Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ООО «Интеграл».pdf

Такая связь представляется достаточной при отсутствии помех на пути передачи информации снизу вверх и сверху вниз. Для устранения помех в ООО «Интеграл» принято получать все распоряжения лично у директора, и все важные вопросы согласовывать непосредственно с ним. Это обеспечивает передачу информации без посредников и, следовательно, снижает риск ее искажения.

Коммуникационной сетью при осуществлении вертикальных коммуникаций в ООО «Интеграл» является сеть «Y», при которой участники коммуникационного процесса взаимодействуют не между собой, а лишь общаются с одним участником коммуникационного процесса, расположенном в центре сети. В данном случае директор собирает у себя всю полученную от функциональных руководителей информацию, не распространяя ее среди других участников коммуникационного процесса. Такой сбор информации позволяет генеральному директору осуществлять оперативное управление предприятием.

При осуществлении коммуникационного процесса генеральный директор предприятия выступает в роли «сторожа». Такая коммуникационная роль подразумевает того, кто владеет всей информацией и осуществляет координацию деятельности остальных участников коммуникационного процесса. При этом коммуникационный стиль генерального директора ООО «Интеграл» можно охарактеризовать как «зашита себя». Такой стиль характеризуется низким уровнем открытости директора другим, но высокой обратной связью. Т.е. директор предприятия не очень охотно сам дает информацию, но всегда своевременно и адекватно реагирует на поступающую к нему информацию. Такой стиль помогает генеральному директору лучше оценивать других людей и правильно ориентироваться в ситуации.

Что касается вертикальных коммуникаций между функциональными руководителями и их подчиненными, то они осуществляются также в форме запросов о ходе выполнения работ со стороны руководителей подразделений и предоставления отчетов со стороны работников. При этом по нисходящей функциональными руководителями может передаваться информация, которая исходит непосредственно от них, а могут передаваться распоряжения директора, касающиеся непосредственных исполнителей и выполняемой ими работы.

В различных подразделениях предприятия передача и обмен информацией осуществляется по-разному. Так, в цехах предприятия информация по нисходящей передается по «кластерной» цепочке – от начальника цеха к мастерам, от мастеров к исполнителям, далее – по ходу выполнения работ.

В таких подразделениях предприятия, как бухгалтерия и коммерческий отдел, информация передается функциональным руководителем отдельно каждому подчиненному в зависимости от выполняемой тем работы. Эта информация передается также по коммуникационной сети «Y».

Обратная связь при осуществлении вертикальных коммуникаций проявляется в виде передачи подчиненными руководителю того, как они намереваются решать возникшую проблему. Результатом вертикальных коммуникаций является выполнение приказов и распоряжений, поступивших сверху. Об эффективности коммуникаций можно судить по данным результатам – если работа выполнена качественно и соответствует распоряжению руководителя, то, значит, коммуникационный процесс протекал эффективно. Если же нет, значит, существовали какие-то помехи, помешавшие адекватному восприятию переданной информации.

Для устранения помех и искажений при передаче информации при осуществлении вертикальных коммуникаций функциональных руководителей со своими подчиненными приняты непосредственные контакты руководителей с исполнителями работ, что также способствует улучшению обратной связи и повышению результативности работы.

Схематично все вышеперечисленные коммуникационные сети можно изобразить так.

Сеть «Y» «Кластерная» цепочка

Связи при вертикальных коммуникациях в ООО «Интеграл» носят линейный характер.

Диагональные коммуникации - это связь функциональных руководителей с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении и связь сотрудников подразделений с другими функциональными руководителями.

Наличие и интенсивность диагональных связей в различных подразделениях, также как и при осуществлении горизонтальных коммуникаций между различными функциональными руководителями, обусловлена схожестью деятельности подразделений.

Как видно из схемы структуры управления ООО «Интеграл», секретарь выделен в ней обособленно. Это связано с тем, что секретарь выполняет на данном предприятии роль как бы «штабного» подразделения. При этом секретарь осуществляет диагональную связь различных подразделений предприятия. Она владеет необходимой информацией, и всегда может связать одного сотрудника предприятия с другим при возникновении такой необходимости.

Конечно, не все диагональные коммуникации осуществляются на предприятии при помощи секретаря. Иногда такие коммуникации обусловлены спецификой деятельности того или иного отдела, или же управленческой структурой ООО «Интеграл».

Ярким примером диагональных коммуникаций в ООО «Интеграл» является связь между бухгалтером по реализации, подчиненным начальнику финансово-экономического отдела, и главным бухгалтером. Так как нет непосредственного подчинения бухгалтера по реализации главному бухгалтеру, но, тем не менее, тот факт, что бухгалтер по реализации относится к подразделению бухгалтерии, позволяет говорить о наличии между ними диагональной связи.

Обратной связью при диагональных коммуникациях является обмен информацией между различными подразделениями, а результатом – изменение деятельности подразделений вследствие полученной информации или распоряжений.

Кроме того, в ООО «Интеграл» существуют еще и неформальные коммуникации. Они осуществляются в рамках различных неформальных групп, возникающих между работниками предприятия вследствие личных симпатий и привязанностей. Коммуникационные сети и коммуникационные стили в рамках неформальных групп различны и зависят от количества участников неформальной группы, направления общения между ее членами и наличия внутри группы неформального лидера, осуществляющего общую координацию деятельности данной группы.

Как и любому предприятию, ООО «Интеграл» необходим обмен информацией с внешней средой, который предприятие осуществляет в рамках своей деятельности

При осуществлении обмена информацией с внешней средой предприятие контактирует с различными носителями информации, называемыми контактными аудиториями. Основными контактными аудиториями, с которыми обменивается информацией при контактах с внешней средой ООО «Интеграл», являются конкуренты, поставщики, потребители, деловые партнеры, различные государственные учреждения, банки, пресса.

