
динация совместных усилий участников процесса; А— активизация.
, Для третьего аспекта:
С — согласование, визирование; Т — исполнительство; М —
подготовка предложений; ± — расчетные операции, необходимые
для осуществления функции (задачи); в работе не участвует.
В столбце К
т
указывается коэффициент трудоемкости решае
мых задач, в строке С
3
— загруженность должностных лиц и струк
турных подразделений.
Для того чтобы определить соотношение символов, использу
ется один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки
экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов эксперт
ного опроса является составление матрицы предпочтений (парных
сравнений). При помощи этой матрицы определяются сравнитель
ные (весовые) оценки символов.
В приведенном ниже примере матрицы символы сравниваются
друг с другом. При этом используются следующие обозначения.
Более предпочтительному символу присваивается число 2, менее
предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то
каждому из них присваивается число 1.
Техника заполнения: прежде всего заполняется диагональ, где
символы сравниваются сами с собой, по диагонали ставится 1, за
тем заполнение производится построчно. При этом если символу
присваивается 2, то сразу же по горизонтали в столбце сравнивае
мого символа — 0 и т.д. Таким образом, сначала заполняется 1-я
строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т,д. Пример
заполнения одной из таких матриц приведен в табл. 3.3.
110 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров
Таблица 3.3.
Матрица предпочтений
Например, при сравнении К, и К
2
выявлено, что символ К, предпочтитель
нее символа К
2
. Тогда в четвертый столбец первой строки матрицы записыва
ют число 2 и по аналогии, поскольку символ К
2
менее значим, чем К,, в третий
столбец второй строки — 0. К
1
по значимости равен К
5
, так как в седьмом
столбце первой строки записана 1.
Особенность данной матрицы состоит в том, что по каждой ее строке даны
значения К-го символа по сравнению со всеми остальными. Следовательно,
суммируя числа предпочтений по строке, можно получить значимость каждого
символа функциональной матрицы. Так, К, имеет значимость 12, К
2
= 8 и т.д.
Проверка правильности заполнения матрицы:
1. Сумма оценок символов должна равняться квадрату числа сим
волов.
2. Сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали
должна равняться удвоенному числу символов.
Далее происходит обработка экспертных оценок. Для этого за
писываются индивидуальные ценки (суммы баллов по символам).
Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются
индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку.
Определение коэффициентов трудоемкости решения управлен
ческих задач (К
т
) происходит аналогично, т.е. с помощью матрицы
предпочтений. Этот коэффициент заносится в
столбец матрицы (К
т
).
Информационно-технологическая модель
управления. Главное предназначение информа
ционно-технологической модели (ИТМ) —
описание технологии управления проектом, т.е.
ИТМ является основ
ным документом, ха
рактеризующим про
цесс управления про
ектом
Модуль «Управление программами и проектами»
111
фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего ком
плекса задач по управлению проектом.
Основные этапы разработки ИТМ:
• на первом этапе разрабатываются так называемые информаци
онные таблицы:
Наимено
вание
задачи,
решаемой
в процессе
управления
1
Содержание
информа
ции,
необходи
мой для
решения
задачи
2
Источники
информа
ции,
необходи
мой для
решения
задачи
3
Документ,
получае
мый в .
результате
решения
4
Исполнители
задачи
(документа)
5
Срок
исполне
ния
задачи
6
Потре
бители
данного
доку
мента
7
• второй этап состоит в формировании информационно-техно
логических моделей на базе информационных таблиц.
При разработке ИТМ управления проек
том необходимо:
• отразить взаимосвязь задач в процессе при
нятия решений;
обеспечить четкое распределение должно
стных обязанностей и ответственности
(матрица РАЗУ);
определить виды и формы документов,
отражающих результаты решения задач.
Для решения любой задачи необходима прежде вceгo исходная
информация. Носителями почти всей управленческой информации
являются документы, поэтому исходная информация представляет
собой совокупность документов различного характера.
Формализация процесса управления проектом требует четкого
определения результата решения каждой управленческой задачи,
поэтому ИТМ содержит конкретные формы результирующих доку
ментов и их потребителей.
ИТМ управления содержит также ось времени, на которой от
мечаются сроки решения задач. Это, как правило, конечный срок
представления результирующего документа.
Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, исход
ной информацией, потребителями и временными характеристика
ми) на схеме соответствует вертикальная полоса.
Все элементы схемы изображаются следующими символами:
— процедура задачи (3);
ИТМ — это модель про
цесса управления, со
держащая стандарт
ное описание порядка
и условий решения за
дач управления про
ектом
112 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров
- документ (Д);
— исполнители, входная информация, потребители, ис
точники входной информации. Допускаются любые
удобные для разработчика обозначения, например:
ОР —входная информация, И — исполнители, П — по
требители;
— информационная связь с обозначением точки ее пересече
ния с исполнителем, потребителем, входной информа
цией;
— обозначение основного исполнителя, потребителя;
— связь между задачами и документами (логическая).
Последовательность отражения задач диктуется сроками реше
ния и логикой информационных связей.
Все элементы схемы (кроме связей) имеют код. Для входной
информации, ее источника, исполнителей и потребителей в качест
ве кода используется их порядковый номер, одинаковый во всех
схемах. Код задачи состоит из трех элементов: 3 — задача, ее номер,
а затем порядковый номер ИТМ. Такой же порядок кодирования
применяется и для разрабатываемых документов.
На третьем этапе формируется сводная модель управления про
ектом, являющаяся эффективным организационным инструмен
том для построения системы обеспечения целевых функций
управления.
Для построения данной модели необходимо:
• выделить целевые функции управления;
определить обеспечивающие подсистемы;
установить место каждой задачи <с помощью информационных
таблиц) в модели.
Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функ
ции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в соот
ветствующий квадрат матричной модели.