Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ООО «Интеграл».pdf

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджеров является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В современном обществе информация является самой большой ценностью. Зачастую тот, кто владеет ценной информацией и умело ею распоряжается, оказывается более успешным и владеет дополнительным преимуществом в рыночной борьбе.

Передача информации от одного субъекта другому осуществляется в процессе коммуникации. При этом в качестве субъектов выступают отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникации носят межличностный характер и осуществляются путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Кроме того, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Цель данной курсовой работы – определить проблемы коммуникаций в современных организациях.

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:

1. Выделить понятие коммуникации и коммуникационного процесса.
2. Рассмотреть различные коммуникационные сети и стили межличностных коммуникаций.
3. Проанализировать связи в организации и механизм координации ее деятельности при помощи коммуникационных связей.

Предметом исследования данной курсовой работы будет коммуникационный процесс, а также внутренние и внешние связи ООО «Интеграл».

Объектом исследования является система управления персоналом в ООО «Интеграл».

Теоретической основой исследования послу жили труды таких авторов как: Блинов А.О., Веснин В.Р., Виханский О.С., Кибанов А.Я.

В качестве методологической основы исследования были использованы системный подход, метод обобщения и сравнения, анализ и синтез, метод группировок, методы исторического и логического анализа теоретического и практического материалы.

Структура курсовой работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты управления процессом коммуникаций

1.1 Роль коммуникаций в управлении персоналом

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджеров является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. ^[1]

Передача информации от одного субъекта другому осуществляется в процессе коммуникации. При этом в качестве субъектов выступают отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникации носят межличностный характер и осуществляются путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», что означает общее: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Кроме того, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникации – процесс, где два и более человека обмениваются и осознают получаемую информацию. Она ведет к взаимопониманию в организации.^[2]

Цели коммуникации могут быть следующими:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектом и объектом.
2. Совершенствование межличностных коммуникаций в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов и координация их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Углубленное изучение коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из определенных элементов. Знание роли и содержания каждого из элементов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Тот, кто передает информацию, является отправителем или источником. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса.

В результате проведенных исследований формируется сообщение, содержащее данные с определенным значением. Смысл или значение сообщения представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

Сообщение поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. В качестве каналов используется сама среда и различные технические устройства и приспособления. Так, например, разговор двух лиц может осуществляться непосредственно по телефону или по радио.

Тот, кого достигло, и кому было адресовано послание, является получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь – это реакция получателя на информацию отправителя. Она появляется в результате обмена участниками процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель – получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая и косвенная.

Наконец, последним элементом процесса коммуникации является результат коммуникации, который представляет собой изменение в поведении получателя, которые происходят вследствие передачи сообщения. Это могут быть изменения:

• в знаниях получателя;
• в установках получателя;
• изменения явного поведения получателя сообщения;

Коммуникационный процесс состоит из следующих этапов:^[3]

• • 1. Зарождение идеи. На этом этапе происходит сбор информации.
    2. Кодирование и выбор канала. Кодирование – это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы носителей информации. Носителями могут быть звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение.

Каналы различаются по пропускной способности, т.е. по объему информации, которая может быть передана через этот канал за одну коммуникационную сессию. Наиболее емким каналом является физическое присутствие. Наименее емкими считаются личные и безличные статичные каналы.

• • 1. Передача сообщения. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство(телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер, робот и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды. Как только передача сообщения или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное сообщение обратно вернуть уже нельзя.
    2. Раскодирование включает восприятие послания получателем, его интерпретацию и оценку.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум – это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом и его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение послания, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д.), затрудняющие точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Поэтому необходимо иметь в виду, что на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания. Эффективный руководитель всегда попытается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее.

1.2 Формы, виды и методы коммуникаций

В организации, состоящей из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых коммуникаций организации.

Без коммуникаций и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Коммуникация является условием, определяющим возможность взаимодействия. Коммуникации между частями организации осуществляются через каналы коммуникации. Виды коммуникаций соответствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации коммуникация – это выражение отношений, а не какое-то действие. Коммуникации различаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе коммуникации. Посредством коммуникаций в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации.^[4]