На каждом предприятии есть такие работники, которые чаще других контактируют с внешней средой. Коммуникационной ролью таких сотрудников является «космополит», т.е. тот, кто часто связывается с различными контактными аудиториями. В ООО «Интеграл» такими сотрудниками являются менеджер по снабжению, который контактирует с различными поставщиками, поставляющими сырье, материалы и комплектующие для предприятия, и менеджер по сбыту, который контактирует с различными продавцами, через торговые сети которых предприятие реализует свою продукцию. Также в роли «космополита» выступают юрисконсульт предприятия при решении различных вопросов с участием представителей внешней среды, и секретарь, которая в силу своей профессии очень часто общается, правда не всегда непосредственно, с представителями внешней среды.

Основными конкурентами ООО «Интеграл» являются два предприятия рыбной промышленности, расположенных в Санкт-Петербурге - это ООО «Юпитер Трейд» и ООО «Континент». Также конкурентами являются другие производители рыбной продукции, расположенные не в Санкт-Петербурге, но сбывающие свою продукцию на здешнем рынке, однако их доля не очень значительна. Конечно, нельзя представить коммуникационный процесс с конкурентами как обмен информацией о технологиях и секретах производства. Информацию о конкурентах ООО «Интеграл» получает косвенно, например, через продукцию, которую производят конкуренты, или при встрече на различных выставках, публикации информации о них в печати, различных репортажах и т.д. Информация, полученная о конкурентах, помогает предприятию сориентироваться в текущей рыночной ситуации и соответствующим образом регулировать собственную производственную деятельность.

Поставщиком ООО «Интеграл» является прибалтийская компания, которая поставляет предприятию сырье для производства продукции консервного цеха. Контакты с поставщиком осуществляются через менеджера по снабжению предприятия, который ведет переговоры с представителями фирмы-поставщика. Такие контакты носят прямой характер, и от их эффективности во многом зависит работа предприятия. При осуществлении контактов с поставщиками предметом коммуникаций является обсуждение возможностей заключения контракта, обратной связью – различные уступки в процессе обсуждения, а результатом коммуникации – заключение контракта.

Потребителями продукции ООО «Интеграл» являются жители Санкт-Петербурга, Великого Новгорода, и рядя других городов северо-западного региона, а также москвичи. Конечно, предприятие редко контактирует с потребителями своей продукции непосредственно, однако данная контактная аудитория является едва ли не самой важной для успешной деятельности предприятия. Предприятие получает данные о своих потребителей путем проведения маркетинговых исследований, призванных выявить, что является для потребителей решающим при выборе ими рыбных консервов. Не секрет, что на решение о совершении покупки у потребителей влияет множество факторов. Контакты с потребителями предприятия призваны максимально учесть эти факторы при производстве продукции, чтобы та в наибольшей степени удовлетворяла их потребности. В ООО «Интеграл» нет маркетолога, который обычно осуществляет исследование потребителей, поэтому предприятие довольствуется косвенной информацией, имеющейся в распоряжении начальника коммерческого отдела предприятия. При контактах с потребителями объектом коммуникации выступает качество продукции и репутация предприятия, обратной связью являются отзывы потребителей о продукции ООО «Интеграл». Результатом коммуникационного процесса между предприятием и потребителями является уровень сбыта продукции.

Поддержание контактов с потребителями для ООО «Интеграл» - важный фактор для формирования хорошей репутации предприятия.

Различные государственные учреждения, с которыми контактирует предприятие – это пенсионный фонд, различные страховые организации, налоговая инспекция и т.д. При осуществлении контактов с государственными учреждениями ООО «Интеграл» получает информацию о деятельности государства в различных отраслях и о ее направлениях в будущем.

Банк выступает в качестве контактной аудитории для ООО «Интеграл» при осуществлении предприятием различных расчетов с деловыми партнерами, а также при расчетах с персоналом завода. Выбор банка очень важен как для гарантии сохранности денежных средств предприятия, так и для поддержания репутации надежного предприятия. В процессе контактов с банком, которые осуществляет от имени предприятия в основном бухгалтерия, происходит получение предприятием от банка различного рода финансовой информации. Результатом коммуникаций с банком является намерение предприятия в дальнейшем с ним сотрудничать.

Деловыми партнерами ООО «Интеграл» выступают различные предприятия холдинга, в состав которого оно входит. При контактах с ними ООО «Интеграл» обменивается с ними информацией; результатом такого обмена является направление общей политики холдинга, которая определяет в некоторой степени направление движения и развития ООО «Интеграл».

В настоящее время репутация фирмы играет очень большую роль как для потребителей, так и для существующих и будущих деловых партнеров фирмы. Поэтому сейчас усилия многих фирм направлены на создание и поддержание хорошей репутации среди представителей внешней среды. ООО «Интеграл» не является в этом плане исключением. Предприятием проводится много мероприятий для создания хорошей репутации. Это происходит, в частности, при помощи различных средств массовой информации. Публикации в газетах, различные репортажи, публичные выступления руководства предприятия – вот мероприятия, с помощью которых оно формирует свой имидж и свою репутацию.

Эти мероприятия носят оттенок «Паблик рилейшнз». В процессе ПР-мероприятий ООО «Интеграл» стремиться поддержать репутацию предприятия, не связанного с криминалом; предприятия, производящего только высококачественную продукцию; предприятия, которое заботиться о своих сотрудниках, как нынешних, так и прошлых; предприятия, которое постоянно развивается и совершенствует процесс своей работы и ассортимент производимой продукции; предприятия, которое думает о своих потребителях и всегда идет на встречу их пожеланиям и т.д.