Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ООО «Интеграл».pdf

В организации выделяются различные типы коммуникаций. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наиболее часто анализу подвергаются следующие пары коммуникаций в организации: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные; прямые и косвенные.

Вертикальные коммуникации соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возможных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные коммуникации служат каналом передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикальных коммуникаций решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных коммуникаций, так что по количеству этих коммуникаций можно судить о размере организации. Современная крупная промышленная компания с сотнями тысяч занятых может иметь от 7 до 12 уровней по вертикали. Вертикальные коммуникации являются единственным типом коммуникаций в рамках линейной департаментализации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментализации, но при этом дополняются горизонтальными связями.

Использование вертикальных коммуникаций в качестве каналов передачи информации для принятия решения становится малоэффективным, когда информация, используемая для решения, вынужденная проходить несколько уровней организационной иерархии, расположенных далеко друг от друга. В этом случае создается опасность возникновения искажения, замедляется весь коммуникационный процесс и требуются значительные затраты.

Горизонтальные коммуникации – это коммуникации между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями ил членами организации. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные коммуникации и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Горизонтальные коммуникации создают ряд важных преимуществ. Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные коммуникации развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска. В отличие от вертикальных, горизонтальные коммуникации обычно не формализуются в ходе проектирования организации. Трудно найти описание работы или должностные обязанности, где бы было написано, когда и как осуществлять коммуникации с равными по статусу частями организации. Поэтому особый интерес представляет анализ практики и изучение способов установления таких коммуникаций. В случае, когда горизонтальные коммуникации устанавливаются на неформальной основе вышестоящим руководителем, они обычно имеют привязку ко времени, к событию или к людям. В основном в таких случаях используется метод установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме. Так, например, в ходе заседания директор может предложить начальникам цехов на месте решить вопросы установки нового оборудования. Или руководитель организации может разрешить начальнику отдела труда и заработной платы и начальнику отдела кадров самостоятельно решать вопросы установления окладов для работников, поскольку он доверяет им. Но, как только один из них оставит свой пост по каким-то причинам, руководитель скорее всего вернет это право себе назад и будет им пользоваться до тех пор, пока новый начальник не заслужит у него доверия. В основном в этих случаях используется метод установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Наряду с неформальными способами существует ряд способов формализации горизонтальных коммуникаций. В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия назначаются специальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации. Это могут быть заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, или же координаторы – руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта. В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.

Следующей группой методов установления горизонтальных коммуникаций является создание целевых групп и команд, состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений и проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды – на постоянной основе. Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментализации, когда создается формальная система двойного подчинения.

Еще одной парой коммуникаций, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные коммуникации. Распространенно представление о том, что линейные коммуникации – это те, которые связаны с производством, а функциональные – со вспомогательными по отношению к производству функциями. Однако это совсем не так. Линейные коммуникации – это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти коммуникации идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п. Природа функциональных коммуникаций (или их еще называют штабными) – совещательная, и реализуется посредством этих коммуникаций информационное обеспечение координации.

Функциональные коммуникации имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

Тот факт, что и те и другие коммуникации осуществляются определенными подразделениями в организации, порождает представление, что отдельные подразделения имеют большее отношение к какому-то одному типу коммуникаций. В реальной практической работе это восприятие нередко переносится на название подразделений. Взаимоотношения рассматриваемых коммуникаций в некоторыми аспектами деятельности организации показано в таблице 1.

Таблица 1

Соотношение и функциональных коммуникаций с некоторыми аспектами деятельности организации

Продолжение таблицы 1

Функциональные коммуникации следует отличать от функциональных прав. Последние – это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы. Так, обычным является пример, когда в цехе машиностроительного завода работает нормировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы (цех) делегированное ему отделом функциональное право – вести различные виды оперативного учета. Между начальником этого цеха и учетчиком в отличие от производственных рабочих возникают не прямые, а косвенные коммуникации. Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях. Квалифицированная экспертиза делается теми, у кого на это специально выделяется время. В целом ускоряется процесс принятия решения.^[5]

Косвенные коммуникации обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда – на вопрос «когда» и реже – на вопросы «где» или «кто». Такой подход сдерживает опасную тенденцию, которая возникает при расширении круга вопросов, попадающих под функциональное право.

Повышение эффективности косвенных коммуникаций зависит от понимания характера отношений, возникающих при реализации функциональных прав. К успеху в данном случае приводит широкий взаимообмен информацией между «линией» и «функцией», а также совмещение целей той и другой стороны.

При проектировании организации особое значение приобретает анализ еще одной пары коммуникаций – формальные и неформальные.

Формальные коммуникации – это коммуникации координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

• члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом;
• члены организации желают делать то, что они делают;
• цель объединяет людей.

На практике формальные коммуникации служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями. Такими отношениями, например, являются отношения между директором завода и начальником цеха вне зависимости от того, кто занимает эти должности. Формальные коммуникации полностью легализуют только первое из вышеназванных условий, а два других условия – отчасти. Эти коммуникации носят заданный характер. Поэтому спроектированная организация представляет собой «набор» формальных коммуникаций или коммуникаций между «неодушевленными» ячейками организации.^[6]

Неформальные коммуникации появляются тогда, когда формальные коммуникации не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо – интересам организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами, т.е. это не отношения между любым директором и любым начальником цеха, а отношения между конкретным человеком, занимающим пост директора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха. Неформальные коммуникации существуют всегда, так как практически невозможно втиснуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни, во всем богатстве и со всеми противоречиями. Реальные люди, желая делать вещи несколько по-другому, могут строить свои отношения не так, как это предписано.

Появление неформальных коммуникаций является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды. Вследствие развития в организации неформальных коммуникаций в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения может наблюдаться смена позиций.

Неформальные коммуникации являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. При значительном расхождении между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной организацией руководитель в зависимости от уровня эффективности той или другой организации должен либо ослабить (или даже устранить) неформальные коммуникации, либо, если они боле эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной организации. Данный процесс называется формализацией организации.

Все описанные выше виды коммуникаций относились к внутренним связям, существующим в организации. Однако организации осуществляет коммуникационные процессы на только внутри себя. Она также контактирует с внешним окружением. Поэтому руководство организации должно уделять большое внимание установлению и анализу коммуникаций и контактов с внешней средой.

Контактными аудиториями при этом выступают конкуренты организации, ее деловые партнеры, поставщики, потребители ее товаров или услуг, а также различные государственные учреждения, с которыми организации сталкивается в процессе осуществления своей деятельности. При этом в качестве контактной аудитории может представать как целая организация, так и отдельные личности.

Коммуникации с внешней средой очень важны, так как являются основой формирования восприятия организации различными контактными аудиториями. По этим связям поставщики и деловые партнеры фирмы судят о ее надежности и деловой репутации организации, потребители по ним судят о качестве предоставляемых организацией услугах или производимых товарах. Конкуренты по получаемой информации судят о положении организации на рынке и о силе ее рыночной позиции.

В любой организации есть человек, который в силу занимаемой должности и выполняемой им на этой должности работы чаще других контактирует с внешней средой. Такой человек является «космополитом», т.е. тем, кто выступает в качестве представителя организации во время контактов с внешним окружением.

В целом коммуникации с внешней средой имеют более простую структуру, чем внутренние коммуникации организации. При этом они различаются только по видам контактных аудиторий. И если внутренние коммуникации являются основой для формирования структуры организации, то внешние коммуникации являются инструментом формирования представления организации о внешних контактных аудиториях и о месте организации во внешнем окружении. ^[7]

От того, насколько эффективно организация осуществляет коммуникации с внешней средой, зависит во многом успех организации. Правильно налаженная сеть коммуникаций с внешней средой означает своевременное получение необходимой информации о состоянии внешней среды и возможность адекватной реакции на внезапные изменения в окружении.